O que obtém
- Nenhuma mensagem de cliente perdida depois da saída.
- Nenhum acesso para a pessoa que sai, nem a partir de um navegador, nem a partir do seu telemóvel.
- Um sucessor que lê e responde com a sua própria conta, de forma rastreável.
- Endereços coletivos atualizados.
Quem faz o quê
- O responsável da pessoa decide o destino da caixa e designa o sucessor.
- O administrador da sua conta Klytic Mail realiza as configurações na consola de administração.
- O suporte da Klytic intervém para uma restauração a partir das cópias de segurança (incluída para uma eliminação voluntária na saída de um trabalhador ou uma caixa eliminada demasiado cedo, no limite de 3 pedidos por mês; paga após uma eliminação acidental), para o arquivo legal se tiver sido subscrito, e para qualquer questão sobre um dispositivo.
1. Decidir antes do encerramento
No dia da saída, há três escolhas possíveis. Decidem-se antes, não depois.
| Escolha | Quando | Efeito |
|---|
| Manter a caixa aberta | Clientes ou fornecedores ainda escrevem para este endereço | A caixa continua a receber; o sucessor lê-a por delegação |
| Encerrar com resposta ou reencaminhamento | O fluxo é reduzido, o histórico é retomado noutro local | Os correspondentes recebem uma resposta que indica o novo contacto, ou as suas mensagens são reencaminhadas |
| Transformar o endereço num alias | O endereço deve continuar a existir, mas a caixa não | As mensagens chegam diretamente ao sucessor, depois de o histórico ter sido conservado ou arquivado |
Nos três casos, o histórico continua a ser um tema à parte: tem de ser guardado, transmitido ou arquivado antes de qualquer eliminação da caixa.
2. Retirar o acesso da pessoa
- A palavra-passe. O administrador altera-a, ou bloqueia o início de sessão da conta. O bloqueio impede a pessoa de iniciar sessão, deixando a caixa continuar a receber correio.
- Os dispositivos. Os telemóveis e tablets sincronizados constam da lista de dispositivos da conta. O administrador pode apagar remotamente os dados de correio eletrónico de um dispositivo perdido ou devolvido. Consoante o modelo e a sua versão, o apagamento pode abranger todo o dispositivo: para um telemóvel pessoal, retire antes o dispositivo da sincronização e peça conselho ao suporte antes de apagar. Um dispositivo configurado em IMAP, sem sincronização Exchange ActiveSync, não pode ser apagado desta forma: a alteração da palavra-passe corta-o.
- Os direitos que tinha noutros locais. Se a pessoa tinha acesso a uma caixa partilhada, à agenda de um dirigente ou a pastas partilhadas, retire esses direitos. São esquecidos mais vezes do que a própria caixa.
3. Dar acesso ao sucessor
Não transmita a palavra-passe da pessoa que saiu. O administrador dá ao sucessor um direito sobre a caixa, com a sua própria conta: consultar, ou gerir o conteúdo, e se necessário enviar «em nome de» ou «como» este endereço. O sucessor encontra a caixa no seu webmail, ao lado da sua. Cada resposta continua atribuída a alguém.
Se várias pessoas retomarem a carteira, transforme a caixa numa caixa partilhada e reparta os direitos. A implementação está descrita em caixas partilhadas, aliases e várias entidades.
Exemplo. Uma comercial sai de uma PME de 30 pessoas (caso hipotético). No próprio dia, o administrador bloqueia o seu acesso e apaga os dados de correio eletrónico do seu telemóvel profissional. Dá ao sucessor o direito de gerir a caixa e de enviar em nome deste endereço, define uma resposta automática que indica o novo contacto e retira a antiga comercial da lista equipa-comercial@. Três meses depois, o fluxo esgotou-se: o endereço passa a ser um alias da caixa do sucessor.
4. Rever os aliases e as listas
- Retire a pessoa das listas de distribuição de que era membro.
- Se havia aliases a chegar à sua caixa, orcamentos@ por exemplo, associe-os à caixa do sucessor.
- Verifique as aplicações que enviavam alertas ou documentos para o seu endereço.
5. Guardar a caixa durante muito tempo
As cópias de segurança da Klytic permitem voltar atrás nos últimos 30 dias. Não servem para conservar uma caixa durante vários anos. Se a caixa tiver de ser guardada por causa de uma obrigação ou de um risco de litígio, preveja o arquivo enquanto a conta ainda está sob controlo: veja arquivar as mensagens. As mensagens identificadas como pessoais obedecem a regras próprias: faça validar a sua prática pelo seu consultor jurídico.
6. Documentos e telefone
Os ficheiros da pessoa no Klytic Docs seguem o seu próprio procedimento: saída de um trabalhador ou de uma equipa. Se tinha uma extensão no Klytic Tel, avise o administrador da telefonia.
Perguntas frequentes
A caixa ainda recebe correio quando o acesso está bloqueado?
Sim. Bloquear o acesso impede a pessoa de entrar; a caixa continua a receber e o sucessor lê-a por delegação.
O trabalhador apagou mensagens antes de sair. É possível recuperá-las?
Sim, dentro de 30 dias. Procure primeiro na pasta de itens eliminados da caixa, sem custos. Para além disso, o suporte restaura a partir das cópias de segurança: está incluído, no limite de 3 pedidos por mês. Veja restaurar uma mensagem ou uma caixa de correio.
Durante quanto tempo manter a caixa aberta?
O tempo necessário para que os correspondentes mudem de endereço. Depois disso, um alias ou uma resposta automática basta, e o histórico passa para o arquivo.
E se o endereço pertencer a uma caixa partilhada?
Basta retirar os direitos da pessoa. Veja caixas partilhadas e aliases.
