Che cosa ottiene
Un documento che ha un suo posto, che chiunque può ritrovare senza conoscerne l’autore e che segue un flusso quando impegna l’azienda. La ricerca mostra solo ciò che la persona ha il diritto di vedere: una classificazione comune non apre le cartelle riservate.
1. La cartella di team: il quadro stabile
La classificazione principale avviene per cartelle di team: una per reparto, per sede o per grande attività. Alcune regole evitano l’albero di cartelle che nessuno capisce:
- tre o quattro livelli al massimo;
- una cartella per oggetto duraturo (cliente, progetto, esercizio), non per persona;
- una convenzione di denominazione comune, per esempio 2026-03-12 Rossi preventivo copertura: data, controparte, oggetto;
- i preferiti per le cartelle aperte ogni giorno.
I permessi su queste cartelle sono descritti in Stabilire chi vede quali documenti.
2. Le etichette: gli incroci
Un file può stare in una sola cartella. Può portare più etichette. Servono per le domande trasversali: tutti i contratti, tutti i documenti del 2025, tutto ciò che attende una firma.
- Applicare un’etichetta: dal pannello dei dettagli di un file, oppure su una selezione di più file in una sola volta.
- Ritrovare per etichetta: una vista dedicata elenca tutti i file che portano una data etichetta, qualunque sia la loro cartella, nei limiti dei Suoi permessi.
- Chi crea le etichette: un amministratore della Sua istanza. Può lasciare che gli utenti ne creino, oppure riservarsi questo diritto per mantenere un elenco ordinato.
Un’etichetta può essere visibile e applicabile da tutti, visibile ma applicabile solo dagli amministratori, oppure invisibile e riservata alle regole automatiche. Le etichette riservate servono per esempio a indicare uno stato che solo il flusso di approvazione deve cambiare.
Mantenga un elenco breve: una ventina di etichette note a tutti valgono più di duecento inventate da ciascuno.
3. La ricerca
La barra di ricerca trova file e cartelle per nome, in tutto ciò a cui ha accesso: il Suo spazio, le cartelle di team, gli elementi condivisi con Lei. Un campo filtro permette anche di restringere la vista della cartella aperta.
La ricerca nel contenuto dei file, e non solo nel nome, dipende dalla configurazione della Sua istanza. Verifichi con il supporto Klytic se è attiva e per quali formati. Un documento scansionato senza riconoscimento del testo, per esempio, si trova solo tramite nome ed etichette. A seconda della modalità di cifratura della cartella, il contenuto può non essere indicizzato.
Per questo il nome del file e le etichette restano la base. In una grande organizzazione, una convenzione di denominazione condivisa fa risparmiare più tempo di qualsiasi motore di ricerca.
Proprietà e commenti
Ogni file porta le sue informazioni di base: nome, posizione, dimensione, data di modifica, cronologia delle versioni e attività. I commenti permettono di discutere di un file senza modificarlo né inviarlo via e-mail.
Klytic Docs non fornisce una scheda di metadati di business su misura, con campi come «numero di contratto» o «data di scadenza». Se la Sua attività ne ha bisogno, descriva l’esigenza al team Klytic: etichette, denominazione o un flusso configurato spesso vi rispondono.
4. Il flusso di approvazione
Per i documenti che impegnano l’azienda, Klytic Docs offre flussi di approvazione configurabili. L’esempio della fattura fornitore:
- Depositata: la fattura viene depositata in Klytic Docs, dal computer, dal telefono o dal browser.
- Approvata: parte automaticamente verso la persona che deve convalidarla, che la approva o la rifiuta.
- Archiviata: una volta approvata, viene classificata nella cartella giusta e conservata, pronta per essere ritrovata.
Lo stesso schema vale per un contratto, una nota spese, una procedura qualità. La configurazione stabilisce tre cose: dove viene depositato il documento, chi lo approva e dove va dopo. Un amministratore della Sua istanza può farlo con l’aiuto del supporto, oppure il team Klytic lo configura in base alla Sua organizzazione.
Esempio: uno studio di 15 persone
Lo studio ha una cartella di team «Clienti», con una sottocartella per cliente e per esercizio. Quattro etichette servono a tutti: «Contratto», «Fattura», «Da firmare», «Archiviato». Le fatture fornitori seguono un flusso: deposito in «Fatture da approvare», approvazione da parte della socia, poi archiviazione in «Contabilità/2026». Per ritrovare tutti i contratti di un cliente basta aprire la sua cartella e filtrare, oppure aprire la vista dell’etichetta «Contratto».
