Det får I
Et dokument, der har en fast plads, som alle kan finde uden at kende forfatteren, og som følger et forløb, når det forpligter virksomheden. Søgningen viser kun det, personen har ret til at se: en fælles struktur åbner ikke lukkede mapper.
1. Teammappen: den faste ramme
Hovedstrukturen er teammapper: én pr. afdeling, lokation eller større aktivitet. Nogle få regler undgår en mappestruktur, som ingen forstår:
- højst tre eller fire niveauer;
- én mappe pr. varigt emne (kunde, projekt, regnskabsår), ikke pr. person;
- en fælles navngivningskonvention, for eksempel 2026-03-12 Jensen tilbud tag: dato, part, emne;
- favoritter til de mapper, der åbnes hver dag.
Rettighederne til disse mapper er beskrevet i Styr, hvem der ser hvilke dokumenter.
2. Mærker: på tværs af mapperne
En fil kan kun ligge i én mappe. Den kan have flere mærker. De bruges til tværgående spørgsmål: alle kontrakter, alle bilag fra 2025, alt, der venter på underskrift.
- Sæt et mærke: fra en fils detaljepanel eller på flere valgte filer på én gang.
- Find efter mærke: en særlig visning viser alle filer med et bestemt mærke, uanset mappe, inden for jeres rettigheder.
- Hvem opretter mærker: en administrator af jeres instans. Administratoren kan lade brugerne oprette mærker eller forbeholde sig retten for at holde listen ryddelig.
Et mærke kan være synligt og sættes af alle, synligt men kun sættes af administratorer, eller usynligt og forbeholdt automatiske regler. Forbeholdte mærker bruges for eksempel til at markere en status, som kun godkendelsesforløbet må ændre.
Hold listen kort: en snes mærker, som alle kender, er bedre end to hundrede, som hver enkelt finder på.
3. Søgning
Søgefeltet finder filer og mapper på navn i alt, hvad I har adgang til: jeres eget område, teammapperne og elementer, der er delt med jer. Et filterfelt kan også indsnævre visningen af den åbne mappe.
Søgning i filernes indhold, og ikke kun i navnet, afhænger af konfigurationen af jeres instans. Kontrollér med Klytic-supporten, om den er aktiveret hos jer, og for hvilke formater. Et scannet dokument uden tekstgenkendelse kan for eksempel kun findes på navn og mærker. Afhængigt af mappens krypteringsform bliver indholdet måske ikke indekseret.
Derfor er filnavnet og mærkerne fortsat grundlaget. I en stor organisation sparer en fælles navngivningskonvention mere tid end nogen søgemaskine.
Egenskaber og kommentarer
Hver fil har sine grundoplysninger: navn, placering, størrelse, ændringsdato, versionshistorik og aktivitet. Med kommentarer kan man drøfte en fil uden at ændre den eller sende den pr. e-mail.
Klytic Docs leverer ikke et skræddersyet metadataskema med forretningsfelter som »kontraktnummer« eller »forfaldsdato«. Har jeres virksomhed brug for det, så beskriv behovet for Klytic-teamet: mærker, navngivning eller et konfigureret forløb dækker det ofte.
4. Godkendelsesforløbet
Til dokumenter, der forpligter virksomheden, tilbyder Klytic Docs konfigurerbare godkendelsesforløb. Eksemplet med leverandørfakturaen:
- Afleveret: fakturaen lægges i Klytic Docs fra computeren, telefonen eller browseren.
- Godkendt: den sendes automatisk til den person, der skal godkende den, og som godkender eller afviser den.
- Arkiveret: når den er godkendt, lægges den i den rigtige mappe og opbevares, klar til at blive fundet.
Samme skema gælder for en kontrakt, et udlæg eller en kvalitetsprocedure. Konfigurationen fastlægger tre ting: hvor dokumentet afleveres, hvem der godkender, og hvor det går hen bagefter. En administrator af jeres instans kan gøre det med hjælp fra supporten, eller Klytic-teamet konfigurerer det efter jeres organisation.
Eksempel: en rådgivningsvirksomhed med 15 medarbejdere
Virksomheden har en teammappe »Kunder« med en undermappe pr. kunde og pr. regnskabsår. Fire mærker bruges af alle: »Kontrakt«, »Faktura«, »Til underskrift«, »Arkiveret«. Leverandørfakturaer går gennem et forløb: aflevering i »Fakturaer til godkendelse«, godkendelse af partneren og derefter arkivering i »Regnskab/2026«. For at finde alle kontrakter med en kunde er det nok at åbne kundens mappe og filtrere eller åbne visningen for mærket »Kontrakt«.
