Lo que obtiene
Un documento que tiene su sitio, que cualquiera puede encontrar sin conocer a su autor y que sigue un circuito cuando compromete a la empresa. La búsqueda solo muestra lo que la persona tiene derecho a ver: una clasificación común no abre las carpetas cerradas.
1. La carpeta de equipo: el marco estable
La clasificación principal se hace por carpetas de equipo: una por departamento, por centro o por gran actividad. Algunas reglas evitan la estructura de carpetas que nadie entiende:
- tres o cuatro niveles como máximo;
- una carpeta por objeto duradero (cliente, proyecto, ejercicio), no por persona;
- una convención de nombres común, por ejemplo 2026-03-12 Dupont presupuesto tejado: fecha, tercero, objeto;
- los favoritos para las carpetas que se abren a diario.
Los permisos sobre estas carpetas se describen en Definir quién ve qué documentos.
2. Las etiquetas: los cruces
Un archivo solo puede estar en una carpeta. Puede llevar varias etiquetas. Sirven para las preguntas transversales: todos los contratos, todos los justificantes de 2025, todo lo que espera una firma.
- Poner una etiqueta: desde el panel de detalles de un archivo, o sobre una selección de varios archivos a la vez.
- Buscar por etiqueta: una vista específica lista todos los archivos que llevan una etiqueta determinada, sea cual sea su carpeta, dentro de los límites de sus permisos.
- Quién crea las etiquetas: un administrador de su instancia. Puede dejar que los usuarios las creen o reservarse ese derecho para mantener una lista ordenada.
Una etiqueta puede ser visible y asignable por todos, visible pero asignable solo por los administradores, o invisible y reservada a las reglas automáticas. Las etiquetas reservadas sirven, por ejemplo, para marcar un estado que solo el circuito de validación debe cambiar.
Mantenga una lista corta: una veintena de etiquetas conocidas por todos valen más que doscientas inventadas por cada uno.
3. La búsqueda
La barra de búsqueda encuentra archivos y carpetas por su nombre, en todo aquello a lo que tiene acceso: su espacio, las carpetas de equipo y los elementos compartidos con usted. Un campo de filtro permite además restringir la vista de la carpeta abierta.
La búsqueda en el contenido de los archivos, y no solo en su nombre, depende de la configuración de su instancia. Compruebe con el soporte de Klytic si está activada en su caso y para qué formatos. Un documento escaneado sin reconocimiento de texto, por ejemplo, solo se encuentra por su nombre y sus etiquetas. Según el modo de cifrado de la carpeta, el contenido puede no estar indexado.
Por eso el nombre del archivo y las etiquetas siguen siendo la base. En una gran organización, una convención de nombres compartida ahorra más tiempo que cualquier motor de búsqueda.
Propiedades y comentarios
Cada archivo lleva su información básica: nombre, ubicación, tamaño, fecha de modificación, historial de versiones y actividad. Los comentarios permiten conversar sobre un archivo sin modificarlo ni enviarlo por correo electrónico.
Klytic Docs no incluye una ficha de metadatos de negocio a medida, con campos como «número de contrato» o «fecha de vencimiento». Si su actividad lo necesita, describa la necesidad al equipo de Klytic: las etiquetas, la nomenclatura o un circuito configurado suelen darle respuesta.
4. El circuito de validación
Para los documentos que comprometen a la empresa, Klytic Docs ofrece circuitos de aprobación configurables. El ejemplo de la factura de proveedor:
- Depositada: la factura se deposita en Klytic Docs, desde el ordenador, el teléfono o el navegador.
- Aprobada: se envía automáticamente a la persona que debe validarla, que la aprueba o la rechaza.
- Archivada: una vez aprobada, se clasifica en la carpeta correcta y se conserva, lista para encontrarla.
El mismo esquema sirve para un contrato, una nota de gastos o un procedimiento de calidad. La configuración fija tres cosas: dónde se deposita el documento, quién lo valida y adónde va después. Un administrador de su instancia puede hacerlo con la ayuda del soporte, o el equipo de Klytic lo configura según su organización.
Ejemplo: un despacho de 15 personas
El despacho tiene una carpeta de equipo «Clientes», con una subcarpeta por cliente y por ejercicio. Cuatro etiquetas sirven para todos: «Contrato», «Factura», «Por firmar», «Archivado». Las facturas de proveedores pasan por un circuito: depósito en «Facturas por validar», validación por la socia y después clasificación en «Contabilidad/2026». Para encontrar todos los contratos de un cliente, basta con abrir su carpeta y filtrar, o abrir la vista de la etiqueta «Contrato».
