Kaj dobite
Dokument, ki ima svoje mesto, ki ga vsak najde, ne da bi poznal avtorja, in ki sledi postopku, kadar zavezuje podjetje. Iskanje prikaže samo tisto, kar sme oseba videti: skupno razvrščanje ne odpre zaprtih map.
1. Skupinska mapa: stalen okvir
Glavno razvrščanje poteka po skupinskih mapah: ena za vsak oddelek, lokacijo ali večjo dejavnost. Nekaj pravil prepreči drevesno strukturo, ki je nihče ne razume:
- največ tri ali štiri ravni;
- ena mapa za vsak trajen predmet (stranka, projekt, poslovno leto), ne za osebo;
- skupno pravilo poimenovanja, na primer 2026-03-12 Novak ponudba streha: datum, partner, predmet;
- priljubljene za mape, ki jih odpirate vsak dan.
Pravice za te mape so opisane v Določite, kdo vidi katere dokumente.
2. Oznake: prečni pogledi
Datoteka je lahko samo v eni mapi. Ima pa lahko več oznak. Te služijo prečnim vprašanjem: vse pogodbe, vsi dokumenti iz leta 2025, vse, kar čaka na podpis.
- Dodajanje oznake: v podoknu s podrobnostmi datoteke ali na izboru več datotek hkrati.
- Iskanje po oznaki: namenski pogled prikaže vse datoteke z dano oznako, ne glede na mapo, v okviru vaših pravic.
- Kdo ustvarja oznake: skrbnik vaše instance. Uporabnikom lahko dovoli, da jih ustvarjajo, ali to pravico pridrži, da ostane seznam urejen.
Oznaka je lahko vidna in jo dodajajo vsi, vidna, a jo dodajajo samo skrbniki, ali nevidna in rezervirana za samodejna pravila. Rezervirane oznake na primer označujejo status, ki ga sme spremeniti samo potrditveni postopek.
Seznam naj bo kratek: dvajset oznak, ki jih poznajo vsi, je boljših od dvesto, ki si jih izmišlja vsak sam.
3. Iskanje
Iskalna vrstica najde datoteke in mape po imenu v vsem, do česar imate dostop: v vašem prostoru, skupinskih mapah, elementih, deljenih z vami. Polje za filtriranje omogoča tudi zožitev pogleda odprte mape.
Iskanje po vsebini datotek, ne le po imenu, je odvisno od konfiguracije vaše instance. S podporo Klytic preverite, ali je pri vas vklopljeno in za katere formate. Skeniran dokument brez prepoznavanja besedila se na primer najde samo po imenu in oznakah. Glede na način šifriranja mape vsebina morda ni indeksirana.
Zato ostajata ime datoteke in oznake osnova. V veliki organizaciji skupno pravilo poimenovanja prihrani več časa kot kateri koli iskalnik.
Lastnosti in komentarji
Vsaka datoteka ima osnovne podatke: ime, lokacijo, velikost, datum spremembe, zgodovino različic in dejavnost. Komentarji omogočajo izmenjavo mnenj o datoteki, ne da bi jo spremenili ali poslali po e-pošti.
Klytic Docs ne ponuja prilagojenega obrazca poslovnih metapodatkov s polji, kot sta »številka pogodbe« ali »datum zapadlosti«. Če to vaša dejavnost potrebuje, potrebo opišite ekipi Klytic: oznake, poimenovanje ali nastavljen postopek pogosto zadoščajo.
4. Potrditveni postopek
Za dokumente, ki zavezujejo podjetje, Klytic Docs ponuja nastavljive odobritvene postopke. Primer prejetega računa dobavitelja:
- Oddan: račun se naloži v Klytic Docs z računalnika, telefona ali brskalnika.
- Odobren: samodejno gre k osebi, ki ga mora potrditi, ta ga odobri ali zavrne.
- Razvrščen: ko je odobren, se shrani v pravo mapo in hrani, pripravljen za iskanje.
Isti vzorec velja za pogodbo, potni nalog, postopek kakovosti. Nastavitev določa tri stvari: kam se dokument odda, kdo ga potrdi in kam gre nato. Skrbnik vaše instance to lahko stori s pomočjo podpore, ali pa postopek po vaši organizaciji nastavi ekipa Klytic.
Primer: pisarna s 15 zaposlenimi
Pisarna ima skupinsko mapo »Stranke« s podmapo za vsako stranko in poslovno leto. Štiri oznake uporabljajo vsi: »Pogodba«, »Račun«, »Za podpis«, »Arhivirano«. Prejeti računi dobaviteljev gredo skozi postopek: oddaja v »Računi za potrditev«, potrditev s strani partnerice, nato razvrstitev v »Računovodstvo/2026«. Za iskanje vseh pogodb stranke zadošča, da odprete njeno mapo in filtrirate ali odprete pogled oznake »Pogodba«.
