Was Sie erhalten
Ein Dokument, das seinen Platz hat, das jeder wiederfinden kann, ohne den Verfasser zu kennen, und das einen Ablauf durchläuft, wenn es das Unternehmen verpflichtet. Die Suche zeigt nur, was die Person sehen darf: Eine gemeinsame Ablage öffnet keine geschlossenen Ordner.
1. Der Teamordner: der stabile Rahmen
Die Hauptablage erfolgt über Teamordner: einen pro Abteilung, pro Standort oder pro großem Tätigkeitsbereich. Einige Regeln vermeiden eine Ordnerstruktur, die niemand versteht:
- höchstens drei oder vier Ebenen;
- ein Ordner pro dauerhaftem Gegenstand (Kunde, Projekt, Geschäftsjahr), nicht pro Person;
- eine gemeinsame Namenskonvention, zum Beispiel 2026-03-12 Müller Angebot Dach: Datum, Geschäftspartner, Gegenstand;
- Favoriten für die täglich geöffneten Ordner.
Die Rechte an diesen Ordnern werden in Regeln, wer welche Dokumente sieht beschrieben.
2. Tags: die Querverbindungen
Eine Datei kann nur in einem Ordner liegen. Sie kann mehrere Tags tragen. Diese dienen für Querschnittsfragen: alle Verträge, alle Belege von 2025, alles, was auf eine Unterschrift wartet.
- Einen Tag setzen: im Detailbereich einer Datei oder für eine Auswahl mehrerer Dateien auf einmal.
- Nach Tag suchen: Eine eigene Ansicht listet alle Dateien mit einem bestimmten Tag auf, unabhängig von ihrem Ordner, im Rahmen Ihrer Rechte.
- Wer Tags anlegt: ein Administrator Ihrer Instanz. Er kann Benutzern erlauben, welche anzulegen, oder dieses Recht vorbehalten, um eine saubere Liste zu behalten.
Ein Tag kann für alle sichtbar und von allen setzbar sein, sichtbar, aber nur von Administratoren setzbar, oder unsichtbar und automatischen Regeln vorbehalten. Vorbehaltene Tags dienen etwa dazu, einen Status zu markieren, den nur der Freigabeablauf ändern darf.
Halten Sie die Liste kurz: Rund zwanzig Tags, die alle kennen, sind besser als zweihundert, die jeder selbst erfindet.
3. Die Suche
Die Suchleiste findet Dateien und Ordner anhand ihres Namens, in allem, worauf Sie Zugriff haben: Ihrem Bereich, den Teamordnern, den mit Ihnen geteilten Elementen. Ein Filterfeld ermöglicht außerdem, die Ansicht des geöffneten Ordners einzuschränken.
Die Suche im Inhalt der Dateien, nicht nur in ihrem Namen, hängt von der Konfiguration Ihrer Instanz ab. Klären Sie mit dem Klytic-Support, ob sie bei Ihnen aktiviert ist und für welche Formate. Ein gescanntes Dokument ohne Texterkennung zum Beispiel lässt sich nur über seinen Namen und seine Tags finden. Je nach Verschlüsselungsmodus des Ordners wird der Inhalt möglicherweise nicht indexiert.
Deshalb bleiben Dateiname und Tags die Grundlage. In einer großen Organisation spart eine gemeinsame Namenskonvention mehr Zeit als jede Suchmaschine.
Eigenschaften und Kommentare
Jede Datei trägt ihre Basisinformationen: Name, Speicherort, Größe, Änderungsdatum, Versionsverlauf und Aktivität. Kommentare ermöglichen den Austausch über eine Datei, ohne sie zu ändern oder per E-Mail zu versenden.
Klytic Docs liefert kein maßgeschneidertes fachliches Metadatenformular mit Feldern wie „Vertragsnummer“ oder „Fälligkeitsdatum“. Wenn Ihr Geschäft so etwas braucht, beschreiben Sie den Bedarf dem Klytic-Team: Tags, Namenskonvention oder ein eingerichteter Ablauf decken ihn oft ab.
4. Der Freigabeablauf
Für Dokumente, die das Unternehmen verpflichten, bietet Klytic Docs konfigurierbare Genehmigungsabläufe. Das Beispiel der Lieferantenrechnung:
- Eingereicht: Die Rechnung wird in Klytic Docs abgelegt, vom Computer, vom Handy oder über den Browser.
- Genehmigt: Sie geht automatisch an die Person, die sie freigeben muss, und diese genehmigt oder lehnt sie ab.
- Abgelegt: Nach der Genehmigung wird sie im richtigen Ordner abgelegt und aufbewahrt, bereit zum Wiederfinden.
Dasselbe Schema gilt für einen Vertrag, eine Spesenabrechnung, ein Qualitätsverfahren. Die Einrichtung legt drei Dinge fest: wo das Dokument eingereicht wird, wer freigibt und wohin es danach geht. Ein Administrator Ihrer Instanz kann dies mit Hilfe des Supports tun, oder das Klytic-Team richtet es passend zu Ihrer Organisation ein.
Beispiel: eine Kanzlei mit 15 Personen
Die Kanzlei hat einen Teamordner „Mandanten“ mit einem Unterordner pro Mandant und Geschäftsjahr. Vier Tags nutzen alle: „Vertrag“, „Rechnung“, „Zu unterschreiben“, „Archiviert“. Lieferantenrechnungen durchlaufen einen Ablauf: Einreichen in „Zu prüfende Rechnungen“, Freigabe durch die Partnerin, dann Ablage in „Buchhaltung/2026“. Um alle Verträge eines Mandanten zu finden, genügt es, seinen Ordner zu öffnen und zu filtern oder die Ansicht des Tags „Vertrag“ zu öffnen.
