Mitä saatte
Asiakirjalla on paikkansa, jokainen löytää sen tuntematta sen laatijaa, ja se kulkee hyväksyntäkierron kautta, kun se sitoo yritystä. Haku näyttää vain sen, mihin henkilöllä on oikeus: yhteinen järjestys ei avaa suljettuja kansioita.
1. Tiimikansio: pysyvä runko
Pääasiallinen järjestäminen tehdään tiimikansioilla: yksi kutakin osastoa, toimipistettä tai keskeistä toimintoa kohden. Muutama sääntö estää hakemistorakenteen, jota kukaan ei ymmärrä:
- enintään kolme tai neljä tasoa;
- yksi kansio kutakin pysyvää kohdetta (asiakas, projekti, tilikausi) kohden, ei henkilökohtaisia kansioita;
- yhteinen nimeämiskäytäntö, esimerkiksi 2026-03-12 Virtanen tarjous kattotyöt: päivämäärä, osapuoli, aihe;
- suosikit kansioille, jotka avataan päivittäin.
Näiden kansioiden oikeudet kuvataan ohjeessa Kuka näkee mitkäkin asiakirjat.
2. Tunnisteet: kansioiden yli
Tiedosto voi olla vain yhdessä kansiossa. Sillä voi olla useita tunnisteita. Niillä vastataan poikkileikkaaviin kysymyksiin: kaikki sopimukset, kaikki vuoden 2025 tositteet, kaikki allekirjoitusta odottavat.
- Tunnisteen lisääminen: tiedoston tietopaneelista tai kerralla useiden tiedostojen valinnalle.
- Haku tunnisteen mukaan: oma näkymä listaa kaikki tiedostot, joilla on tietty tunniste, kansiosta riippumatta, oikeuksienne rajoissa.
- Kuka luo tunnisteet: instanssinne pääkäyttäjä. Hän voi sallia käyttäjien luoda niitä tai varata oikeuden itselleen pitääkseen luettelon siistinä.
Tunniste voi olla kaikille näkyvä ja kaikkien lisättävissä, näkyvä mutta vain pääkäyttäjien lisättävissä, tai näkymätön ja varattu automaattisille säännöille. Varattuja tunnisteita käytetään esimerkiksi merkitsemään tila, jota vain hyväksyntäkierto saa muuttaa.
Pitäkää luettelo lyhyenä: parikymmentä kaikkien tuntemaa tunnistetta on parempi kuin kaksisataa, joita jokainen keksii itse.
3. Haku
Hakupalkki löytää tiedostot ja kansiot nimen perusteella kaikesta, mihin teillä on pääsy: omasta tilastanne, tiimikansioista ja kanssanne jaetuista kohteista. Suodatuskentällä voi myös rajata avoinna olevan kansion näkymää.
Haku tiedostojen sisällöstä eikä vain nimestä riippuu instanssinne asetuksista. Tarkistakaa Klyticin tuelta, onko se käytössä teillä ja mille tiedostomuodoille. Esimerkiksi skannattu asiakirja ilman tekstintunnistusta löytyy vain nimen ja tunnisteiden perusteella. Kansion salaustavasta riippuen sisältöä ei välttämättä indeksoida.
Siksi tiedoston nimi ja tunnisteet ovat edelleen perusta. Suuressa organisaatiossa yhteinen nimeämiskäytäntö säästää enemmän aikaa kuin mikään hakukone.
Ominaisuudet ja kommentit
Jokaisella tiedostolla on perustietonsa: nimi, sijainti, koko, muokkauspäivä, versiohistoria ja tapahtumat. Kommenteilla voi keskustella tiedostosta muokkaamatta sitä tai lähettämättä sitä sähköpostilla.
Klytic Docs ei sisällä räätälöityä liiketoiminnan metatietokorttia, jossa olisi kenttiä kuten ”sopimusnumero” tai ”erpäivä”. Jos toimintanne tarvitsee sellaista, kuvatkaa tarve Klyticin tiimille: tunnisteet, nimeäminen tai määritetty kierto vastaavat siihen usein.
4. Hyväksyntäkierto
Yritystä sitoville asiakirjoille Klytic Docs tarjoaa määritettäviä hyväksyntäkiertoja. Esimerkkinä ostolasku:
- Tallennettu: lasku tallennetaan Klytic Docsiin tietokoneelta, puhelimesta tai selaimesta.
- Hyväksytty: se lähetetään automaattisesti henkilölle, jonka on tarkastettava se, ja hän hyväksyy tai hylkää sen.
- Arkistoitu: hyväksynnän jälkeen se siirretään oikeaan kansioon ja säilytetään valmiina löydettäväksi.
Sama malli toimii sopimukselle, kulukorvaukselle tai laatuohjeelle. Määrityksessä päätetään kolme asiaa: mihin asiakirja tallennetaan, kuka hyväksyy ja minne se menee sen jälkeen. Instanssinne pääkäyttäjä voi tehdä sen tuen avustuksella, tai Klyticin tiimi määrittää sen organisaationne mukaan.
Esimerkki: 15 hengen toimisto
Toimistolla on tiimikansio ”Asiakkaat”, jossa on alikansio kullekin asiakkaalle ja tilikaudelle. Neljää tunnistetta käyttävät kaikki: ”Sopimus”, ”Lasku”, ”Allekirjoitettava”, ”Arkistoitu”. Ostolaskut kulkevat kierron kautta: tallennus kansioon ”Hyväksyttävät laskut”, osakkaan hyväksyntä ja sen jälkeen siirto kansioon ”Kirjanpito/2026”. Asiakkaan kaikki sopimukset löytyvät avaamalla hänen kansionsa ja suodattamalla tai avaamalla tunnisteen ”Sopimus” näkymän.
