Mida te saate
Dokument, millel on oma koht, mille igaüks leiab üles autorit teadmata ja mis läbib kinnitusringi, kui see loob ettevõttele kohustusi. Otsing näitab ainult seda, mida inimesel on õigus näha: ühine liigitus ei ava suletud kaustu.
1. Meeskonnakaust: püsiv raamistik
Põhiliigitus toimub meeskonnakaustade kaupa: üks osakonna, asukoha või suure tegevusvaldkonna kohta. Mõni reegel hoiab ära kaustastruktuuri, millest keegi aru ei saa:
- kuni kolm või neli taset;
- üks kaust püsiva objekti kohta (klient, projekt, majandusaasta), mitte inimese kohta;
- ühine nimetamiskord, näiteks 2026-03-12 Dupont pakkumine katus: kuupäev, osapool, objekt;
- lemmikud kaustadele, mida avatakse iga päev.
Nende kaustade õigusi kirjeldab leht Seadistage, kes näeb milliseid dokumente.
2. Sildid: ristviited
Fail saab olla ainult ühes kaustas. Sellel võib olla mitu silti. Need on mõeldud läbivate küsimuste jaoks: kõik lepingud, kõik 2025. aasta dokumendid, kõik, mis ootab allkirja.
- Sildi lisamine: faili üksikasjade paneelilt või korraga mitmest failist koosnevale valikule.
- Sildi järgi leidmine: eraldi vaade loetleb kõik failid, millel on antud silt, olenemata kaustast, teie õiguste piires.
- Kes silte loob: teie instantsi administraator. Ta võib lubada kasutajatel silte luua või jätta selle õiguse endale, et nimekiri püsiks korras.
Silt võib olla nähtav ja kõigi poolt lisatav, nähtav, kuid ainult administraatorite poolt lisatav, või nähtamatu ja reserveeritud automaatreeglitele. Reserveeritud silte kasutatakse näiteks oleku märkimiseks, mida tohib muuta ainult kinnitusring.
Hoidke nimekiri lühike: paarikümmend kõigile teadaolevat silti on parem kui kakssada, mida igaüks ise leiutab.
3. Otsing
Otsinguriba leiab failid ja kaustad nime järgi kõigest, millele teil on juurdepääs: teie isiklik ala, meeskonnakaustad, teiega jagatud elemendid. Filtriväli võimaldab ka avatud kausta vaadet kitsendada.
Otsing failide sisust, mitte ainult nimest, sõltub teie instantsi konfiguratsioonist. Kontrollige Klyticu toelt, kas see on teil aktiveeritud ja milliste vormingute jaoks. Näiteks tekstituvastuseta skannitud dokumendi leiab ainult nime ja siltide järgi. Sõltuvalt kausta krüpteerimisviisist ei pruugita sisu indekseerida.
Seepärast jäävad aluseks faili nimi ja sildid. Suures organisatsioonis säästab ühine nimetamiskord rohkem aega kui ükski otsingumootor.
Omadused ja kommentaarid
Igal failil on põhiteave: nimi, asukoht, suurus, muutmise kuupäev, versiooniajalugu ja tegevused. Kommentaarid võimaldavad failiga seoses suhelda ilma seda muutmata või e-postiga saatmata.
Klytic Docs ei paku kohandatud ärimetaandmete kaarti väljadega nagu „lepingu number“ või „tähtaeg“. Kui teie tegevus seda vajab, kirjeldage vajadust Klyticu meeskonnale: sageli lahendavad selle sildid, nimetamiskord või seadistatud ring.
4. Kinnitusring
Ettevõttele kohustusi loovate dokumentide jaoks pakub Klytic Docs seadistatavaid kinnitusringe. Näide tarnija arvega:
- Üles laaditud: arve laaditakse Klytic Docsi arvutist, telefonist või brauserist.
- Kinnitatud: see liigub automaatselt inimesele, kes peab selle kinnitama ja kes kiidab selle heaks või lükkab tagasi.
- Paigutatud: pärast heakskiitmist paigutatakse see õigesse kausta ja säilitatakse, valmis üles leidmiseks.
Sama skeem kehtib lepingu, kuluaruande või kvaliteediprotseduuri puhul. Seadistus määrab kolm asja: kuhu dokument laaditakse, kes kinnitab ja kuhu see seejärel liigub. Seda saab teha teie instantsi administraator toe abiga või seadistab selle Klyticu meeskond vastavalt teie organisatsioonile.
Näide: 15 töötajaga büroo
Bürool on meeskonnakaust „Kliendid“, kus on alamkaust iga kliendi ja majandusaasta kohta. Neli silti on kõigile kasutamiseks: „Leping“, „Arve“, „Allkirjastada“, „Arhiveeritud“. Tarnijate arved läbivad ringi: üleslaadimine kausta „Kinnitamist ootavad arved“, kinnitamine partneri poolt, seejärel paigutamine kausta „Raamatupidamine/2026“. Kliendi kõigi lepingute leidmiseks piisab tema kausta avamisest ja filtreerimisest või sildi „Leping“ vaate avamisest.
