Čo získate
- Žiadna správa od zákazníka sa po odchode nestratí.
- Odchádzajúca osoba už nemá žiadny prístup, ani z prehliadača, ani z telefónu.
- Nástupca číta a odpovedá pod vlastným účtom, dohľadateľne.
- Spoločné adresy sú aktuálne.
Kto čo robí
- Nadriadený osoby rozhodne o osude schránky a určí nástupcu.
- Administrátor vášho účtu Klytic Mail vykoná nastavenia v administračnej konzole.
- Podpora Klytic zasahuje pri obnove zo záloh (v cene pri úmyselnom odstránení pri odchode zamestnanca alebo pri príliš skoro odstránenej schránke, najviac 3 žiadosti mesačne; spoplatnená po náhodnom odstránení), pri zákonnej archivácii, ak bola objednaná, a pri akýchkoľvek otázkach k zariadeniu.
1. Rozhodnúť pred uzavretím
V deň odchodu sú možné tri voľby. Rozhoduje sa o nich vopred, nie dodatočne.
| Voľba | Kedy | Účinok |
|---|
| Ponechať schránku otvorenú | Zákazníci alebo dodávatelia na túto adresu ešte píšu | Schránka naďalej prijíma poštu; nástupca ju číta prostredníctvom delegovania |
| Uzavrieť s automatickou odpoveďou alebo preposlaním | Tok správ je slabý, história sa preberá inde | Odosielatelia dostanú odpoveď s novým kontaktom alebo sa ich správy preposielajú |
| Zmeniť adresu na alias | Adresa má žiť ďalej, schránka už nie | Správy príchádzajú priamo nástupcovi, po uchovaní alebo archivovaní histórie |
Vo všetkých troch prípadoch je história samostatnou témou: pred akýmkoľvek odstránením schránky sa musí uchovať, odovzdať alebo archivovať.
2. Odobrať osobe prihlásenie
- Heslo. Administrátor ho zmení alebo zablokuje prihlásenie k účtu. Zablokovanie zabráni osobe prihlásiť sa a schránka pritom naďalej prijíma poštu.
- Zariadenia. Synchronizované telefóny a tablety sú v zozname zariadení účtu. Administrátor môže na diaľku vymazať e-mailové dáta zo strateného alebo vráteného zariadenia. Podľa modelu a verzie sa vymazanie môže týkať celého zariadenia: pri osobnom telefóne radšej odoberte zariadenie zo synchronizácie a pred vymazaním sa poraďte s podporou. Zariadenie nastavené cez IMAP, bez synchronizácie Exchange ActiveSync, takto vymazať nemožno: odpojí ho zmena hesla.
- Práva, ktoré mala inde. Ak mala osoba prístup do zdieľanej schránky, kalendára niektorého z vedúcich alebo do zdieľaných priečinkov, tieto práva odoberte. Zabúdajú sa častejšie než samotná schránka.
3. Dať prístup nástupcovi
Heslo odchádzajúcej osoby neodovzdávajte. Administrátor dá nástupcovi právo na schránku pod jeho vlastným účtom: prezerať alebo spravovať obsah a v prípade potreby odosielať „v mene“ alebo „ako“ táto adresa. Nástupca uvidí schránku vo svojom webmaile vedľa vlastnej. Každá odpoveď zostáva priradená konkrétnej osobe.
Ak portfólio preberá viac ľudí, zmeňte schránku na zdieľanú a práva rozdeľte. Nastavenie opisuje návod zdieľané schránky, aliasy a viacero spoločností.
Príklad. Obchodná zástupkyňa odchádza z firmy s 30 zamestnancami (hypotetický prípad). V ten istý deň administrátor zablokuje jej prihlásenie a vymaže e-mailové dáta z jej pracovného telefónu. Jej nástupcovi dá právo spravovať schránku a odosielať v mene tejto adresy, nastaví automatickú odpoveď s novým kontaktom a odoberie bývalú zástupkyňu zo zoznamu obchodny-tim@. O tri mesiace neskôr tok správ ustal: adresa sa stane aliasom schránky nástupcu.
4. Upraviť aliasy a zoznamy
- Odoberte osobu z distribučných zoznamov, ktorých bola členom.
- Ak do jej schránky smerovali aliasy, napríklad ponuky@, pripojte ich k schránke nástupcu.
- Skontrolujte aplikácie, ktoré na jej adresu posielali upozornenia alebo dokumenty.
5. Uchovávať schránku dlho
Zálohy Klytic umožňujú vrátiť sa späť v rámci posledných 30 dní. Neslúžia na uchovávanie schránky niekoľko rokov. Ak sa má schránka uchovať kvôli povinnosti alebo riziku sporu, naplánujte archiváciu, kým je účet ešte pod kontrolou: pozrite archivácia správ v Klytic Mail. Na správy označené ako osobné sa vzťahujú osobitné pravidlá: dajte si svoj postup schváliť právnym poradcom.
Časté otázky
Prijíma schránka poštu aj po zablokovaní prihlásenia?
Áno. Zablokovanie prihlásenia zabráni osobe vstúpiť; schránka naďalej prijíma poštu a nástupca ju číta prostredníctvom delegovania.
Zamestnanec pred odchodom vymazal správy. Dá sa ich obnoviť?
Áno, do 30 dní. Najprv sa pozrite do záchranného kontajnera schránky, bezplatne. Inak ich podpora obnoví zo záloh: je to v cene, najviac 3 žiadosti mesačne. Pozrite obnovenie správy alebo schránky.
Ako dlho nechať schránku otvorenú?
Kým si odosielatelia nezmenia adresu. Potom stačí alias alebo automatická odpoveď a história patrí do archivácie.
Čo ak adresa patrí zdieľanej schránke?
Stačí osobe odobrať práva. Pozrite zdieľané schránky a aliasy.
