Před výběrem cílové platformy
Migrace, které selžou, jsou zřídka technickým selháním. Jde o projekty, v nichž vedení slíbilo „totéž, jen evropské“, přestože část způsobů používání nemohla přejít. Tento první blok určuje, co se přesouvá, co zůstává a co se sdělí týmům.
- Skutečné způsoby používání jsou sepsány: e-mail, soubory, Teams, pokročilý Excel, odborné aplikace.
- To, co nebude migrováno, je písemně zaznamenáno a schváleno vedením.
- Zaměstnanci jsou informováni o tom, co se mění: webmail, online editor dokumentů, historie Teams, která se nepřenáší.
- Online editor cílové platformy je otestován na vašich vlastních sešitech a dokumentech, nikoli na ukázce.
- Cílová platforma je zvolena pro tato použití, nikoli kvůli sloganu. Viz průvodce alternativami.
- Cenová nabídka odděluje předplatné, migraci a výjimky. Viz náklady.
- Nabídka uvádí objem dat vzatý jako předpoklad, počet průchodů kopírování, kritérium dokončení a cenu odchylky zjištěné později.
- Závazek provozovatele je písemný: doručení zpráv, převzetí historie, nebo obojí.
- Je naplánován interní čas: jmenovaná kontaktní osoba, dostupná pro soupis, vzorek a den D.
Soupis
Soupis rozhoduje o cenové nabídce a harmonogramu. Každá položka, na kterou se zde zapomene, se později vrátí v podobě dodatečné opravy, často v tu nejhorší chvíli. Aplikace, které odesílají e-maily, jsou nejčastější mezerou: kopírka nebo mzdový software, který dál odesílá pod starým přihlašovacím údajem, se projeví až po přepnutí.
- Domény a subdomény, které odesílají nebo přijímají e-maily.
- Osobní schránky, sdílené schránky, distribuční seznamy, aliasy, přesměrování.
- Objem dat na schránku a schránky v režimu zákonného uchování.
- Stávající archivy a to, co je třeba zachovat.
- Účty bez vlastníka (zaměstnanci, kteří odešli).
- Zařízení: Outlook pro Windows, Outlook pro Mac, mobilní telefony, pouze webmail.
- Odesílající aplikace: kopírky, web, CRM, upozornění, mzdy.
- Software, který se ověřuje přes SMTP, s přihlašovacím údajem, který používá.
- Soubory v rozsahu: OneDrive, potřebné knihovny SharePoint, interní odkazy a anonymní sdílení.
- Aktuální záznamy DNS: MX, SPF, DKIM, DMARC, autodiscover.
- Konec stávajících předplatných Microsoft a výpovědní podmínky.
Příprava cílové platformy
Cílová platforma se připravuje, zatímco zaměstnanci dál pracují v Microsoft 365. MX se nemění. Tato fáze slouží k odhalení problémů na vzorku, dokud je ještě čas metodu upravit.
- Účty vytvořeny, hesla nebo pozvánky připraveny.
- Aliasy a distribuční seznamy znovu vytvořeny.
- SPF, DKIM a DMARC cílové platformy připraveny k publikaci.
- První kopie historie spuštěna, MX beze změny.
- Vzorek zkontrolován: vedení, sdílená schránka, velká schránka, prázdná schránka.
- Na vzorku ověřen počet zpráv, složek, kontaktů a opakovaných schůzek.
- Soubory zkopírovány, pokud jsou součástí rozsahu, a otevřeny na cílové platformě.
- Jednostránkový návod pro Outlook a pro mobilní telefon s postupem „odstranit účet a vytvořit jej znovu“.
- TTL záznamu MX snížen několik dní předem.
- Písemný plán návratu zpět: kdo obnoví původní MX a za kolik minut.
Den předem
Den předem slouží ke snížení rozdílu mezi oběma platformami na minimum. Bez druhého průchodu budou chybět poslední dny pošty. Bez zmrazení existuje alias vytvořený večer jen na jedné straně.
- Druhý průchod kopírování (rozdíl).
- Zmrazení vytváření aliasů a změn distribučních seznamů.
- Jmenována interní podpora pro den D.
- Zkušební odeslání z cílové platformy do externí schránky Gmail a externí schránky Microsoft.
Den D
Den D se posuzuje podle externích důkazů, nikoli podle toho, že „interně to funguje“. Zpráva odeslaná z externí soukromé schránky musí dorazit na novou platformu v rámci doby TTL; skutečná odchozí zpráva musí u korespondenta projít kontrolou SPF, DKIM a DMARC.
- MX přepnut.
- Externí zkušební e-mail přijat na nové platformě.
- SPF, DKIM a DMARC ověřeny na skutečné odchozí zprávě.
- Kopírky, web a CRM převedeny na nový server SMTP.
- Vzorek uživatelů je dosažitelný a schopný odesílat.
- Fronta sledována během celého dne.
- Osoba oprávněná obnovit původní MX je celý den k zastižení.
Po přepnutí
Migrace není dokončena ve chvíli, kdy se přepne MX. Je dokončena, když poštu odesílá jen jeden svět, nesrovnalosti jsou vyřešeny a na cílové platformě bylo vyzkoušeno obnovení dat. Uzavření odesílání na původní platformě zabrání tomu, aby zaměstnanci odpovídali ze dvou míst.
- Původní platforma pouze pro čtení, už ne pro odesílání.
- Nahlášené nesrovnalosti vyřešeny (chybějící složka, delegování), v případě potřeby třetí cílený průchod.
- Pravidla na straně serveru, centrálně spravované podpisy a delegovaná oprávnění znovu nastavena.
- Mobilní telefony znovu nastaveny, staré profily odstraněny, pokud vytvářejí duplicity.
- Datum uzavření tenantu Microsoft zaznamenáno, závěrečný export archivován, je-li to nutné.
- Pravidla uchovávání a zálohy cílové platformy ověřeny zkušebním obnovením.
- Záznamy o činnostech zpracování a interní dokumentace aktualizovány s novým provozovatelem.
Podrobný postup krok za krokem najdete na stránce migrace bez přerušení. Obecné pořadí kroků a to, co se nepřenáší, popisuje stránka migrace z Microsoft 365 na evropské řešení.
Časté otázky
Kdo má tento kontrolní seznam vést?
Interní kontaktní osoba, s odpovědnou osobou a datem u každého řádku. Dodavatel může velkou část provést, ale schválení vzorku, výjimek a kritéria dokončení náleží firmě.
Lze vzorek vynechat, pokud je kopírovací nástroj spolehlivý?
Ne. Nástroj kopíruje, ale neověřuje, zda sdílená schránka vedení nebo opakované schůzky dorazily správně. Vzorek je okamžik, kdy lze metodu opravit s nejnižšími náklady.
Jak dlouho ponechat Microsoft 365 po přepnutí?
Po dobu nutnou k ověření, že jej už žádný tok pošty nevyužívá a že nesrovnalosti jsou vyřešeny, v režimu pouze pro čtení. Stanovte datum uzavření předem a zaznamenejte si jej, abyste bezdůvodně neplatili dvě platformy.
Platí tento seznam i pro Google Workspace?
V podstatných bodech ano: soupis, DNS, průchody kopírování, odesílající aplikace, návrat zpět. Body specifické pro Google (štítky, vlastníci souborů v Drive, skupiny) popisuje stránka migrace z Google Workspace.
Klytic
Pro migraci e-mailové služby do Klytic: bezplatné rady, žádný ztracený e-mail, provedení společností Klytic na základě individuální nabídky. Předplatné a migrace jsou dvě samostatné faktury; ceny předplatného jsou uvedeny na stránce Ceník.
Tato stránka popisuje kontrolní seznam. Nenahrazuje soupis vašeho tenantu ani plán přepnutí sepsaný s vaším dodavatelem.
Zdroje
Ověřeno v říjnu 2026.
