A rögzítés adatkezelés
Egy hívásrögzítés tartalmazza egy munkavállaló és beszélgetőpartnere hangját, gyakran a nevüket, néha a beszélgetés során elhangzott érzékeny információkat is. Ez a GDPR értelmében személyes adatok kezelése. Az 5. cikk két elve közvetlenül alkalmazandó: az adatokat meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból gyűjtik, és csak az e célokhoz szükséges ideig őrzik meg.
Az időtartamot tehát nem elsőként kell kiválasztani. A célból kell levezetni. Az a vállalat, amely nem tudja megmondani, miért rögzít, azt sem tudja megmondani, meddig őrzi meg a felvételeket.
Az elfogadott célok, és amit indokolnak
A CNIL munkahelyi híváslehallgatásról és -rögzítésről szóló tájékoztatója elfogadott célokat sorol fel: a munkavállalók képzése, értékelése, a szolgáltatás minőségének javítása, és jogszabályban meghatározott korlátozott esetekben egy szerződés vagy ügylet bizonyítása. A megoldásnak elismert szükségletre kell válaszolnia, és arányosnak kell maradnia a céllal.
| Cél | Mit kell megőrizni | Kinek kell meghallgatnia |
|---|
| Képzés | Néhány kiválasztott hívást, egy foglalkozás vagy képzési ciklus idejére | A képzőnek, az érintett munkavállalónak |
| Értékelés és minőség | Az elemzési szempontrendszerhez szükséges hívásokat; magát a szempontrendszert | A csapatvezetőnek vagy a minőségbiztosítás vezetőjének |
| Egy ügylet bizonyítása | A kötelezettségvállalást tartalmazó hívásokat, ha jogszabály előírja | A szerződéseket vagy a vitás ügyeket kezelő részlegnek |
Ugyanez a tájékoztató korlátokat is rögzít. A munkaadó nem vezethet be állandó vagy rendszeres lehallgatási vagy rögzítési megoldást, kivéve, ha külön jogszabály előírja. Az összes hívás rögzítése az udvariatlanságok visszaszorítása érdekében nem megengedett: a munkavállaló által indított rögzítés kevésbé beavatkozónak minősül. A munkavállalóknak lehetővé kell tenni, hogy magánhívásaikat nem rögzített vonalakon bonyolítsák, vagy kikapcsolhassák a rögzítést; ugyanez vonatkozik a munkavállalói képviselőkre megbízatásuk gyakorlása során.
Tájékoztatás és a meghallgatás korlátozása
A tájékoztatás megelőzi a bekapcsolást.
- A munkavállalói képviselőket a megoldás bevezetése előtt tájékoztatni kell, és ki kell kérni a véleményüket.
- A munkavállalók tudják, mikor hallgathatják le vagy rögzíthetik hívásaikat, miért, ki és meddig.
- A hívó feleket a hívás elején tájékoztatni kell, általában egy rövid bejelentéssel, amely egy teljes tájékoztatóra utal. A CNIL pontosítja, hogy a beszélgetés vége előtt tájékoztatni kell őket tiltakozási jogukról.
- Az adatkezelési nyilvántartás tartalmazza a megoldást, és ha van kinevezett adatvédelmi tisztviselő (DPO), őt is be kell vonni.
A hozzáférést a cél által érintett részlegekre kell korlátozni, jogosultságokkal és a végrehajtott műveletek nyomon követhetőségével. A gyakorlatban: kevés embernek van joga meghallgatni a felvételeket, ez a jog különáll a hívásindítás jogától, és a jogosult személyek listáját rendszeresen felülvizsgálják. A Klytic Tel esetében a megvalósítást a Ki hallgathatja meg a hívásrögzítéseket a Klytic Telben oldal írja le.
Az időtartamok: mit mond a CNIL
A CNIL tájékoztatója két viszonyítási pontot ad a munkahelyi hívásrögzítésekre:
- a felvételek legfeljebb hat hónapig őrizhetők meg, kivéve, ha jogszabály külön időtartamot ír elő, vagy különös indok áll fenn;
- az elemzési dokumentumok, jegyzőkönyvek vagy értékelőlapok legfeljebb egy évig őrizhetők meg.
Egy jó gyakorlatot is ajánl: a felvételeket a következő napokban kell feldolgozni, elkészíteni az elemzési dokumentumokat, majd a felvételeket gyorsan törölni. A hat hónap felső határ, nem cél.
Ezek a viszonyítási pontok nem fednek le minden esetet. Egyes ágazatoknak saját jogszabályaik vannak, amelyek hosszabb vagy rövidebb időtartamot írnak elő a kötelezettségvállalást tartalmazó hívásokra. Ha tevékenysége szabályozott, az ágazati szabály az irányadó: ellenőrizze adatvédelmi tisztviselőjével vagy tanácsadójával, mielőtt meghatározza a sajátját.
Az itt felhasznált CNIL-oldal 2009-ből származik, és a „obsolète, en cours de mise à jour” (elavult, frissítés alatt) megjegyzés szerepel rajta. A megtekintés időpontjában ez a hatóság által e témában közzétett hivatkozás. Szabálya véglegesítése előtt ellenőrizze, van-e újabb változat.
Módszer a saját időtartam meghatározásához
- Írja le a célt vonalanként vagy várakozási soronként: az ügyfélfogadást a minőségért, az értékesítést a bizonyításért, és így tovább.
- Korlátozza a kört: csak azokat a vonalakat rögzítse, amelyeknél erre ok van.
- Határozzon meg időtartamot minden célhoz, a CNIL viszonyítási pontját meg nem haladva, kivéve, ha jogszabály vagy írásos indoklás mást kíván.
- Kezelje a származtatott adatokat: az átírásoknak, összefoglalóknak, elemzési szempontrendszereknek és a levelezőrendszerbe másolt hangüzeneteknek saját időtartamuk van. A hangfájl törlése nem törli az átírását.
- Vizsgálja felül a szabályt és a jogosult személyek listáját legalább évente egyszer.
A mentés nem azonos a megőrzési idővel
Két óra létezik egymás mellett, és nem szabad összetéveszteni őket.
A megőrzési idő az Ön döntése: meddig marad meghallgatható a felvétel a szolgáltatásban. A mentések megőrzése az üzemeltető műszaki intézkedése: meddig őriznek meg egy másolatot a teljes szolgáltatásról, hogy egy incidens után vissza lehessen állítani.
Amikor töröl egy felvételt, az eltűnik a szolgáltatásból. Egy másolata azonban a mentésekben megmaradhat azok lejártáig. Ez a másolat a felhasználók számára nem hozzáférhető; csak visszaállításra szolgál. Tüntesse fel tájékoztatójában és nyilvántartásában: ez pontosabb, mint azonnali és teljes törlést állítani.
Gyakori kérdések
Rögzíthető-e a vállalat összes hívása?
A CNIL szerint az állandó vagy rendszeres rögzítés nem megengedett, kivéve, ha külön jogszabály előírja. Azokat a vonalakat rögzítse, amelyeknek céljuk van.
Tájékoztatni kell-e a hívó felet?
Igen, a hívás elején, azzal a lehetőséggel, hogy a beszélgetés vége előtt tiltakozhasson.
Ki hallgathatja meg a felvételeket?
Kizárólag a cél által érintett személyek. Lásd: Ki hallgathatja meg a hívásrögzítéseket a Klytic Telben.
Hol tárolják a hívásrögzítéseket?
A telefonplatformon, a hívás más nyomaival együtt. Lásd: Mit tud egy telefonplatform az Ön vállalatáról.
Hol helyezkedik el a Klytic
A hívásrögzítés a Klytic Tel egyik funkciója, amely már az Egyszerű vonaltól elérhető. Alapértelmezés szerint nem kapcsol be mindenhol: Ön választja ki a Klytickel együtt azokat a vonalakat vagy várakozási sorokat, ahol célja van. A beszélgetések átírása és összefoglalása a Business vonal része; ezek származtatott adatok, amelyekre szabályának ki kell terjednie.
A felvételeket az Ön szervezetének fenntartott telefonszerver őrzi, a választott hosztolási zónában vagy az Ön szerverein. A megőrzési időt szabálya szerint kell meghatározni. A Klytic nem állapít meg Ön helyett törvényes időtartamot, és nem helyettesíti adatvédelmi tisztviselőjét.
A telefóniát naponta mentik, 30 napos megőrzéssel. Egy törölt felvétel másolata ezért legfeljebb 30 napig megmaradhat a mentésekben, a felhasználók számára hozzáférhetetlenül. A szerződéskötéskor adatfeldolgozási szerződést biztosítunk.
Ez az oldal általános keretet ír le. Nem helyettesíti adatvédelmi tisztviselője (DPO) vagy tanácsadója véleményét, sem az ágazatára vonatkozó jogszabályokat.
Jogi helyzet 2026. október 11-én. Az időtartamokra vonatkozó viszonyítási pontok (hat hónap a felvételekre, egy év az elemzési dokumentumokra) a CNIL „L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail” című, 2009-ben közzétett tájékoztatójából származnak, amelyet a CNIL elavultként és frissítés alatt állóként jelöl. Ágazati jogszabály más időtartamot is előírhat.
Források
Megtekintve 2026 októberében.
- CNIL, „L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail” (közzétéve 2009. május 5-én, „obsolète et en cours de mise à jour” megjegyzéssel): elfogadott célok, az állandó vagy rendszeres megoldás tilalma, kivéve, ha jogszabály előírja, nem rögzített vonalak a magánhívásokhoz, a munkavállalói képviselők, a munkavállalók és a hívó felek tájékoztatása, tiltakozási jog, korlátozott hozzáférés és nyomon követhetőség, megőrzés legfeljebb hat hónapig a felvételeknél és egy évig az elemzési dokumentumoknál. cnil.fr
- GDPR, 5. cikk: célhoz kötöttség és korlátozott tárolhatóság. cnil.fr
- Klytic, Klytic Tel oldal: hívásrögzítés már az Egyszerű vonaltól, átírás és összefoglaló a Business vonalon. klytic.com
- Klytic, gyakori kérdések: a Klytic Tel napi mentése, 30 napos megőrzéssel. klytic.com
