Domů›Příručky›Dokumenty a správa dokumentů (DMS)
Dokumenty a správa dokumentů (DMS) · Používat Klytic Docs
Odchod z týmu znamená odebrat skupinu; odchod z firmy znamená uzavřít účet. Před uzavřením ověří administrátor vaší instance tři věci: soubory, které existují jen v osobním prostoru, složky, které osoba z tohoto prostoru sdílela, a odkazy, které poslala ven.
Žádný ztracený pracovní dokument, žádný přístup, který by po odchodu přetrvával, a kolegové, kteří pokračují v práci bez přerušení. Na pořadí kroků záleží: nejdřív získat, pak uzavřít.
| Situace | Hlavní krok | Co si osoba ponechá |
|---|---|---|
| Změna týmu nebo konec práce na projektu | Odebrat ji z příslušné skupiny | Svůj účet, svůj osobní prostor, své ostatní skupiny |
| Odchod celého týmu nebo externího dodavatele | Odebrat skupinu z týmové složky, nebo skupinu vyprázdnit | Své účty, pokud slouží jinde |
| Odchod z firmy | Získat její soubory, pak deaktivovat a nakonec smazat její účet | Nic |
Pokud jsou vaše pracovní složky týmové, většina odchodů se vyřeší odebráním skupiny. Soubory uložené v týmové složce patří organizaci: zůstávají na místě, i když jejich autor odejde. Nastavení skupin popisuje článek Nastavit, kdo vidí které dokumenty.
Proveďte tyto kontroly, dokud je osoba ještě ve firmě. Ví, co je v jejím prostoru důležité.
Administrátor vaší instance účet deaktivuje. Důsledky:
Deaktivace je tedy bezpečná přechodná fáze. Dává čas ověřit, že nic nechybí.
Pokud v prostoru deaktivovaného účtu zůstanou soubory, lze na straně serveru provést hromadný převod na kolegu. Požádejte o něj podporu Klytic a uveďte původní účet a účet, který soubory přebírá.
Teprve poté administrátor účet smaže. Pozor: smazání okamžitě odstraní všechny soubory osobního prostoru, včetně těch, které osoba sdílela. Vrátit ho lze jen během několika sekund.
Na něco jste po smazání zapomněli? Zálohy Klytic umožňují obnovu na žádost u podpory, ze záloh za posledních 30 dní. U účtu smazaného příliš brzy při odchodu je tato obnova v ceně, nejvýše 3 žádosti měsíčně. Tato záchranná síť není archivací složek zaměstnance: po 30 dnech je to, co nebylo získáno, ztraceno.
Obchodnice odchází z firmy na konci měsíce. Dva týdny předem jí vedoucí pomůže přesunout rozpracované cenové nabídky do týmové složky „Obchod“. Svému nástupci převede osobní složku, kterou sdílela se dvěma kolegy. Její odkazy pro tři zákazníky vytvoří nástupce znovu, s novým heslem. Poslední den administrátor deaktivuje její účet. O měsíc později, po kontrole, je účet smazán.
Ne. Nejdřív ho deaktivujte: přístup se přeruší a nic se neztratí. Smažte ho, až ověříte, že v něm nezůstal žádný užitečný soubor.
Pracujte v týmových složkách, ne v osobních prostorech. Viz Nastavit, kdo vidí které dokumenty.
Vytvořte odkaz znovu z účtu, který zůstává, s heslem a datem konce platnosti. Viz Odkazy pro sdílení, partneři a nahrávání.
Ta se řeší v Klytic Mail: E-mailová schránka odcházejícího zaměstnance.
Podpora Klytic může převzít soubory deaktivovaného účtu nebo do 30 dnů obnovit to, na co se zapomnělo.
Uvítací nabídka
Zkušební nabídka bez závazků. Náš poradce vám zavolá, aby poznal vaše potřeby a připravil vaše prostředí Klytic.
