Wat u krijgt
Een document dat een vaste plaats heeft, dat iedereen kan terugvinden zonder de auteur te kennen, en dat een stroom volgt wanneer het de onderneming verbindt. De zoekfunctie toont alleen wat de persoon mag zien: een gemeenschappelijke ordening opent geen afgesloten mappen.
1. De teammap: het vaste kader
De hoofdordening gebeurt via teammappen: één per afdeling, per vestiging of per grote activiteit. Enkele regels voorkomen een mappenstructuur die niemand begrijpt:
- hoogstens drie of vier niveaus;
- een map per duurzaam onderwerp (klant, project, boekjaar), niet per persoon;
- een gemeenschappelijke naamgevingsconventie, bijvoorbeeld 2026-03-12 Janssens offerte dak: datum, derde, onderwerp;
- favorieten voor de mappen die u elke dag opent.
De rechten op deze mappen worden beschreven in Instellen wie welke documenten ziet.
2. Labels: de dwarsverbanden
Een bestand kan maar in één map staan. Het kan wel meerdere labels dragen. Die dienen voor transversale vragen: alle contracten, alle stukken van 2025, alles wat op een handtekening wacht.
- Een label toekennen: vanuit het detailpaneel van een bestand, of op een selectie van meerdere bestanden tegelijk.
- Terugvinden per label: een aparte weergave toont alle bestanden met een bepaald label, ongeacht hun map, binnen de grenzen van uw rechten.
- Wie labels aanmaakt: een beheerder van uw instantie. Hij kan gebruikers labels laten aanmaken, of dat recht voorbehouden om de lijst overzichtelijk te houden.
Een label kan zichtbaar zijn en door iedereen worden toegekend, zichtbaar zijn maar alleen door beheerders worden toegekend, of onzichtbaar zijn en voorbehouden aan automatische regels. Voorbehouden labels dienen bijvoorbeeld om een status te markeren die alleen de goedkeuringsstroom mag wijzigen.
Houd de lijst kort: een twintigtal labels die iedereen kent, is beter dan tweehonderd die ieder zelf verzint.
3. Zoeken
De zoekbalk vindt bestanden en mappen op naam, in alles waartoe u toegang hebt: uw eigen ruimte, de teammappen, de items die met u zijn gedeeld. Met een filterveld kunt u ook de weergave van de geopende map beperken.
Zoeken in de inhoud van bestanden, en niet alleen in hun naam, hangt af van de configuratie van uw instantie. Ga met de support van Klytic na of dit bij u is geactiveerd en voor welke formaten. Een gescand document zonder tekstherkenning vindt u bijvoorbeeld alleen terug via zijn naam en labels. Afhankelijk van de versleutelingsmodus van de map wordt de inhoud mogelijk niet geïndexeerd.
Daarom blijven de bestandsnaam en de labels de basis. In een grote organisatie bespaart een gedeelde naamgevingsconventie meer tijd dan welke zoekmachine ook.
Eigenschappen en opmerkingen
Elk bestand draagt zijn basisgegevens: naam, locatie, grootte, wijzigingsdatum, versiegeschiedenis en activiteit. Met opmerkingen kunt u over een bestand overleggen zonder het te wijzigen of per e-mail te versturen.
Klytic Docs levert geen op maat gemaakte fiche met bedrijfsspecifieke metadata, met velden zoals ‘contractnummer’ of ‘vervaldatum’. Heeft uw activiteit die nodig, beschrijf de behoefte dan aan het team van Klytic: labels, naamgeving of een ingestelde stroom bieden vaak een antwoord.
4. De goedkeuringsstroom
Voor documenten die de onderneming verbinden, biedt Klytic Docs instelbare goedkeuringsstromen. Het voorbeeld van de leveranciersfactuur:
- Ingediend: de factuur wordt in Klytic Docs geplaatst, vanaf de computer, de telefoon of de browser.
- Goedgekeurd: ze gaat automatisch naar de persoon die ze moet valideren, die ze goedkeurt of weigert.
- Opgeborgen: na goedkeuring wordt ze in de juiste map geplaatst en bewaard, klaar om te worden teruggevonden.
Hetzelfde schema geldt voor een contract, een onkostennota, een kwaliteitsprocedure. De instelling legt drie dingen vast: waar het document wordt ingediend, wie het goedkeurt, en waar het daarna naartoe gaat. Een beheerder van uw instantie kan dit doen met hulp van de support, of het team van Klytic stelt het in volgens uw organisatie.
Voorbeeld: een kantoor met 15 medewerkers
Het kantoor heeft een teammap ‘Klanten’, met een submap per klant en per boekjaar. Vier labels worden door iedereen gebruikt: ‘Contract’, ‘Factuur’, ‘Te ondertekenen’, ‘Gearchiveerd’. Leveranciersfacturen volgen een stroom: indienen in ‘Te valideren facturen’, goedkeuring door de vennoot, daarna opbergen in ‘Boekhouding/2026’. Om alle contracten van een klant terug te vinden, volstaat het zijn map te openen en te filteren, of de weergave van het label ‘Contract’ te openen.
