X’tiksbu
Dokument li għandu postu, li kulħadd jista’ jsibu mingħajr ma jaf min kitbu, u li jsegwi proċedura meta jorbot lill-kumpanija. It-tfittxija turi biss dak li l-persuna għandha d-dritt tara: klassifikazzjoni komuni ma tiftħux il-folders magħluqa.
1. Il-folder tat-tim: il-qafas stabbli
Il-klassifikazzjoni prinċipali ssir permezz ta’ folders tat-tim: wieħed għal kull dipartiment, sit jew attività ewlenija. Ftit regoli jevitaw struttura li ħadd ma jifhimha:
- tlieta jew erba’ livelli l-aktar;
- folder għal kull oġġett dejjiemi (klijent, proġett, sena finanzjarja), mhux għal kull persuna;
- konvenzjoni komuni għall-ismijiet, pereżempju 2026-03-12 Dupont kwotazzjoni saqaf: data, terz, suġġett;
- il-favoriti għall-folders li jinfetħu kuljum.
Id-drittijiet fuq dawn il-folders huma deskritti f’Stabbilixxu min jara liema dokumenti.
2. It-tikketti: il-kontroverifiki
Fajl jista’ jkun f’folder wieħed biss. Jista’ jkollu aktar minn tikketta waħda. Dawn iservu għall-mistoqsijiet trasversali: il-kuntratti kollha, id-dokumenti kollha tal-2025, dak kollu li qed jistenna firma.
- Tqegħid ta’ tikketta: mill-panew tad-dettalji ta’ fajl, jew fuq għażla ta’ diversi fajls f’daqqa.
- Tfittxija skont it-tikketta: veduta dedikata turi l-fajls kollha li għandhom ċerta tikketta, ikun x’ikun il-folder tagħhom, fil-limiti tad-drittijiet tagħkom.
- Min joħloq it-tikketti: amministratur tal-istanza tagħkom. Jista’ jħalli lill-utenti joħluquhom, jew iżomm dan id-dritt għalih biex il-lista tibqa’ nadifa.
Tikketta tista’ tkun viżibbli u titqiegħed minn kulħadd, viżibbli iżda titqiegħed biss mill-amministraturi, jew inviżibbli u riżervata għar-regoli awtomatiċi. It-tikketti riżervati jservu, pereżempju, biex jimmarkaw status li l-proċedura ta’ validazzjoni biss għandha tibdel.
Żommu lista qasira: għoxrin tikketta magħrufa minn kulħadd huma aħjar minn mitejn li kulħadd jivvinta.
3. It-tfittxija
Il-bar tat-tfittxija jsib il-fajls u l-folders skont isimhom, f’dak kollu li għandkom aċċess għalih: l-ispazju tagħkom, il-folders tat-tim, l-elementi kondiviżi magħkom. Qasam ta’ filtru jippermetti wkoll li tillimitaw il-veduta tal-folder miftuħ.
It-tfittxija fil-kontenut tal-fajls, u mhux biss fl-isem tagħhom, tiddependi mill-konfigurazzjoni tal-istanza tagħkom. Ivverifikaw mas-support ta’ Klytic jekk hijiex attivata għandkom u għal liema formati. Dokument skenjat mingħajr rikonoxximent tat-test, pereżempju, jinstab biss bl-isem u t-tikketti tiegħu. Skont il-mod ta’ kriptaġġ tal-folder, il-kontenut jista’ ma jiġix indiċjat.
Għalhekk l-isem tal-fajl u t-tikketti jibqgħu l-bażi. F’organizzazzjoni kbira, konvenzjoni komuni għall-ismijiet tiffranka aktar żmien minn kwalunkwe magna tat-tfittxija.
Propjetajiet u kummenti
Kull fajl iġorr l-informazzjoni bażika tiegħu: isem, post, daqs, data tal-modifika, storja tal-verżjonijiet u attività. Il-kummenti jippermettu li tiddiskutu fajl mingħajr ma timmodifikawh jew tibagħtuh bl-email.
Klytic Docs ma jipprovdix formola ta’ metadata tan-negozju personalizzata, b’oqsma bħal “numru tal-kuntratt” jew “data tal-iskadenza”. Jekk l-attività tagħkom teħtieġhom, iddeskrivu l-bżonn lit-tim ta’ Klytic: it-tikketti, l-ismijiet jew proċedura kkonfigurata spiss iwieġbu għalih.
4. Il-proċedura ta’ validazzjoni
Għad-dokumenti li jorbtu lill-kumpanija, Klytic Docs joffri proceduri ta’ approvazzjoni konfigurabbli. L-eżempju tal-fattura tal-fornitur:
- Depożitata: il-fattura tiġi depożitata f’Klytic Docs, mill-kompjuter, mit-telefon jew mill-browser.
- Approvata: tmur awtomatikament għand il-persuna li għandha tivvalidaha, li tapprovaha jew tiċħadha.
- Ikklassifikata: ladarba approvata, titqiegħed fil-folder it-tajjeb u tinżamm, lesta biex tinstab.
L-istess skema tgħodd għal kuntratt, talba għal rimbors ta’ nefqiet, proċedura tal-kwalità. Il-konfigurazzjoni tiffissa tliet affarijiet: fejn jiġi depożitat id-dokument, min jivvalida, u fejn imur wara. Amministratur tal-istanza tagħkom jista’ jagħmel dan bl-għajnuna tas-support, jew it-tim ta’ Klytic jikkonfiguraha skont l-organizzazzjoni tagħkom.
Eżempju: uħud professjonali ta’ 15-il persuna
L-uffiċċju għandu folder tat-tim “Klijenti”, b’sub-folder għal kull klijent u għal kull sena finanzjarja. Erba’ tikketti jservu lil kulħadd: “Kuntratt”, “Fattura”, “Għall-firma”, “Arkivjat”. Il-fatturi tal-fornituri jgħaddu minn proċedura: depożitu f’“Fatturi għall-validazzjoni”, validazzjoni mis-sieħba, imbagħad klassifikazzjoni f’“Kontabilità/2026”. Biex issibu l-kuntratti kollha ta’ klijent, biżżejjed tiftħu l-folder tiegħu u tiffiltraw, jew tiftħu l-veduta tat-tikketta “Kuntratt”.
