Mit kap Ön
Hozzáférést ad egy fájlhoz vagy mappához anélkül, hogy mellékletként elküldené. A dokumentum a helyén marad, az Ön példányában. Tudja, ki fér hozzá, bármikor szűkítheti a jogokat vagy megszüntetheti a hozzáférést, és a címzett mindig a legfrissebb verziót látja.
Belső megosztás
Egy fájl vagy mappa megosztási paneljén válasszon ki egy kollégát vagy egy csoportot a szervezetéből. Meghatározza a jogait: olvasás, módosítás, továbbmegosztás. Az elem megjelenik az ő területén.
Egy teljes osztály számára inkább egy csoport előtt nyitott csapatmappát válasszon, mint egyedi megosztások sorozatát. A csoportok beállítását a Ki melyik dokumentumot látja: a beállítás oldal magyarázza el.
Link küldése külső félnek
Egy megosztási link olyan személynek ad hozzáférést egy fájlhoz vagy mappához, akinek nincs fiókja az Ön példányában. A cím véletlenszerű, kitalálhatatlan azonosítót tartalmaz. Minden linkhez beállítja:
- a jogosultságokat: csak olvasás, vagy feltöltés és módosítás. Mappa esetén egy csak feltöltési mód lehetővé teszi fájlok fogadását is anélkül, hogy megmutatná, mit tartalmaz már a mappa;
- egy jelszót, amelyet a linktől eltérő csatornán kell továbbítani, például telefonon;
- egy lejárati dátumot, amely után a link automatikusan megszűnik működni;
- egy megjegyzést a címzettnek, ha szükséges.
Ugyanarra a mappára több linket is létrehozhat, különböző jogokkal, és mindegyiket külön visszavonhatja. A Klytic Mailből ezt a linket küldje egy nagy méretű melléklet helyett: a címzett a naprakész verziót látja.
A véletlen megosztás elkerülése
Az adatszivárgások többsége rossz mappára létrehozott linkből vagy időkorlát nélkül nyitva hagyott linkből ered. A példánya egyik adminisztrátora mindenkire érvényes szabályokat határozhat meg:
- jelszó megkövetelése minden külső linken;
- alapértelmezett lejárati dátum, valamint egy maximális időtartam, amelyet a felhasználó nem léphet túl;
- egy kapott elem továbbmegosztásának engedélyezése vagy tiltása;
- a belső megosztások korlátozása az adott személy csoportjainak tagjaira;
- bizonyos csoportok tagjainak kizárása a megosztások létrehozásából, miközben továbbra is fogadhatnak megosztásokat.
A felhasználó oldalán két beidegződés elegendő. A szükséges almappát ossza meg, soha ne kényelemből a szülőmappát. És egy érzékeny dokumentum feltöltése előtt ellenőrizze a megosztási panelen, ki fér már hozzá, beleértve a szülőmappán keresztüli hozzáférést is.
Együttműködés partnerrel
A megfelelő eszköz a cserék időtartamától és irányától függ.
| Helyzet | Művelet |
|---|
| Egy dokumentum alkalmi küldése | Csak olvasható link, jelszó, rövid lejárati idő |
| Dokumentumok fogadása egy ügyféltől | Csak feltöltésre szolgáló link egy erre kijelölt mappán |
| Rendszeres, kétirányú csere | A partner számára kijelölt mappa, módosítási joggal rendelkező link, jelszó, minden határidőnél felülvizsgált lejárati dátum |
| Tartós együttműködés | Az adminisztrátor által az Ön példányában létrehozott fiók, olyan csoportba helyezve, amely csak a közös mappát látja |
A partnermappa az érzékeny mappaszerkezeten kívül helyezkedik el. Így egy túl tág link semmi mást nem tehet közzé. A külső személyeknek szánt fiókok létrehozásánál egyeztessen a Klytickel arról, hogyan hat ez az előfizetése méretezésére.
Megbeszélésekhez a külső vendégek egy egyszerű linken keresztül, fiók nélkül csatlakoznak a Klytic Docs videokonferenciájához. Ez a megbeszéléshez való hozzáférés nem nyitja meg számukra a mappáit: a hívás során bemutatott dokumentumot külön, linken keresztül kell megosztani.
A videokonferencia korlátozott számú felhasználó számára áll rendelkezésre. Nagy számú felhasználó videokonferenciás támogatására egyedi árajánlatot készítünk.
Érzékeny dokumentumok és letöltések
A képernyőn megjelenő dokumentumot mindig le lehet másolni vagy le lehet fényképezni. Az ellenőrzés ezért több, egymással kombinált eszközön alapul:
- olvasási jog módosítási jog nélkül;
- linken a letöltés gomb elrejtése. Ez megnehezíti a fájl megszerzését, de nem teszi lehetetlenné;
- rövid lejárati dátum, és a link eltávolítása, amint már nincs rá szükség;
- a mappa tevékenységének követése a naplóban;
- érzékeny mappa szinkronizálásának mellőzése külső vagy közös használatú munkaállomásra;
- arra, aminek soha nem szabad kikerülnie: semmilyen link létrehozása, és az érintett csoport kizárása a megosztások létrehozásából.
Az Ön példányával folytatott adatforgalom titkosított. A mappa titkosítási módjától függően azonban a felkínált megosztási lehetőségek eltérhetnek: ellenőrizze őket, mielőtt titkosítana egy külső személyeknek szánt mappát.
Példa: egy „Ügyfelek” és egy „Bérszámfejtés” mappa
Egy szolgáltató vállalat két csapatmappát nyit.
- Ügyfelek: minden ügyfélnek saját almappája van. A projektvezetők itt jelszóval védett linkeket hoznak létre, amelyek legfeljebb harminc napig érvényesek, ahogy az adminisztrátor előírja.
- Bérszámfejtés: csak a Bérszámfejtés csoport számára nyitott, módosítási joggal, továbbmegosztási jog nélkül. A csoport ki van zárva a megosztások létrehozásából. A bérjegyzékek soha nem kerülnek ki linken.
Korlátok
- Egy link eltávolítása megszünteti a hozzáférést, de nem törli a címzett által már letöltött másolatot.
- Egy harmadik félnek továbbított link e harmadik fél számára is használható marad, ha nincs jelszava. Ezért érdemes a jelszót kötelezővé tenni.
- Arról, hogy a Klytic Docsot integrálja-e a vállalat más eszközeivel, a Dokumentumkezelő rendszer összekapcsolása az ERP-vel, a CRM-mel és a levelezéssel útmutató szól.
