Megőrzés, archiválás, mentés: három időtartam
A három szót gyakran összekeverik. Nem ugyanarra a kérdésre válaszolnak.
| Kérdés | Jellemző időtartam |
|---|
| Mentés | Visszatérés egy incidens után | Napok vagy hetek |
| Archiválás | A napi munkához már nem használt dokumentum sértetlen és elérhető megőrzése | A kötelezettség vagy a használat szerinti |
| Megőrzés | Meddig kell vagy lehet a dokumentumnak léteznie | Jogszabály, szerződés vagy belső döntés határozza meg |
A személyes adatok esetében a CNIL három szakaszt ír le. Az aktív adatbázist, amíg az adat azt a célt szolgálja, amelyre gyűjtötték. A köztes archiválást, amikor már nem szolgálja ezt a célt, de továbbra is hasznos, például egy jogvitához vagy egy jogszabályi kötelezettséghez: ekkor elkülönítik, és alkalmanként jogosult személyek tekintik meg. Végül a végleges archiválást, bizonyos, értékük miatt megőrzött információk esetében. Ez a felosztás minden dokumentumra jól alkalmazható.
A mentésnek saját útmutatója van: verziókezelés, replikáció és mentés. Egy harmincnapos mentés nem archiválás.
Mit rögzít egy archiválási szabályzat
Egy szabályzat néhány oldalból áll. Minden dokumentumcsaládra hét kérdésre válaszol:
- mit: a dokumentumcsalád (számlák, szerződések, személyi anyagok, jegyzőkönyvek);
- meddig, és mikortól: az üzleti év lezárása, a szerződés vége, a munkavállaló távozása;
- hol: melyik mappa, melyik osztály, melyik hosztolás;
- milyen formában: papíralapú eredeti, digitális másolat, fájlformátum;
- ki felel érte: dokumentumcsaládonként egy felelős, nem „az informatika”;
- ki fér még hozzá: egy archívum nem nyitott mindenki számára, aki az aktív mappát látta;
- mi a végső sorsa: megsemmisítés, végleges megőrzés vagy átadás egy harmadik félnek, a döntés dokumentálásával.
Minden egy leltárral kezdődik. Nélküle a szabályzat csak jelszó: időtartamokat rögzít olyan dokumentumokra, amelyekről senki sem tudja, hol vannak.
Jogszabályokból eredő időtartamok
Franciaországban több időtartamot törvény határoz meg. A hivatalos Service Public Entreprendre weboldal hivatkozásokkal együtt gyűjti össze őket. Íme néhány, a vállalatok számára leggyakoribbak közül:
| Dokumentum | Időtartam | Kezdőpont | Hivatkozott jogszabály |
|---|
| Számviteli könyvek és nyilvántartások | 10 év | Az üzleti év lezárása | Code de commerce, art. L123-22 |
| Alátámasztó bizonylatok (megrendelők, szállítólevelek, számlák) | 10 év | Az üzleti év lezárása | Code de commerce, art. L123-22 |
| Adóügyi dokumentumok (általános szabály) | 6 év | Az utolsó feltüntetett művelet vagy a kiállítás dátuma | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Szerződések és kereskedelmi levelezés | 5 év | Az alkalmazandó elévülés szerint | Code de commerce, art. L110-1 – L110-4 |
| Bérjegyzék másodpéldánya (munkáltató) | 5 év | Az adatlap nem határozza meg | Code du travail, art. L3243-1 – L3243-5 |
| Egységes személyzeti nyilvántartás | 5 év | A munkavállaló távozása | Code du travail, art. R1221-26 |
Három megjegyzés. Ugyanarra a dokumentumra több időtartam is vonatkozhat: egy számla egyszerre számviteli bizonylat és adóügyi dokumentum. Az adóügyi határidő rejtett tevékenység esetén tíz évre nő. És ez a táblázat csak Franciaországra érvényes: a tevékenységi ágazat (egészségügy, bank, biztosítás) és az olvasó országa megváltoztatja az időtartamokat. Nincs minden vállalatra alkalmazható egységes táblázat.
Személyi anyagok és személyes adatok
Egy személyes adatokat tartalmazó dokumentum nem őrizhető meg korlátlan ideig. A GDPR korlátozott időtartamot ír elő, amelyet az adatkezelő a cél szerint határoz meg, ahogy a CNIL is emlékeztet rá.
Az emberi erőforrások területén a CNIL 2026 áprilisában tevékenységek szerint felépített megőrzési referenciakeretet tett közzé: toborzás, adminisztratív ügyintézés, javadalmazás, munkahelyi balesetek, belső visszaélés-bejelentések. Ez a referenciakeret „soft law”: betartása nem kötelező. Az általa átvett időtartamok egy részét azonban jogszabályok írják elő, és ezektől a munkáltató nem térhet el. Ugyanarra az adatkezelésre több időtartam is vonatkozhat.
A gyakorlatban egy dokumentumkezelő rendszerben tárolt HR-anyagnak két szabályra van szüksége: ki nyithatja meg még a munkavállaló távozása után, és mikor törlik. A „biztos, ami biztos” megőrzés nem szabály.
A formátum és az olvashatóság tíz év múlva
Egy fájl tíz évig történő megőrzése mit sem ér, ha senki sem tudja megnyitni. A hely számít, a formátum is:
- részesítse előnyben a nyílt és dokumentált formátumokat, a hiteles dokumentumoknál pedig egy rögzített dokumentumot (PDF-et) a szerkeszthető fájl helyett;
- ne függjön olyan szoftvertől, amely eltűnhet vagy licencet válthat;
- őrizze meg a metaadatokat: dátum, típus, időtartam, felelős, amelyek nélkül az archívum csak egy halom fájl;
- tervezze meg a kilépést: legyen lehetőség az archívumok szabványos formátumokban történő exportálására, ha szolgáltatót vált.
Egy papíralapú eredeti digitális másolatának bizonyító ereje saját szabályokat követ. Mielőtt eredetieket semmisítene meg, ellenőrizze ezeket könyvelőjével vagy tanácsadójával.
Példa: szabályzat fél nap alatt
Hipotetikus eset. Egy negyven fős kkv összehívja a könyvelőjét, a HR-vezetőjét és az ügyvezetőjét. Fél nap alatt hat dokumentumcsaládot listáznak.
A szállítói számlák jóváhagyási folyamaton mennek végig, majd évenként iktatják őket; az üzleti év lezárása után tíz évig őrzik meg őket. Az ügyfélszerződéseket ügyfelenként iktatják, és lejáratuk után öt évig őrzik meg. A személyi anyagok korlátozott hozzáférésű mappában vannak; időtartamuk a CNIL referenciakeretét követi, amelyet minden iratra ellenőriznek. A piszkozatokra és munkadokumentumokra nincs szabályzat: a projektekkel együtt élnek és tűnnek el.
Minden évben februárban a könyvelő azonosítja a lejárt mappákat, jóváhagyatja megsemmisítésüket, és rögzíti a döntést. A szabályzat két oldalt tesz ki.
Gyakori hibák
- Mindent megőrizni. A személyes adatok esetében ez nem óvatos, és lassítja a keresést.
- A mentést archívumnak tekinteni. A megőrzési ideje végén törlődik.
- A levelezőrendszerben archiválni. Egy e-mail mellékletének nincs rendszerezése, folyamata és időtartama. Az üzenetek archiválása külön téma.
- Megfeledkezni a másolatokról. Mellékletek, szinkronizált gépek, USB-kulcsok: a dokumentumkezelő rendszerben végzett törlés ezeket nem tünteti el.
Gyakori kérdések
Meg lehet-e őrizni mindent korlátlan ideig?
Személyes adatokat nem tartalmazó dokumentumok esetén lehetséges, de költséges és átláthatatlan. Személyes adatok esetén nem: az időtartamot a célra kell korlátozni.
Egy harmincnapos mentés archiválásnak számít?
Nem. Arra szolgál, hogy egy incidens után vissza lehessen térni. Lásd: verziókezelés, replikáció és mentés.
Archiválni kell az e-maileket?
Ez külön téma, saját eszközökkel. Lásd: üzenetek archiválása.
Hogyan találok meg egy archívumot öt év múlva?
Állandó rendszerezéssel és a feltöltéskor hozzáadott címkékkel. Lásd: dokumentum megtalálása, címkézése és körbeküldése.
Hol kell hosztolni az archívumokat?
A hely és az üzemeltető kérdését a mi az a szuverén felhő? útmutató tárgyalja.
Hol helyezkedik el a Klytic
A Klytic Docs az ügyfél dedikált példányában őrzi a mappákat, a verziókat és a címkéket, ameddig az ügyfél ott hagyja őket. A jóváhagyási folyamatok a jóváhagyás után iktatják és megőrzik a dokumentumot, mint a közzétett példában szereplő szállítói számla esetében. A csoportonkénti jogosultságokkal korlátozható egy archívummappa elérése. Adatai bármikor exportálhatók szabványos formátumokban, és a szerződés vége után harminc napig exportálhatók maradnak, mielőtt törlésre kerülnének.
Két dolgot nem szabad összekeverni. A Klytic-mentés harminc napig tart: incidens ellen véd, nem tízéves archiválás. A Klytic Mailhez meghirdetett jogszabályi archiválás a levelezés egyik opciója: nem teszi a Klytic Docsot bizonyító erejű archiváló rendszerré.
Maga a szabályzat (családok, időtartamok, megsemmisítések) a vállalat döntése marad, amelyet adminisztrátorai alkalmaznak. A hosztolás az alkalmazandó joghatóságnak megfelelő bármely földrajzi zónában lehetséges, a szolgáltatások elérhetőségétől függően, különösen Európában vagy Mauritiuson, illetve az ügyfél saját szerverein. A Klytic nem rendelkezik SecNumCloud minősítéssel.
Ez az oldal általános keretet ír le. Nem helyettesíti könyvelője vagy tanácsadója véleményét.
Jogi állapot 2026. október 11-én. Az idézett időtartamok a francia jog szerintiek, ahogyan azokat a hivatalos Service Public Entreprendre weboldal bemutatja, amely többek között a Code de commerce L123-22. cikkére és a Livre des procédures fiscales L102 B. cikkére hivatkozik. Országonként, ágazatonként és a dokumentum jellegétől függően eltérnek.
Források
Megtekintve 2026 októberében.
- Service Public Entreprendre (francia miniszterelnökség), a vállalati dokumentumok megőrzési határidei: 10 év a számviteli könyvekre és alátámasztó bizonylatokra (C. com., art. L123-22), 6 év az adóügyi dokumentumokra (LPF, art. L102 B), 5 év a kereskedelmi szerződésekre, a személyzeti dokumentumok időtartamai. service-public.gouv.fr
- CNIL, Les durées de conservation des données: a cél szerint meghatározott korlátozott időtartam; aktív adatbázis, köztes archiválás, végleges archiválás. cnil.fr
- CNIL, az emberi erőforrás-gazdálkodás megőrzési időtartamainak referenciakerete (2026. április): soft law, tevékenységek szerint felépítve; egyes időtartamokat jogszabályok írnak elő. cnil.fr
- Klytic, Klytic Mail: jogszabályi archiválás opcióként elérhető. klytic.com
- Klytic, Hosztolás és szuverenitás: export bármikor szabványos formátumokban, az adatok a szerződés vége után 30 napig exportálhatók, majd törlésre kerülnek. klytic.com
