Čo získate
Dokument, ktorý má svoje miesto, ktorý každý nájde bez toho, aby poznal jeho autora, a ktorý prechádza schvaľovacím postupom, keď firmu zaväzuje. Vyhľadávanie zobrazuje iba to, čo má osoba právo vidieť: spoločné triedenie neotvára uzavreté priečinky.
1. Tímový priečinok: stabilný rámec
Hlavné triedenie sa robí pomocou tímových priečinkov: jeden pre oddelenie, pobočku alebo hlavnú činnosť. Niekoľko pravidiel zabráni štruktúre, ktorej nikto nerozumie:
- najviac tri alebo štyri úrovne;
- jeden priečinok na trvalý objekt (klient, projekt, účtovné obdobie), nie na osobu;
- spoločná konvencia pomenovania, napríklad 2026-03-12 Dupont ponuka strecha: dátum, protistrana, predmet;
- obľúbené položky pre priečinky otvárané každý deň.
Práva k týmto priečinkom opisuje článok Práva podľa osoby, skupiny a priečinka.
2. Štítky: prehľady naprieč priečinkami
Súbor môže byť iba v jednom priečinku. Môže mať viacero štítkov. Slúžia na prierezové otázky: všetky zmluvy, všetky doklady z roku 2025, všetko, čo čaká na podpis.
- Priradenie štítku: z panela podrobností súboru alebo naraz na výber viacerých súborov.
- Vyhľadanie podľa štítku: samostatné zobrazenie uvádza všetky súbory s daným štítkom bez ohľadu na priečinok, v rámci vašich práv.
- Kto vytvára štítky: administrátor vašej inštancie. Môže povoliť ich vytváranie používateľom alebo si toto právo ponechať, aby bol zoznam prehľadný.
Štítok môže byť viditeľný a priraditeľný všetkými, viditeľný, ale priraditeľný iba administrátormi, alebo neviditeľný a vyhradený automatickým pravidlám. Vyhradené štítky slúžia napríklad na označenie stavu, ktorý má meniť iba schvaľovací postup.
Zoznam udržujte krátky: asi dvadsať štítkov, ktoré všetci poznajú, je lepších než dvesto, ktoré si každý vymyslí.
3. Vyhľadávanie
Vyhľadávací panel nájde súbory a priečinky podľa názvu vo všetkom, k čomu máte prístup: vo vašom priestore, v tímových priečinkoch a v položkách zdieľaných s vami. Pole filtra umožňuje aj zúžiť zobrazenie otvoreného priečinka.
Vyhľadávanie v obsahu súborov, nielen v ich názve, závisí od konfigurácie vašej inštancie. Overte si s podporou Klytic, či je u vás zapnuté a pre ktoré formáty. Naskenovaný dokument bez rozpoznávania textu sa napríklad dá nájsť iba podľa názvu a štítkov. V závislosti od spôsobu šifrovania priečinka nemusí byť obsah indexovaný.
Preto základom zostáva názov súboru a štítky. Vo veľkej organizácii ušetrí spoločná konvencia pomenovania viac času než akýkoľvek vyhľadávač.
Vlastnosti a komentáre
Každý súbor nesie základné informácie: názov, umiestnenie, veľkosť, dátum úpravy, históriu verzií a aktivitu. Komentáre umožňujú diskutovať o súbore bez jeho úpravy alebo posielania e-mailom.
Klytic Docs neposkytuje kartu špecifických metadát na mieru s poľami ako „číslo zmluvy“ alebo „dátum splatnosti“. Ak ich vaša činnosť potrebuje, opíšte potrebu tímu Klytic: často ju vyriešia štítky, pomenovanie alebo nastavený postup.
4. Schvaľovací postup
Pre dokumenty, ktoré firmu zaväzujú, ponúka Klytic Docs nastaviteľné schvaľovacie postupy. Príklad dodávateľskej faktúry:
- Nahratá: faktúra sa nahrá do Klytic Docs z počítača, telefónu alebo prehliadača.
- Schválená: automaticky odchádza osobe, ktorá ju má schváliť, a tá ju schváli alebo zamietne.
- Zaradená: po schválení sa zaradí do správneho priečinka a uchová, pripravená na vyhľadanie.
Rovnaká schéma platí pre zmluvu, cestovný príkaz alebo postup kvality. Nastavenie určuje tri veci: kam sa dokument nahrá, kto schvaľuje a kam ide potom. Môže ho urobiť administrátor vašej inštancie s pomocou podpory, alebo ho tím Klytic nastaví podľa vašej organizácie.
Čo automatizácia nerozhoduje
Postup dokument zaradí. Nerozhoduje, ako dlho ho uchovávať, ani kedy ho zničiť. Táto doba vychádza z vašich povinností a z vašej archivačnej politiky: pozrite príručku Uchovávanie a archivácia dokumentov.
Klytic Docs netriedi dokumenty pomocou umelej inteligencie. Riziká takéhoto triedenia a to, čo pri ňom opustí firmu, rozoberá príručka AI a dokumenty bez ich odosielania von.
Príklad: kancelária s 15 ľuďmi
Kancelária má tímový priečinok „Klienti“ s podpriečinkom pre každého klienta a každé účtovné obdobie. Štyri štítky používajú všetci: „Zmluva“, „Faktúra“, „Na podpis“, „Archivované“. Dodávateľské faktúry prechádzajú postupom: nahratie do „Faktúry na schválenie“, schválenie partnerkou a potom zaradenie do „Účtovníctvo/2026“. Na nájdenie všetkých zmlúv klienta stačí otvoriť jeho priečinok a použiť filter, alebo otvoriť zobrazenie štítku „Zmluva“.
