Какво получавате
Документ, който има своето място, който всеки може да намери, без да познава автора му, и който минава през маршрут, когато ангажира дружеството. Търсенето показва само това, което човекът има право да вижда: общата подредба не отваря затворените папки.
1. Екипната папка: стабилната рамка
Основната подредба се прави с екипни папки: по една за всеки отдел, обект или голяма дейност. Няколко правила предотвратяват дървовидна структура, която никой не разбира:
- най-много три или четири нива;
- по една папка за всеки траен обект (клиент, проект, финансова година), а не за всеки човек;
- обща конвенция за именуване, например 2026-03-12 Петров оферта покрив: дата, контрагент, предмет;
- любими за папките, които се отварят всеки ден.
Правата върху тези папки са описани в Как да определите кой какви документи вижда.
2. Етикетите: пресичанията
Един файл може да бъде само в една папка. Но може да има няколко етикета. Те служат за надлъжните въпроси: всички договори, всички документи от 2025 г., всичко, което чака подпис.
- Поставяне на етикет: от панела с подробности на файла или веднага върху няколко избрани файла.
- Намиране по етикет: специален изглед показва всички файлове с даден етикет, независимо в коя папка са, в рамките на вашите права.
- Кой създава етикетите: администратор на вашата инстанция. Той може да позволи на потребителите да създават етикети или да запази това право за себе си, за да поддържа подреден списък.
Етикетът може да бъде видим и поставян от всички, видим, но поставян само от администраторите, или невидим и запазен за автоматичните правила. Запазените етикети служат например за отбелязване на статус, който само маршрутът за одобрение може да промени.
Дръжте списъка кратък: около двадесет етикета, познати на всички, са по-добре от двеста, които всеки измисля сам.
3. Търсенето
Лентата за търсене намира файлове и папки по името им във всичко, до което имате достъп: вашето пространство, екипните папки, споделените с вас елементи. Поле за филтриране позволява и да стесните изгледа на отворената папка.
Търсенето в съдържанието на файловете, а не само в името им, зависи от конфигурацията на вашата инстанция. Проверете с поддръжката на Klytic дали то е активирано при вас и за кои формати. Сканиран документ без разпознаване на текст, например, се намира само по името и етикетите си. В зависимост от начина на криптиране на папката съдържанието може да не се индексира.
Затова името на файла и етикетите остават основата. В голяма организация общата конвенция за именуване спестява повече време от който и да е двигател за търсене.
Свойства и коментари
Всеки файл носи основната си информация: име, местоположение, размер, дата на промяна, история на версиите и активност. Коментарите позволяват да се обсъжда файл, без да се променя или изпраща по имейл.
Klytic Docs не предлага специално изработена карта с бизнес метаданни, с полета като „номер на договор“ или „краен срок“. Ако дейността ви се нуждае от такива, опишете нуждата на екипа на Klytic: етикетите, именуването или настроен маршрут често я покриват.
4. Маршрутът за одобрение
За документите, които ангажират дружеството, Klytic Docs предлага настройваеми маршрути за одобрение. Примерът с фактура от доставчик:
- Качена: фактурата се качва в Klytic Docs от компютъра, телефона или браузъра.
- Одобрена: тя автоматично се изпраща на човека, който трябва да я потвърди, и той я одобрява или отхвърля.
- Подредена: след одобрението тя се поставя в правилната папка и се съхранява, готова да бъде намерена.
Същата схема важи за договор, разходен отчет, процедура по качеството. Настройката определя три неща: къде се качва документът, кой го одобрява и къде отива след това. Администратор на вашата инстанция може да я направи с помощта на поддръжката или екипът на Klytic да я настрои според вашата организация.
Пример: кантора с 15 души
Кантората има екипна папка „Клиенти“ с подпапка за всеки клиент и всяка финансова година. Четири етикета се използват от всички: „Договор“, „Фактура“, „За подпис“, „Архивирано“. Фактурите от доставчици минават през маршрут: качване в „Фактури за одобрение“, одобрение от съдружничката, след това подреждане в „Счетоводство/2026“. За да намерите всички договори на даден клиент, достатъчно е да отворите неговата папка и да филтрирате или да отворите изгледа на етикета „Договор“.
