Mit kap Ön
Olyan dokumentumot, amelynek megvan a helye, amelyet bárki megtalálhat anélkül, hogy ismerné a szerzőjét, és amely egy folyamaton megy végig, ha kötelezettséget keletkeztet a vállalat számára. A keresés csak azt mutatja meg, amit az adott személynek joga van látni: a közös rendszerezés nem nyitja meg a zárt mappákat.
1. A csapatmappa: az állandó keret
Az elsődleges rendszerezés csapatmappák szerint történik: egy-egy osztályonként, telephelyenként vagy fő tevékenységenként. Néhány szabály elkerüli az olyan mappaszerkezetet, amelyet senki sem ért:
- legfeljebb három-négy szint;
- egy mappa tartós objektumonként (ügyfél, projekt, üzleti év), nem személyenként;
- közös elnevezési szabály, például 2026-03-12 Kovács árajánlat tetőjavítás: dátum, partner, tárgy;
- kedvencek a naponta megnyitott mappákhoz.
Ezeknek a mappáknak a jogosultságait a Ki melyik dokumentumot látja: a beállítás oldal írja le.
2. A címkék: az átfedések
Egy fájl csak egy mappában lehet. Több címkét viszont viselhet. Ezek a mappákon átnyúló kérdésekre szolgálnak: az összes szerződés, a 2025-ös összes bizonylat, minden, ami aláírásra vár.
- Címke hozzáadása: egy fájl részletek paneljéről, vagy egyszerre több kijelölt fájlra.
- Keresés címke szerint: egy külön nézet listázza az adott címkét viselő összes fájlt, mappájuktól függetlenül, a jogosultságai keretein belül.
- Ki hozza létre a címkéket: a példánya egyik adminisztrátora. Megengedheti a felhasználóknak, hogy címkéket hozzanak létre, vagy fenntarthatja magának ezt a jogot, hogy a lista rendezett maradjon.
Egy címke lehet mindenki számára látható és hozzáadható, látható, de csak az adminisztrátorok által hozzáadható, vagy láthatatlan és az automatikus szabályoknak fenntartott. A fenntartott címkék például olyan állapot jelölésére szolgálnak, amelyet csak a jóváhagyási folyamat változtathat meg.
Tartsa röviden a listát: húsz, mindenki által ismert címke többet ér kétszáz, mindenki által kitalált címkénél.
3. A keresés
A keresősáv a fájlokat és mappákat a nevük alapján találja meg mindabban, amihez hozzáférése van: a saját területén, a csapatmappákban, az Önnel megosztott elemekben. Egy szűrőmező a megnyitott mappa nézetének szűkítését is lehetővé teszi.
A fájlok tartalmában, nem csak a nevében történő keresés a példánya konfigurációjától függ. Ellenőrizze a Klytic ügyfélszolgálatával, hogy engedélyezve van-e Önnél, és mely formátumokhoz. Egy szövegfelismerés nélkül beszkennelt dokumentum például csak a neve és a címkéi alapján található meg. A mappa titkosítási módjától függően előfordulhat, hogy a tartalom nincs indexelve.
Ezért marad a fájlnév és a címkék az alap. Egy nagy szervezetben egy közös elnevezési szabály több időt takarít meg, mint bármely keresőmotor.
Tulajdonságok és megjegyzések
Minden fájl hordozza alapadatait: név, hely, méret, módosítás dátuma, verzióelőzmények és tevékenység. A megjegyzések lehetővé teszik, hogy egy fájlról úgy egyeztessenek, hogy nem módosítják és nem küldik el e-mailben.
A Klytic Docs nem kínál testreszabott üzleti metaadatlapot olyan mezőkkel, mint a „szerződésszám” vagy a „lejárati dátum”. Ha tevékenységéhez erre van szükség, írja le az igényt a Klytic csapatának: a címkék, az elnevezés vagy egy testreszabott folyamat gyakran megoldják.
4. A jóváhagyási folyamat
A vállalatra nézve kötelezettséget keletkeztető dokumentumokhoz a Klytic Docs testreszabható jóváhagyási folyamatokat kínál. A szállítói számla példája:
- Feltöltve: a számlát feltöltik a Klytic Docsba, számítógépről, telefonról vagy böngészőből.
- Jóváhagyva: automatikusan eljut ahhoz a személyhez, akinek jóvá kell hagynia, és aki jóváhagyja vagy elutasítja.
- Iktatva: a jóváhagyás után a megfelelő mappába kerül és megőrződik, készen arra, hogy megtalálják.
Ugyanez a séma érvényes egy szerződésre, egy költségelszámolásra vagy egy minőségirányítási eljárásra. A beállítás három dolgot rögzít: hová töltik fel a dokumentumot, ki hagyja jóvá, és hová kerül ezután. A példánya egyik adminisztrátora az ügyfélszolgálat segítségével elvégezheti, vagy a Klytic csapata állítja be a szervezetének megfelelően.
Példa: egy 15 fős iroda
Az irodának van egy „Ügyfelek” csapatmappája, ügyfelenként és üzleti évenként egy-egy almappával. Négy címkét használ mindenki: „Szerződés”, „Számla”, „Aláírandó”, „Archivált”. A szállítói számlák egy folyamaton mennek végig: feltöltés a „Jóváhagyandó számlák” mappába, jóváhagyás a partner által, majd iktatás a „Könyvelés/2026” mappába. Egy ügyfél összes szerződésének megtalálásához elég megnyitni a mappáját és szűrni, vagy megnyitni a „Szerződés” címke nézetét.
