Domů›Příručky›Dokumenty a správa dokumentů (DMS)
Dokumenty a správa dokumentů (DMS) · Používat Klytic Docs
Existují dva režimy. Pokud musí být každá společnost izolována tak, aby žádný společný administrátor neviděl tu druhou, je potřeba jedna instance Klytic Docs pro každou společnost. Pokud ve skupině panuje důvěra, stačí jedna instance se skupinou a týmovými složkami pro každou společnost.
Ještě před složkami a skupinami si položte tuto otázku: má jedna a táž osoba právo spravovat dokumenty všech společností?
Administrátor instance vytváří účty, skupiny a týmové složky. Technicky si tedy může zajistit přístup k jakékoli složce. Ve společné instanci stojí oddělení společností na nastaveních, která provede, ne na bariéře, kterou by nemohl překročit.
To je silná izolace. Klytic Docs běží vždy ve vyhrazené instanci: bez ohledu na způsob hostingu nejsou vaše soubory nikdy vedle souborů jiného zákazníka. Stejný princip platí mezi společnostmi skupiny, které tuto bariéru chtějí.
Mezi dvěma instancemi probíhá výměna přes odkazy pro sdílení, stejně jako s externím partnerem: Odkazy pro sdílení, partneři a nahrávání. Výběr hostingu podrobně popisuje stránka Hosting a suverenita.
Jedna instance se hodí, když si lidé důvěřují a některé složky jsou pro skupinu společné. Oddělení stojí na skupinách a týmových složkách:
Podrobnosti o právech podle skupiny a složky najdete v článku Nastavit, kdo vidí které dokumenty.
| Kritérium | Instance pro každou společnost | Společná instance |
|---|---|---|
| Společný administrátor | Ne, pokud se tak výslovně nerozhodne | Ano |
| Šifrovací klíč | Jeden pro každou společnost | Jeden pro instanci |
| Složky společné pro skupinu | Přes odkazy pro sdílení | Týmové složky otevřené více skupinám |
| Osoba ve dvou společnostech | Účet v každé instanci | Jeden účet, dvě skupiny |
| Prodej společnosti | Instance odchází s ní | Je třeba zorganizovat vyjmutí složek |
Ve společné instanci patří do obou skupin. Vidí tedy oba okruhy, každý se svými právy. To je očekávané chování.
Rizikem je, že se stane mostem: tím, že přesune nebo dál nasdílí dokument ze společnosti A do společnosti B. Omezují to tři nastavení:
Pokud toto riziko není přijatelné, je to známka, že obě společnosti patří do režimu 1. Osoba pak má účet v každé instanci a každý účet vidí jen svou společnost.
Holding vlastní obchodní společnost a projekční kancelář, která má vůči svým klientům povinnost mlčenlivosti. Holding a obchodní společnost sdílejí instanci: skupina pro každou společnost, oddělené týmové složky, společná složka „Skupina – postupy“. Projekční kancelář má vlastní instanci s vlastním administrátorem. Finanční ředitelka, která pracuje pro všechny tři, má účet v každé instanci.
Způsob hostingu se může změnit, například z cloudu Klytic na vyhrazenou instanci. Rozdělit společnou instanci na dvě, nebo dvě sloučit, je projekt, který je třeba připravit s Klytic: soupis složek, účtů a odkazů, pak migrace. Otázku společného administrátora je lepší rozhodnout hned na začátku.
Ano, pokud je společný administrátor přijatelný. Nastavení najdete v článku Nastavit, kdo vidí které dokumenty.
Omezením interního sdílení na členy jeho skupin a nastavením externích odkazů: Odkazy pro sdílení, partneři a nahrávání.
S instancí pro každou společnost ano, podle dostupnosti služeb. Viz Hosting a suverenita.
Ano, řeší ji článek Sdílené schránky, aliasy a více subjektů.
Popište nám své společnosti a jejich omezení: navrhneme vám vhodný režim a cenovou nabídku.
Uvítací nabídka
Zkušební nabídka bez závazků. Náš poradce vám zavolá, aby poznal vaše potřeby a připravil vaše prostředí Klytic.
