Mit kap Ön
Három objektum szolgálja ki a közös címeket. Kívülről hasonlítanak egymásra; nem ugyanúgy működnek.
Alias: egy másik cím, amely egy meglévő postafiókba érkezik. Levelezőlista: egy cím, amely több postafiókba küld egy-egy másolatot. Megosztott postafiók: közös postafiók saját címmel, amelyet több ember nyit meg a saját fiókjával, a neki adott jogosultságok szerint.
| Igény | Objektum | Példa |
|---|
| Egyetlen személy kezeli a címet | Alias | a vezetes@, amely az ügyvezetőhöz érkezik |
| Mindenkinek meg kell kapnia a saját másolatát | Levelezőlista | az ertekesitocsapat@ az összes értékesítő tájékoztatására |
| Egy csapat kezeli az üzeneteket, és mindenkinek látnia kell, mi történt | Megosztott postafiók | a kapcsolat@, a szamlak@, a könyvelés postafiókja |
A gyakorlati szabály: ha fennáll a veszélye, hogy két ember egymásról nem tudva válaszol ugyanannak az ügyfélnek, lista helyett megosztott postafiókra van szükség. Egy megosztott postafiókban az elolvasott, rendezett vagy feldolgozott üzenet mindenki számára az.
Ki teheti meg
- A fiókja adminisztrátora, az adminisztrációs konzolban: postafiókok, aliasok és listák létrehozása, a domainek kiválasztása, jogosultságok a megosztott postafiókokon, kvóták.
- Minden felhasználó, a webmailjében: automatikus válaszai, szűrői, valamint saját mappáinak és naptárainak megosztása a kollégákkal.
- A Klytic ügyfélszolgálata: egy domain hozzáadása, a domain SPF-, DKIM- és DMARC-rekordjai, valamint a konzol lehetőségeit meghaladó kérések, például a hosztolási mód megváltoztatása.
Egy felhasználó nem hoz létre magának aliast vagy postafiókot, kivéve, ha az adminisztrátor ezt kifejezetten delegálta. Ez a szabály megakadályozza, hogy olyan címek jöjjenek létre, amelyeket senki sem figyel.
Megosztott postafiók beállítása
- A postafiók létrehozása. Az adminisztrátor létrehoz egy postafiókot a közös címmel, például szamlak@. Ez teljes értékű postafiók, saját tárhellyel.
- A jogosultságok megadása, személyenként. Az adminisztrátor minden munkatárs számára kiválaszt egy szintet: csak megtekintés; a tartalom kezelése (olvasás, rendezés, mappák létrehozása, törlés); vagy adminisztrálás, vagyis a többiek erre a postafiókra vonatkozó jogosultságainak kezelése is. Ezt az utolsó szintet tartsa fenn az osztály vezetőjének.
- A küldés beállítása. Két külön jogosultság létezik. „Küldés ként”: a címzett csak a megosztott postafiók címét látja. „Küldés nevében”: a postafiókot és az író személy nevét is látja. A szamlak@ esetében általában az első a célszerűbb; egy társért író asszisztens esetében a második átláthatóbb.
- Ellenőrzés a munkaállomásokon. A jogosult személyek a webmailjükben, a saját postafiókjuk mellett találják meg a megosztott postafiókot. A megjelenítés eltérhet az Outlookban és a telefonon: tesztelje minden típusú eszközön, mielőtt bejelentené az egész csapatnak.
Soha ne adja ki egy megosztott postafiók jelszavát. Mindenki a saját fiókjával nyitja meg: így egy személy távozásakor elegendő egy jogosultságot visszavonni, és minden művelet valakihez hozzárendelhető marad.
Több domain ugyanabban a konzolban
Egy egységes üzemeltetést fenntartó cégcsoport összes domainjét egyetlen adminisztrációs konzolban egyesítheti: groupe.fr, enseigne-a.fr, filiale-b.com. Minden domainnek saját címei, valamint saját SPF-, DKIM- és DMARC-rekordjai vannak.
Egy két vállalatnak dolgozó személy előtt két lehetőség áll. Vagy mindkét domainben van egy-egy postafiókja, ha a két tevékenységnek külön kell maradnia. Vagy egyetlen postafiókja van, egy aliasszal a másik domainben, ha mindent egy helyen kell intéznie. A második esetben ellenőrizze, hogy a válaszhoz választott cím valóban a megfelelő vállalaté-e.
Az üzembe helyezéskor jelezze a Klyticnek, hogy a vállalatok lássák-e egymást a vállalati címjegyzékben, vagy külön maradjanak.
Szervezeti egységek szétválasztása
A szétválasztásnak három szintje van, a legenyhébbtől a legerősebbig.
- Külön domainek ugyanazon a platformon: a címek külön vannak, de egyetlen adminisztrátor vagy egyetlen csapat kezeli az egészet.
- Egy domainre korlátozott adminisztrációs jogosultságok: a platform ismeri ezt az elvet, amely lehetővé teszi, hogy egy leányvállalat felelőse a saját domainjének postafiókjait kezelje, a többiekét viszont ne lássa. Bevezetéséről a Klytickel együtt, a hosztolási módjától függően kell dönteni; írásos megerősítés előtt ne tekintse adottnak.
- Szervezeti egységenként egy dedikált példány vagy szerver: ha az adminisztrátorok egyáltalán nem láthatják egymást, vagy ha egy vállalatot holnap eladhatnak, ez a megfelelő szint. Árajánlat alapján valósítjuk meg.
A gondolatmenet a dokumentumokra is ugyanaz: lásd több vállalat a Klytic Docsban.
Naptárak, tárgyalók és vállalati címjegyzék
A naptárak és a címjegyzék a postafiókoktól elkülönülő megosztott objektumok. A Klytic Mail tartalmazza a személyes és megosztott naptárakat, a szabad időpontok megtekintését, a tárgyalók foglalását és a vállalat globális címjegyzékét. Egy megosztott postafiókhoz adott hozzáférés nem feltétlenül ad hozzáférést annak naptárához is: minden objektumnak saját jogosultságai vannak. Egy vezető naptárát kezelő asszisztens esetében állítsa be mindkettőt.
A szolgáltatás korlátai
- A Klytic nem ígér „leányvállalatonkénti” delegálást azon túl, amit az Ön fiókjára megerősítettek.
- Egy meglévő szervezet (egy másik levelezőrendszer aliasainak, listáinak, megosztott postafiókjainak) átvétele egy migráció része, amelyet árajánlat alapján végzünk.
- Az általában egy levelezőrendszertől elvárható funkciókat a milyen funkciókat várjunk el egy üzleti levelezőrendszertől útmutató írja le.
Gyakori kérdések
Létrehozhat-e egy felhasználó maga egy aliast?
Nem, azt a fiók adminisztrátora hozza létre a konzolban. A felhasználó viszont megoszthatja saját mappáit és naptárait.
Mi lesz egy távozó munkavállaló címével?
Aktív maradhat, aliassá alakítható, vagy automatikus válasszal lezárható. Lásd: távozó munkavállaló postafiókja.
Teljesen elkülöníthető két leányvállalat?
Igen, szervezeti egységenként egy dedikált példánnyal vagy szerverrel. A módokat a hosztolás és szuverenitás oldal írja le.
Elvész egy megosztott postafiókban törölt üzenet?
Nem. Először a visszanyerő mappából nyerhető vissza, díjmentesen. Ezen túl az ügyfélszolgálat az elmúlt 30 nap mentéseiből állítja vissza, az októl függően díjmentes vagy díjköteles beavatkozással. Lásd: üzenet vagy postafiók visszaállítása.
