Ce obțineți
Un document care are un loc, pe care oricine îl poate regăsi fără să-i cunoască autorul și care urmează un flux atunci când angajează compania. Căutarea arată doar ce are persoana dreptul să vadă: o clasificare comună nu deschide dosarele închise.
1. Dosarul de echipă: cadrul stabil
Clasificarea principală se face pe dosare de echipă: unul pentru fiecare departament, sediu sau activitate majoră. Câteva reguli evită o arborescență pe care nu o înțelege nimeni:
- cel mult trei sau patru niveluri;
- un dosar pentru fiecare obiect durabil (client, proiect, exercițiu financiar), nu pentru fiecare persoană;
- o convenție de denumire comună, de exemplu 2026-03-12 Dupont ofertă acoperiș: dată, terț, obiect;
- favoritele pentru dosarele deschise zilnic.
Drepturile asupra acestor dosare sunt descrise în Stabiliți cine vede ce documente.
2. Etichetele: încrucișările
Un fișier poate fi într-un singur dosar. Poate purta în schimb mai multe etichete. Ele servesc întrebărilor transversale: toate contractele, toate documentele din 2025, tot ce așteaptă o semnătură.
- Aplicarea unei etichete: din panoul de detalii al unui fișier sau pe o selecție de mai multe fișiere deodată.
- Regăsirea după etichetă: o vizualizare dedicată listează toate fișierele care poartă o anumită etichetă, indiferent de dosar, în limita drepturilor dumneavoastră.
- Cine creează etichetele: un administrator al instanței dumneavoastră. El poate permite utilizatorilor să creeze etichete sau poate rezerva acest drept pentru a păstra o listă ordonată.
O etichetă poate fi vizibilă și aplicată de toți, vizibilă dar aplicată doar de administratori, sau invizibilă și rezervată regulilor automate. Etichetele rezervate servesc, de exemplu, la marcarea unui statut pe care doar fluxul de aprobare trebuie să-l schimbe.
Păstrați o listă scurtă: vreo douăzeci de etichete cunoscute de toți valorează mai mult decât două sute inventate de fiecare.
3. Căutarea
Bara de căutare găsește fișierele și dosarele după nume, în tot ce aveți acces: spațiul dumneavoastră, dosarele de echipă, elementele partajate cu dumneavoastră. Un câmp de filtrare permite și restrângerea vizualizării dosarului deschis.
Căutarea în conținutul fișierelor, nu doar în numele lor, depinde de configurația instanței dumneavoastră. Verificați cu suportul Klytic dacă este activată la dumneavoastră și pentru ce formate. Un document scanat fără recunoaștere de text, de exemplu, se găsește doar după nume și etichete. În funcție de modul de criptare a dosarului, conținutul poate să nu fie indexat.
De aceea numele fișierului și etichetele rămân baza. Într-o organizație mare, o convenție de denumire comună economisește mai mult timp decât orice motor de căutare.
Proprietăți și comentarii
Fiecare fișier poartă informațiile de bază: nume, locație, dimensiune, data modificării, istoricul versiunilor și activitatea. Comentariile permit discuții despre un fișier fără a-l modifica sau a-l trimite prin e-mail.
Klytic Docs nu livrează o fișă de metadate de business personalizată, cu câmpuri precum „număr de contract” sau „dată scadentă”. Dacă activitatea dumneavoastră are nevoie de așa ceva, descrieți nevoia echipei Klytic: etichetele, denumirea sau un flux configurat răspund adesea la ea.
4. Fluxul de aprobare
Pentru documentele care angajează compania, Klytic Docs oferă fluxuri de aprobare configurabile. Exemplul facturii de furnizor:
- Depusă: factura este depusă în Klytic Docs, de pe calculator, telefon sau din browser.
- Aprobată: pleacă automat către persoana care trebuie să o valideze, care o aprobă sau o respinge.
- Clasată: odată aprobată, este clasată în dosarul potrivit și păstrată, gata de a fi regăsită.
Aceeași schemă este valabilă pentru un contract, un decont de cheltuieli, o procedură de calitate. Configurarea stabilește trei lucruri: unde este depus documentul, cine îl aprobă și unde merge apoi. Un administrator al instanței dumneavoastră o poate face cu ajutorul suportului, sau echipa Klytic o configurează în funcție de organizarea dumneavoastră.
Exemplu: un cabinet cu 15 persoane
Cabinetul are un dosar de echipă „Clienți”, cu un subdosar pentru fiecare client și fiecare exercițiu financiar. Patru etichete servesc tuturor: „Contract”, „Factură”, „De semnat”, „Arhivat”. Facturile de furnizor trec printr-un flux: depunere în „Facturi de aprobat”, aprobare de către asociată, apoi clasare în „Contabilitate/2026”. Pentru a regăsi toate contractele unui client, este suficient să deschideți dosarul acestuia și să filtrați, sau să deschideți vizualizarea etichetei „Contract”.
