Három művelet, amelyet a csapatok összekevernek
| Művelet | Ki | Időtartam | Mire szolgál | Amit nem tesz meg |
|---|
| Mappába rendezés | A felhasználó | Amíg a felhasználó megtartja az üzenetet | Rendszerezés, visszakeresés | Védelem a törlés ellen |
| Visszanyerő mappa | A felhasználó | Rövid | Egy tévedésből törölt üzenet visszanyerése | Tartós megőrzés |
| Jogi archiválás (választható) | A Klytickel együtt meghatározva | Az árajánlatban rögzítettek szerint | Üzenetek megőrzése, hogy bemutathatók legyenek | A helyreállítási mentés helyettesítése |
Rendezés: a postafiók szervezése
Az „Ügyfelek 2025” mappába rendezett üzenet a postafiókban marad. Beleértendő a postafiók tárhelyébe, amely Standard csomagban 5 GB, Pro csomagban 15 GB, és kérésre bővíthető. Kereshető, áthelyezhető, és a felhasználó törölheti.
- Rendszerezzen ügyfelenként, ügyenként vagy évenként, mappákkal és olyan szűrőkkel, amelyek automatikusan rendezik a beérkező leveleket.
- Egy csapat számára a minden postafiókban szétszórt másolatok helyett részesítsen előnyben egy megosztott postafiókot vagy megosztott mappákat.
- Kerülje az Outlook helyi archívumait. Az Outlook archiválási funkciója egy, a számítógépen lévő fájlba helyezi át az üzeneteket: azok elhagyják a szervert, és ezáltal a Klytic mentéseit is. Ha a gép elvész, az üzenetek is elvesznek.
Ha egy postafiók megközelíti a korlátját, növelje a tárhelyet, vagy válasson Pro csomagot a postafiókhoz, ahelyett, hogy az előzményeket egy munkaállomásra helyezné át.
A visszanyerő mappa: visszanyerés, nem megőrzés
A törölt üzenet, még a lomtár kiürítése után is, a visszanyerő mappába kerül. A felhasználó korlátozott ideig maga is megtalálhatja ott, és visszahelyezheti egy mappába. Ez védelmi háló a téves műveletek ellen, nem megőrzési hely. A műveletet az üzenet vagy postafiók visszaállítása oldal írja le.
A jogi archiválás: meghatározandó opció
A jogi archiválás külön választható opció, a Standard és a Pro csomaghoz. Nem egy gomb, amelyet minden felhasználó bekapcsol: a Klytickel együtt bevezetett szolgáltatás, amely az üzeneteket külön őrzi meg, hogy bemutathatók legyenek, olyan bizonyító erővel, amely az árajánlatban rögzített keretektől függ.
Mielőtt kéri, készítse elő a válaszokat az alábbi kérdésekre:
- A hatókör. Az összes postafiók, bizonyos funkciók (vezetés, könyvelés, beszerzés), vagy bizonyos megosztott postafiókok?
- Az időtartam. Meddig kell megőrizni, és milyen okból: kötelezettség, szerződés, jogvita kockázata?
- A hozzáférés. Ki kereshet az archívumokban, és ki nyerhet ki belőlük üzenetet: a vezetés, a jogi osztály, egy auditor?
- Az előzmények. Át kell-e venni a postafiókokban már meglévő üzeneteket, vagy csak a bevezetés után érkezőket? Tegye fel kifejezetten ezt a kérdést a Klyticnek.
- A kilépés. Milyen formában adják vissza az archívumokat a szerződés végén?
A finombeállítás a Klytickel együtt, az árajánlat elkészítésekor történik.
Példa. Egy 40 fős tervezőiroda (feltételezett eset) egy építkezéssel kapcsolatos jogvita esetén képes kell, hogy legyen bemutatni az ügyfeleivel és alvállalkozóival folytatott levelezést. A jogi archiválást a projektvezetők postafiókjaira és a projektek@ megosztott postafiókra kéri, az archívumokban való keresést a vezetésnek tartja fenn, a megőrzési időt pedig jogi tanácsadójával határozza meg. A többi postafiókra a 30 napos mentés és a visszanyerő mappa vonatkozik.
Amit az archiválás nem helyettesít
- A helyreállítási mentést. A Klytic óránkénti, 30 napig megőrzött mentései arra szolgálnak, hogy egy postafiókot vagy egy üzenetet egy korábbi állapotba állítsanak vissza. Az archiválás nem erre való, és fordítva. Lásd: üzenet vagy postafiók visszaállítása.
- A megőrzési szabályzatot. Annak eldöntése, mit meddig kell megőrizni, egy vállalati írásos szabály kérdése, nem egy levelezési beállításé. A módszer ugyanaz, mint a dokumentumoknál: fontos dokumentumok megőrzése és archiválása.
- A további tárhelyet. A jogi archiválás nem eszköz egy megtelt postafiók kiürítésére.
Egy munkavállaló távozása
Ha egy távozó személy postafiókját meg kell őrizni, az archiválásról akkor kell dönteni, amikor a fiók még ellenőrzött állapotban van: a postafiók törlése előtt, alias-szá alakítása előtt, és a 30 napos mentési időablakon belül, ha üzeneteket töröltek. A teljes eljárást a távozó munkavállaló postafiókja oldal írja le.
Gyakori kérdések
A jogi archiválás része a Klytic Mailnek?
Nem, ez egy külön választható opció, a Standard és a Pro csomagban egyaránt elérhető. Az ajánlat részletei a Klytic Mail oldalon találhatók.
Meddig kell megőrizni az e-maileket?
Nincs egyetlen megőrzési idő. Az üzenetek jellegétől és az Ön kötelezettségeitől függ. Lásd: fontos dokumentumok megőrzése és archiválása.
Törölheti egy felhasználó a mappába rendezett üzenetet?
Igen. A rendezés nem megőrzés. Csak a jogi archiválás védi meg az üzeneteket a törlésektől, a meghatározott keretek szerint.
Szolgálhat-e a 30 napos mentés archívumként?
Nem. Arra való, hogy vissza lehessen térni egy korábbi állapothoz. Hogy miért, azt a levelezés mentése, törlés és folytonosság útmutató magyarázza el.
