Domů›Příručky›E-mail
E-mail · Používat Klytic Mail
Než uzavřete schránku odcházejícího zaměstnance, rozhodněte, zda má zůstat otevřená pro zákazníky, kteří na ni stále píší. V Klytic Mail administrátor vašeho účtu nejprve odebere dané osobě možnost přihlášení a její zařízení a pak dá přístup těm, kdo vztah přebírají, delegováním, bez předávání hesla. Má-li se schránka uchovávat dlouho, 30denní záloha nestačí: o archivaci se rozhoduje před uzavřením.
V den odchodu jsou možné tři volby. Rozhoduje se o nich předem, ne poté.
| Volba | Kdy | Účinek |
|---|---|---|
| Ponechat schránku otevřenou | Zákazníci nebo dodavatelé na tuto adresu stále píší | Schránka dál přijímá poštu; nástupce ji čte prostřednictvím delegování |
| Uzavřít s automatickou odpovědí nebo přesměrováním | Tok zpráv je slabý, historie je převzata jinde | Odesílatelé dostanou odpověď s novým kontaktem, nebo jsou jejich zprávy přesměrovány |
| Z adresy udělat alias | Adresa má žít dál, schránka už ne | Zprávy chodí přímo nástupci, jakmile je historie uchována nebo archivována |
Ve všech třech případech zůstává historie samostatným tématem: před jakýmkoli odstraněním schránky je třeba ji uchovat, předat nebo archivovat.
Nepředávejte heslo osoby, která odešla. Administrátor dá nástupci právo ke schránce pod jeho vlastním účtem: prohlížet, nebo spravovat obsah, a v případě potřeby odesílat „jménem“ nebo „jako“ tato adresa. Nástupce najde schránku ve svém webmailu vedle své vlastní. Každá odpověď zůstává přiřazena konkrétní osobě.
Pokud portfolio přebírá více lidí, přeměňte schránku na sdílenou a rozdělte práva. Nastavení popisuje praktický návod sdílené schránky, aliasy a více subjektů.
Příklad. Obchodnice odchází z firmy s 30 zaměstnanci (hypotetický případ). Týž den administrátor zablokuje její přihlášení a vymaže e-mailová data z jejího pracovního telefonu. Jejímu nástupci dá právo spravovat její schránku a odesílat jménem této adresy, nastaví automatickou odpověď s novým kontaktem a vyřadí bývalou obchodnici ze seznamu obchodni-tym@. O tři měsíce později tok zpráv ustal: adresa se stává aliasem schránky nástupce.
Zálohy Klytic umožňují vrátit se zpět v rámci posledních 30 dní. Neslouží k uchování schránky po několik let. Má-li se schránka uchovat kvůli povinnosti nebo riziku sporu, naplánujte archivaci, dokud je účet ještě pod kontrolou: viz archivace zpráv. Pro zprávy označené jako osobní platí zvláštní pravidla: nechte svou praxi schválit svým právním poradcem.
Soubory dané osoby v Klytic Docs mají vlastní postup: odchod zaměstnance nebo týmu. Pokud měla linku v Klytic Tel, informujte administrátora telefonie.
Ano. Zablokování přihlášení zabrání osobě v přístupu; schránka dál přijímá poštu a nástupce ji čte prostřednictvím delegování.
Ano, do 30 dní. Nejprve se podívejte do složky odstraněných položek schránky, bez poplatků. Jinak podpora obnoví zprávy ze záloh: je to v ceně, v limitu 3 žádostí měsíčně. Viz obnovení zprávy nebo schránky.
Tak dlouho, dokud si odesílatelé nezmění adresu. Poté stačí alias nebo automatická odpověď a historie spadá pod archivaci.
Stačí odebrat dané osobě práva. Viz sdílené schránky a aliasy.
Podpora Klytic vám pomůže nastavit delegování, zařízení a v případě potřeby archivaci.
Uvítací nabídka
Zkušební nabídka bez závazků. Náš poradce vám zavolá, aby poznal vaše potřeby a připravil vaše prostředí Klytic.
