Što dobivate
Dokument koji ima svoje mjesto, koji svatko može pronaći bez poznavanja autora i koji prolazi tijek odobravanja kada obvezuje poduzeće. Pretraživanje prikazuje samo ono što osoba smije vidjeti: zajedničko razvrstavanje ne otvara zatvorene mape.
1. Timska mapa: stabilan okvir
Glavno razvrstavanje provodi se po timskim mapama: jedna po odjelu, lokaciji ili većoj djelatnosti. Nekoliko pravila sprječava strukturu koju nitko ne razumije:
- najviše tri ili četiri razine;
- jedna mapa po trajnom objektu (klijent, projekt, poslovna godina), ne po osobi;
- zajedničko pravilo imenovanja, primjerice 2026-03-12 Horvat ponuda krovište: datum, druga strana, predmet;
- favoriti za mape koje se otvaraju svaki dan.
Prava na tim mapama opisana su u Odrediti tko vidi koje dokumente.
2. Oznake: presjeci
Datoteka može biti samo u jednoj mapi. Može imati više oznaka. One služe za pitanja koja presijecaju mape: svi ugovori, svi dokumenti iz 2025., sve što čeka potpis.
- Dodavanje oznake: s ploče s pojedinostima datoteke ili odjednom na odabiru više datoteka.
- Pronalaženje po oznaci: poseban prikaz navodi sve datoteke s određenom oznakom, bez obzira na mapu, u granicama vaših prava.
- Tko izrađuje oznake: administrator vaše instance. Može dopustiti korisnicima da ih izrađuju ili zadržati to pravo kako bi popis ostao uredan.
Oznaka može biti vidljiva i dostupna svima za dodavanje, vidljiva, ali dodjeljiva samo administratorima, ili nevidljiva i rezervirana za automatska pravila. Rezervirane oznake služe primjerice za označavanje statusa koji smije mijenjati samo tijek odobravanja.
Neka popis bude kratak: dvadesetak oznaka koje svi poznaju vrijedi više od dvjesto koje svatko izmišlja.
3. Pretraživanje
Traka za pretraživanje pronalazi datoteke i mape po nazivu, u svemu čemu imate pristup: vašem prostoru, timskim mapama i stavkama podijeljenima s vama. Polje za filtriranje omogućuje i sužavanje prikaza otvorene mape.
Pretraživanje sadržaja datoteka, a ne samo naziva, ovisi o konfiguraciji vaše instance. Provjerite s podrškom Klytic je li ono kod vas aktivirano i za koje formate. Skenirani dokument bez prepoznavanja teksta, primjerice, pronalazi se samo po nazivu i oznakama. Ovisno o načinu šifriranja mape, sadržaj možda neće biti indeksiran.
Zato naziv datoteke i oznake ostaju temelj. U velikoj organizaciji zajedničko pravilo imenovanja štedi više vremena od bilo koje tražilice.
Svojstva i komentari
Svaka datoteka nosi osnovne informacije: naziv, lokaciju, veličinu, datum izmjene, povijest verzija i aktivnost. Komentari omogućuju razgovor o datoteci bez njezine izmjene ili slanja e-poštom.
Klytic Docs ne isporučuje prilagođeni obrazac poslovnih metapodataka s poljima poput „broj ugovora“ ili „datum dospijeća“. Ako to vaše poslovanje zahtijeva, opišite potrebu timu Klytic: oznake, imenovanje ili prilagođeni tijek često je rješavaju.
4. Tijek odobravanja
Za dokumente koji obvezuju poduzeće Klytic Docs nudi prilagodljive tijekove odobravanja. Primjer ulaznog računa dobavljača:
- Predan: račun se predaje u Klytic Docs, s računala, telefona ili preglednika.
- Odobren: automatski odlazi osobi koja ga mora odobriti, a ona ga odobrava ili odbija.
- Razvrstan: nakon odobrenja sprema se u odgovarajuću mapu i čuva, spreman za pronalaženje.
Isti obrazac vrijedi za ugovor, putni nalog ili postupak kvalitete. Postavka određuje tri stvari: gdje se dokument predaje, tko odobrava i kamo zatim ide. Administrator vaše instance može to napraviti uz pomoć podrške, ili tim Klytic tijek postavlja prema vašoj organizaciji.
Primjer: ured s 15 zaposlenih
Ured ima timsku mapu „Klijenti“, s podmapom za svakog klijenta i svaku poslovnu godinu. Četiri oznake koriste svi: „Ugovor“, „Račun“, „Za potpis“, „Arhivirano“. Ulazni računi dobavljača prolaze tijek: predaja u „Računi za odobrenje“, odobrenje partnerice, zatim spremanje u „Računovodstvo/2026“. Da biste pronašli sve ugovore klijenta, dovoljno je otvoriti njegovu mapu i filtrirati ili otvoriti prikaz oznake „Ugovor“.
