Mit kap Ön
- A távozás után egyetlen ügyfélüzenet sem vész el.
- A távozó személynek többé nincs hozzáférése, sem böngészőből, sem a telefonjáról.
- Az utód a saját fiókjával olvas és válaszol, nyomon követhető módon.
- Naprakész közös címek.
Ki mit csinál
- A személy felettese dönt a postafiók sorsáról, és kijelöli az utódot.
- A Klytic Mail-fiókja adminisztrátora végzi el a beállításokat az adminisztrációs konzolban.
- A Klytic ügyfélszolgálata a mentésekből történő visszaállításban segít (díjmentes egy munkavállaló távozásakor történt szándékos törlés vagy egy túl korán törölt postafiók esetén, havi 3 kérés erejéig; véletlen törlés után díjköteles), a jogi archiválásban, ha azt megrendelték, valamint minden eszközzel kapcsolatos kérdésben.
1. Döntés a lezárás előtt
A távozás napján három lehetőség van. Ezekről előre kell dönteni, nem utólag.
| Lehetőség | Mikor | Hatás |
|---|
| A postafiók nyitva tartása | Ügyfelek vagy beszállítók még írnak erre a címre | A postafiók továbbra is fogad leveleket; az utód delegálással olvassa |
| Lezárás válaszüzenettel vagy továbbítással | Kevés a beérkező levél, az előzményeket máshol veszik át | A levelezőpartnerek választ kapnak az új kapcsolattartóról, vagy üzeneteiket továbbítják |
| A cím aliassá alakítása | A címnek tovább kell élnie, a postafióknak már nem | Az üzenetek közvetlenül az utódhoz érkeznek, miután az előzményeket megőrizték vagy archiválták |
Mindhárom esetben az előzmények külön kérdést jelentenek: a postafiók bármilyen törlése előtt meg kell őrizni, át kell adni vagy archiválni kell őket.
2. A személy bejelentkezésének visszavonása
- A jelszó. Az adminisztrátor megváltoztatja, vagy letiltja a fiók bejelentkezését. A letiltás megakadályozza, hogy a személy bejelentkezzen, miközben a postafiók továbbra is fogadja a leveleket.
- Az eszközök. A szinkronizált telefonok és táblagépek a fiók eszközlistájában szerepelnek. Az adminisztrátor távolról törölheti egy elveszett vagy visszaadott eszköz levelezési adatait. A modelltől és annak verziójától függően a törlés a teljes eszközre kiterjedhet: személyes telefon esetén inkább távolítsa el az eszközt a szinkronizálásból, és a törlés előtt kérjen tanácsot az ügyfélszolgálattól. Egy IMAP-pal, Exchange ActiveSync szinkronizálás nélkül beállított eszköz így nem törölhető: a jelszócsere leválasztja.
- A máshol meglevő jogosultságai. Ha a személy hozzáfért egy megosztott postafiókhoz, egy vezető naptárához vagy megosztott mappákhoz, vonja vissza ezeket a jogosultságokat. Ezeket gyakrabban elfelejtik, mint magát a postafiókot.
3. Hozzáférés az utódnak
Ne adja át a távozott személy jelszavát. Az adminisztrátor jogot ad az utódnak a postafiókhoz, annak saját fiókjával: megtekintés vagy a tartalom kezelése, és szükség esetén küldés ennek a címnek „nevében” vagy „ként”. Az utód a webmailjében, a saját postafiókja mellett találja meg a postafiókot. Minden válasz valakihez hozzárendelhető marad.
Ha többen veszik át az ügyfélkört, alakítsa a postafiókot megosztott postafiókká, és ossza szét a jogosultságokat. A beállítást a megosztott postafiókok, aliasok és több szervezeti egység oldal írja le.
Példa. Egy értékesítő elhagy egy 30 fős kkv-t (feltételezett eset). Az adminisztrátor még aznap letiltja a bejelentkezését, és törli céges telefonjáról a levelezési adatokat. Az utódnak jogot ad a postafiók kezelésére és az e cím nevében történő küldésre, automatikus választ állít be, amely megadja az új kapcsolattartót, és eltávolítja a volt értékesítőt az ertekesitocsapat@ listáról. Három hónappal később a levelek árama elapadt: a cím az utód postafiókjának aliasa lesz.
4. Az aliasok és a listák áttekintése
- Távolítsa el a személyt azokról a levelezőlistákról, amelyeknek tagja volt.
- Ha aliasok érkeztek a postafiókjába, például az arajanlat@, kapcsolja őket az utód postafiókjához.
- Ellenőrizze azokat az alkalmazásokat, amelyek riasztásokat vagy dokumentumokat küldtek a címére.
5. A postafiók hosszú távú megőrzése
A Klytic mentései az elmúlt 30 napra teszik lehetővé a visszatérést. Nem arra valók, hogy egy postafiókot több évig megőrizzenek. Ha a postafiókot egy kötelezettség vagy jogvita kockázata miatt meg kell őrizni, tervezze meg az archiválást, amíg a fiók még ellenőrzött állapotban van: lásd üzenetek archiválása. A személyesként megjelölt üzenetekre saját szabályok vonatkoznak: gyakorlatát hagyassa jóvá jogi tanácsadójával.
Gyakori kérdések
Fogad-e még leveleket a postafiók, ha a bejelentkezés le van tiltva?
Igen. A bejelentkezés letiltása megakadályozza, hogy a személy belépjen; a postafiók továbbra is fogadja a leveleket, az utód pedig delegálással olvassa.
A munkavállaló távozása előtt üzeneteket törölt. Visszanyerhetők?
Igen, 30 napon belül. Először nézze meg a postafiók visszanyerő mappáját, díjmentesen. Ezen túl az ügyfélszolgálat a mentésekből állítja vissza őket: ez díjmentes, havi 3 kérés erejéig. Lásd: üzenet vagy postafiók visszaállítása.
Meddig kell nyitva tartani a postafiókot?
Addig, amíg a levelezőpartnerek átállnak az új címre. Ezután egy alias vagy egy automatikus válasz elegendő, az előzmények pedig az archiválás kérdéskörébe tartoznak.
És ha a cím egy megosztott postafiókhoz tartozik?
Elegendő visszavonni a személy jogosultságait. Lásd: megosztott postafiókok és aliasok.
