Domů›Příručky›Dokumenty a správa dokumentů (DMS)
Dokumenty a správa dokumentů (DMS) · Používat Klytic Docs
V Klytic Docs najdete dokument třemi cestami: přes týmovou složku, která dává stálý rámec; přes štítky, které složky protínají (zákazník, rok, typ); a přes vyhledávání, které vychází z názvu souboru. Pro dokumenty, které musí být schváleny, lze s týmem Klytic nastavit proces „nahrání, schválení, zařazení“.
Dokument, který má své místo, který každý najde, aniž by znal jeho autora, a který prochází procesem, když firmu zavazuje. Vyhledávání ukazuje jen to, co má daná osoba právo vidět: společné třídění neotevírá uzavřené složky.
Hlavní třídění probíhá podle týmových složek: jedna pro každé oddělení, pobočku nebo hlavní oblast činnosti. Několik pravidel zabrání stromu složek, kterému nikdo nerozumí:
Práva k těmto složkám popisuje článek Nastavit, kdo vidí které dokumenty.
Soubor může být jen v jedné složce. Může ale nést více štítků. Ty slouží k průřezovým otázkám: všechny smlouvy, všechny doklady z roku 2025, vše, co čeká na podpis.
Štítek může být viditelný a přidávaný všemi, viditelný, ale přidávaný jen administrátory, nebo neviditelný a vyhrazený automatickým pravidlům. Vyhrazené štítky slouží například k označení stavu, který smí měnit jen schvalovací proces.
Udržujte seznam krátký: dvacet štítků, které všichni znají, má větší cenu než dvě stě, které si každý vymyslí.
Vyhledávací lišta najde soubory a složky podle názvu ve všem, k čemu máte přístup: ve vašem prostoru, v týmových složkách, v položkách sdílených s vámi. Pole filtru také umožňuje zúžit zobrazení otevřené složky.
Vyhledávání v obsahu souborů, a ne jen v jejich názvu, závisí na konfiguraci vaší instance. Ověřte si u podpory Klytic, zda je u vás zapnuté a pro které formáty. Naskenovaný dokument bez rozpoznání textu například najdete jen podle názvu a štítků. V závislosti na způsobu šifrování složky nemusí být obsah indexován.
Proto zůstávají základem název souboru a štítky. Ve velké organizaci ušetří sdílená konvence pojmenování více času než jakýkoli vyhledávač.
Každý soubor nese základní informace: název, umístění, velikost, datum úpravy, historii verzí a aktivitu. Komentáře umožňují diskutovat o souboru, aniž byste ho upravovali nebo posílali e-mailem.
Klytic Docs nedodává kartu obchodních metadat na míru, s poli jako „číslo smlouvy“ nebo „datum splatnosti“. Pokud je vaše činnost potřebuje, popište požadavek týmu Klytic: často ho vyřeší štítky, pojmenování nebo nastavený proces.
Pro dokumenty, které firmu zavazují, nabízí Klytic Docs nastavitelné schvalovací procesy. Příklad faktury od dodavatele:
Stejné schéma platí pro smlouvu, vyúčtování cestovních náhrad nebo postup řízení kvality. Nastavení určuje tři věci: kam se dokument nahrává, kdo schvaluje a kam pak putuje. Může ho provést administrátor vaší instance s pomocí podpory, nebo ho tým Klytic nastaví podle vaší organizace.
Proces dokument zařadí. Nerozhoduje o tom, jak dlouho ho uchovávat ani kdy ho zničit. Tato doba vyplývá z vašich povinností a z vaší archivační politiky: viz příručka Uchovávat důležité dokumenty a rozhodnout o archivační politice.
Klytic Docs netřídí dokumenty pomocí umělé inteligence. Co takové třídění obnáší a co při něm opouští firmu, rozebírá článek AI a dokumenty, aniž by opustily firmu.
Kancelář má týmovou složku „Zákazníci“ s podsložkou pro každého zákazníka a každé účetní období. Čtyři štítky používají všichni: „Smlouva“, „Faktura“, „K podpisu“, „Archivováno“. Faktury od dodavatelů procházejí procesem: nahrání do složky „Faktury ke schválení“, schválení společnicí a poté zařazení do složky „Účetnictví/2026“. Chcete-li najít všechny smlouvy zákazníka, stačí otevřít jeho složku a použít filtr, nebo otevřít zobrazení štítku „Smlouva“.
Proces, závazná verze a uchovávání. Viz Úložiště, synchronizace, sdílení souborů a správa dokumentů (DMS).
Závisí to na příslušném právním předpisu a na vaší zemi. Viz Uchovávání a archivace dokumentů.
Ve výchozím stavu ne. Do své instance, kterou spravujete, můžete přidat rozšíření s AI. Před jeho aktivací si přečtěte, co obnáší, v článku AI a dokumenty, aniž by opustily firmu.
Ano, v historii verzí: Najít verzi dokumentu.
Popište nám dokument, kdo ho schvaluje a kam má být zařazen: tým Klytic proces nastaví spolu s vámi.
Uvítací nabídka
Zkušební nabídka bez závazků. Náš poradce vám zavolá, aby poznal vaše potřeby a připravil vaše prostředí Klytic.
