Mitä saatte
- Yksikään asiakkaan viesti ei katoa lähdön jälkeen.
- Lähtevällä henkilöllä ei ole enää pääsyä, ei selaimesta eikä puhelimesta.
- Seuraaja lukee ja vastaa omalla tilillään jäljitettävästi.
- Yhteiset osoitteet ovat ajan tasalla.
Kuka tekee mitäkin
- Henkilön esihenkilö päättää postilaatikon kohtalosta ja nimeää seuraajan.
- Klytic Mail -tilinne pääkäyttäjä tekee asetukset hallintakonsolissa.
- Klyticin tuki hoitaa palautuksen varmuuskopioista (sisältyy hintaan, kun kyse on työntekijän lähdettä tahallisesta poistosta tai liian aikaisin poistetusta postilaatikosta, enintään 3 pyyntöä kuukaudessa; maksullinen vahingossa tehdyn poiston jälkeen), lakisääteisen arkistoinnin, jos se on tilattu, sekä kaikki laitteita koskevat kysymykset.
1. Päättäkää ennen sulkemista
Lähtöpäivänä on kolme vaihtoehtoa. Niistä päätetään etukäteen, ei jälkikäteen.
| Vaihtoehto | Milloin | Vaikutus |
|---|
| Postilaatikko pidetään auki | Asiakkaat tai toimittajat kirjoittavat vielä tähän osoitteeseen | Postilaatikko vastaanottaa edelleen; seuraaja lukee sitä delegoinnilla |
| Sulkeminen automaattivastauksella tai edelleenlähetyksellä | Viestimäärä on pieni, historia siirretään muualle | Lähettäjät saavat vastauksen, jossa kerrotaan uusi yhteyshenkilö, tai heidän viestinsä lähetetään edelleen |
| Osoitteesta tehdään alias | Osoitteen on säilyttävä, mutta postilaatikon ei | Viestit saapuvat suoraan seuraajalle, kun historia on säilytetty tai arkistoitu |
Kaikissa kolmessa tapauksessa historia on oma kysymyksensä: se on säilytettävä, siirrettävä tai arkistoitava ennen postilaatikon poistamista.
2. Henkilön kirjautumisen poistaminen
- Salasana. Pääkäyttäjä vaihtaa sen tai estää tilin kirjautumisen. Esto estää henkilöä kirjautumasta, mutta postilaatikko vastaanottaa edelleen postia.
- Laitteet. Synkronoidut puhelimet ja tabletit näkyvät tilin laiteluettelossa. Pääkäyttäjä voi pyyhkiä etänä kadonneen tai palautetun laitteen sähköpostitiedot. Mallista ja versiosta riippuen pyyhintä voi koskea koko laitetta: henkilökohtaisen puhelimen kohdalla poistakaa mieluummin laite synkronoinnista ja kysykää neuvoa tuelta ennen pyyhintää. IMAP-yhteydellä määritettyä laitetta, jossa ei ole Exchange ActiveSync -synkronointia, ei voi pyyhkiä tällä tavalla: salasanan vaihto katkaisee sen yhteyden.
- Muualla olleet oikeudet. Jos henkilöllä oli pääsy jaettuun postilaatikkoon, johtajan kalenteriin tai jaettuihin kansioihin, poistakaa nämä oikeudet. Ne unohtuvat useammin kuin itse postilaatikko.
3. Pääsyn antaminen seuraajalle
Älkää luovuttako lähteneen henkilön salasanaa. Pääkäyttäjä antaa seuraajalle oikeuden postilaatikkoon tämän omalla tilillä: lukuoikeuden tai sisällön hallintaoikeuden ja tarvittaessa oikeuden lähettää viestejä osoitteen ”puolesta” tai ”nimissä”. Seuraaja näkee postilaatikon verkkosähköpostissaan oman postilaatikkonsa vieressä. Jokainen vastaus pysyy jonkun nimissä.
Jos asiakkuudet siirtyvät useammalle henkilölle, muuttakaa postilaatikko jaetuksi postilaatikoksi ja jakakaa oikeudet. Käyttöönotto kuvataan ohjeessa jaetut postilaatikot, aliakset ja useat yhtiöt.
Esimerkki. Myyjä lähtee 30 hengen pk-yrityksestä (kuvitteellinen tapaus). Samana päivänä pääkäyttäjä estää hänen kirjautumisensa ja pyyhkii hänen työpuhelimensa sähköpostitiedot. Hän antaa seuraajalle oikeuden hallita postilaatikkoa ja lähettää viestejä osoitteen puolesta, asettaa automaattivastauksen, jossa kerrotaan uusi yhteyshenkilö, ja poistaa entisen myyjän listalta myyntitiimi@. Kolmen kuukauden kuluttua viestivirta on hiipunut: osoitteesta tulee alias seuraajan postilaatikkoon.
4. Aliasten ja jakelulistojen tarkistaminen
- Poistakaa henkilö jakelulistoilta, joiden jäsen hän oli.
- Jos aliaksia ohjautui hänen postilaatikkoonsa, esimerkiksi tarjoukset@, liittäkää ne seuraajan postilaatikkoon.
- Tarkistakaa sovellukset, jotka lähettivät hälytyksiä tai asiakirjoja hänen osoitteeseensa.
5. Postilaatikon pitkäaikainen säilytys
Klyticin varmuuskopioiden avulla voi palata viimeisten 30 päivän ajalta. Niitä ei ole tarkoitettu postilaatikon säilyttämiseen useita vuosia. Jos postilaatikko on säilytettävä velvoitteen tai riitariskin vuoksi, suunnitelkaa arkistointi, kun tili on vielä hallinnassa: katso viestien arkistointi. Henkilökohtaisiksi tunnistettuihin viesteihin sovelletaan omia sääntöjä: hyväksyttäkää käytäntönne neuvonantajallanne.
6. Asiakirjat ja puhelin
Henkilön tiedostoilla Klytic Docsissa on oma menettelynsä: asiakirjat työntekijän tai tiimin lähtiessä. Jos hänellä oli liittymä Klytic Telissä, ilmoittakaa puhelinjärjestelmän pääkäyttäjälle.
Usein kysyttyä
Vastaanottaako postilaatikko vielä postia, kun kirjautuminen on estetty?
Kyllä. Kirjautumisen esto estää henkilöä pääsemästä sisään; postilaatikko vastaanottaa edelleen, ja seuraaja lukee sitä delegoinnilla.
Työntekijä poisti viestejä ennen lähtöään. Voiko ne palauttaa?
Kyllä, 30 päivän kuluessa. Katsokaa ensin postilaatikon palautuskorista, maksutta. Sen jälkeen tuki palauttaa varmuuskopioista: se sisältyy hintaan, enintään 3 pyyntöä kuukaudessa. Katso viestin tai postilaatikon palauttaminen.
Kuinka kauan postilaatikko pidetään auki?
Niin kauan, että lähettäjät ovat vaihtaneet osoitteen. Sen jälkeen alias tai automaattivastaus riittää, ja historia kuuluu arkistoinnin piiriin.
Entä jos osoite kuuluu jaettuun postilaatikkoon?
Riittää, että henkilön oikeudet poistetaan. Katso jaetut postilaatikot ja aliakset.
