Ko jūs iegūstat
Dokumentu, kam ir sava vieta, ko ikviens var atrast, nezinot tā autoru, un kas iziet apstiprināšanas plūsmu, ja tas uzliek saistības uzņēmumam. Meklēšana rāda tikai to, ko personai ir tiesības redzēt: kopīga klasifikācija neatvēr slēgtās mapes.
1. Komandas mape: stabilais ietvars
Galvenā klasifikācija notiek komandu mapēs: viena katrai nodaļai, objektam vai lielam darbības virzienam. Daži noteikumi palīdz izvairīties no mapju koka, ko neviens nesaprot:
- ne vairāk kā trīs vai četri līmeņi;
- viena mape katram ilgstošam objektam (klientam, projektam, finanšu gadam), nevis katrai personai;
- kopīga nosaukumu konvencija, piemēram, 2026-03-12 Bērziņš jumta piedāvājums: datums, otra puse, temats;
- izlase mapēm, kuras atverat katru dienu.
Tiesības uz šīm mapēm ir aprakstītas rakstā Kā noteikt, kurš redz kurus dokumentus.
2. Birkas: šķērsgriezumi
Fails var atrasties tikai vienā mapē. Tam var būt vairākas birkas. Tās kalpo transversāliem jautājumiem: visi līgumi, visi 2025. gada dokumenti, viss, kas gaida parakstu.
- Birkas pievienošana: no faila informācijas paneļa vai vienlaikus vairākiem atlasītiem failiem.
- Atrast pēc birkas: atsevišķā skatā ir uzskaitīti visi faili ar noteiktu birku neatkarīgi no to mapes, jūsu tiesību robežās.
- Kas veido birkas: jūsu instances administrators. Viņš var ļaut lietotājiem tās veidot vai paturēt šīs tiesības sev, lai saraksts būtu kārtīgs.
Birka var būt redzama un pievienojama visiem, redzama, bet pievienojama tikai administratoriem, vai neredzama un paredzēta tikai automātiskiem noteikumiem. Rezervētās birkas noder, piemēram, lai atzīmētu statusu, ko drīkst mainīt tikai apstiprināšanas plūsma.
Uzturiet īsu sarakstu: kaut divdesmit visiem zināmu birku ir labāk nekā divsimt, ko katrs izdomā pats.
3. Meklēšana
Meklēšanas josla atrod failus un mapes pēc nosaukuma visā, kam jums ir piekļuve: jūsu personīgajā vietā, komandu mapēs, ar jums kopīgotajos elementos. Filtra lauks ļauj arī sašaurināt atvērtās mapes skatu.
Meklēšana failu saturā, ne tikai to nosaukumos, ir atkarīga no jūsu instances konfigurācijas. Pārbaudiet ar Klytic atbalstu, vai tā jums ir aktivizēta un kādiem formātiem. Piemēram, skenētu dokumentu bez teksta atpazīšanas var atrast tikai pēc tā nosaukuma un birkām. Atkarībā no mapes šifrēšanas režīma saturs var netikt indeksēts.
Tāpēc faila nosaukums un birkas joprojām ir pamats. Lielā organizācijā kopīga nosaukumu piešķiršanas konvencija ietaupa vairāk laika nekā jebkāds meklētājs.
Īpašības un komentāri
Katram failam ir pamatinformācija: nosaukums, atrašanās vieta, izmērs, izmaiņu datums, versiju vēsture un aktivitāte. Komentāri ļauj apmainīties viedokļiem par failu, to nelabojot un nesūtot pa e-pastu.
Klytic Docs nepiedāvā pielāgotu biznesa metadatu kartīti ar tādiem laukiem kā „līguma numurs” vai „termiņa datums”. Ja jūsu darbībai tas ir vajadzīgs, aprakstiet vajadzību Klytic komandai: bieži to atrisina birkas, nosaukumu piešķiršana vai iestatīta plūsma.
4. Apstiprināšanas plūsma
Dokumentiem, kas uzliek saistības uzņēmumam, Klytic Docs piedāvā iestatāmas apstiprināšanas plūsmas. Piegādātāja rēķina piemērs:
- Iesniegts: rēķins tiek augšupielādēts Klytic Docs no datora, tālruņa vai pārlūka.
- Apstiprināts: tas automātiski tiek nosūtīts personai, kurai tas jāapstiprina, un tā to apstiprina vai noraida.
- Novietots: pēc apstiprināšanas tas tiek ievietots pareizajā mapē un saglabāts, gatavs atrašanai.
Tā pati shēma der līgumam, izdevumu atskaitei, kvalitātes procedūrai. Iestatījumi nosaka trīs lietas: kur dokuments tiek iesniegts, kas apstiprina un kur tas nonāk pēc tam. Jūsu instances administrators to var izdarīt ar atbalsta palīdzību, vai arī Klytic komanda to iestata atbilstoši jūsu organizācijai.
Piemērs: birojs ar 15 darbiniekiem
Birojam ir komandas mape „Klienti” ar apakšmapi katram klientam un finanšu gadam. Četras birkas izmanto visi: „Līgums”, „Rēķins”, „Jāparaksta”, „Arhivēts”. Piegādātāju rēķini iziet plūsmu: iesniegšana mapē „Apstiprināmie rēķini”, apstiprināšana, ko veic partnere, pēc tam novietošana mapē „Grāmatvedība/2026”. Lai atrastu visus klienta līgumus, pietiek atvērt tā mapi un filtrēt vai atvērt birkas „Līgums” skatu.
