Ką gaunate
Dokumentą, kuris turi savo vietą, kurį kiekvienas gali rasti nežinodamas jo autoriaus ir kuris eina per tvirtinimo procesą, kai įpareigoja įmonę. Paieška rodo tik tai, ką asmuo turi teisę matyti: bendra klasifikacija neatveria uždarytų aplankų.
1. Komandos aplankas: stabilus pagrindas
Pagrindinis klasifikavimas atliekamas komandų aplankais: po vieną kiekvienam skyriui, padaliniui ar pagrindinei veiklai. Kelios taisyklės padeda išvengti struktūros, kurios niekas nesupranta:
- ne daugiau kaip trys ar keturi lygiai;
- vienas aplankas ilgalaikiam objektui (klientui, projektui, finansiniams metams), o ne asmeniui;
- bendra pavadinimų taisyklė, pavyzdžiui, 2026-03-12 Dupont stogo pasiūlymas: data, kita šalis, objektas;
- mėgstamiausi – kasdien atidaromiems aplankams.
Šių aplankų teisės aprašytos puslapyje Nustatyti, kas mato kuriuos dokumentus.
2. Žymos: sąsajos tarp aplankų
Failas gali būti tik viename aplanke. Jis gali turėti kelias žymas. Jos skirtos skersiniams klausimams: visos sutartys, visi 2025 m. dokumentai, visa, kas laukia parašo.
- Žymos priskyrimas: iš failo informacijos skydelio arba vienu metu keliems pažymėtiems failams.
- Paieška pagal žymą: atskirame rodinyje pateikiami visi failai su nurodyta žyma, nepriklausomai nuo aplanko, pagal jūsų teises.
- Kas kuria žymas: jūsų instancijos administratorius. Jis gali leisti naudotojams jas kurti arba pasilikti šią teisę sau, kad sąrašas būtų tvarkingas.
Žyma gali būti matoma ir priskiriama visų, matoma, bet priskiriama tik administratorių, arba nematoma ir skirta tik automatinėms taisyklėms. Rezervuotos žymos naudojamos, pavyzdžiui, būsenai pažymėti, kurią keisti gali tik tvirtinimo procesas.
Laikykite sąrašą trumpą: dvidešimt visų žinomų žymų vertingesnės nei du šimtai, kurias kiekvienas sugalvoja pats.
3. Paieška
Paieškos juosta randa failus ir aplankus pagal pavadinimą visur, kur turite prieigą: jūsų erdvėje, komandų aplankuose, su jumis bendrinamuose elementuose. Filtro laukas taip pat leidžia susiaurinti atidaryto aplanko rodinį.
Paieška failų turinyje, o ne tik jų pavadinimuose, priklauso nuo jūsų instancijos konfigūracijos. Pasitikslinkite su Klytic palaikymo komanda, ar ji įjungta jūsų instancijoje ir kokiems formatams. Pavyzdžiui, nuskenuotą dokumentą be teksto atpažinimo galima rasti tik pagal pavadinimą ir žymas. Priklausomai nuo aplanko šifravimo režimo, turinys gali būti neindeksuojamas.
Todėl failo pavadinimas ir žymos išlieka pagrindas. Didelėje organizacijoje bendra pavadinimų taisyklė sutaupo daugiau laiko nei bet kuri paieškos sistema.
Savybės ir komentarai
Kiekvienas failas turi pagrindinę informaciją: pavadinimą, vietą, dydį, pakeitimo datą, versijų istoriją ir veiklos žurnalą. Komentarai leidžia aptarti failą jo nekeičiant ir nesiunčiant el. paštu.
Klytic Docs nepateikia pagal užsakymą pritaikytos verslo metaduomenų kortelės su tokiais laukais kaip „sutarties numeris“ ar „galiojimo pabaigos data“. Jei jūsų veiklai to reikia, aprašykite poreikį Klytic komandai: dažnai jį patenkina žymos, pavadinimų taisyklės ar sukonfigūruotas procesas.
4. Tvirtinimo procesas
Dokumentams, kurie įpareigoja įmonę, Klytic Docs siūlo konfigūruojamus tvirtinimo procesus. Tiekėjo sąskaitos pavyzdys:
- Įkelta: sąskaita įkeliama į Klytic Docs iš kompiuterio, telefono ar naršyklės.
- Patvirtinta: ji automatiškai nukreipiama asmeniui, kuris turi ją patvirtinti; jis ją patvirtina arba atmeta.
- Sudėta į vietą: patvirtinta ji perkeliama į tinkamą aplanką ir saugoma, kad būtų lengva rasti.
Ta pati schema tinka sutarčiai, išlaidų ataskaitai, kokybės procedūrai. Konfigūracija nustato tris dalykus: kur dokumentas įkeliamas, kas tvirtina ir kur jis keliauja toliau. Tai gali atlikti jūsų instancijos administratorius padedamas palaikymo komandos arba Klytic komanda pagal jūsų organizaciją.
Pavyzdys: 15 darbuotojų biuras
Biuras turi komandos aplanką „Klientai“ su poaplankiu kiekvienam klientui ir finansiniams metams. Visi naudoja keturias žymas: „Sutartis“, „Sąskaita“, „Reikia pasirašyti“, „Archyvuota“. Tiekėjų sąskaitos eina per procesą: įkėlimas į „Tvirtintinos sąskaitos“, partnerės patvirtinimas, tada perkėlimas į „Apskaita/2026“. Norėdami rasti visas kliento sutartis, pakanka atidaryti jo aplanką ir pritaikyti filtrą arba atidaryti žymos „Sutartis“ rodinį.
