Kaj dobite
- Nobeno sporočilo stranke se po odhodu ne izgubi.
- Oseba, ki odhaja, nima več dostopa, ne iz brskalnika ne s telefona.
- Naslednik bere in odgovarja s svojim računom, sledljivo.
- Posodobljeni skupinski naslovi.
Kdo naredi kaj
- Nadrejeni osebe odloči o usodi nabiralnika in določi naslednika.
- Skrbnik vašega računa Klytic Mail opravi nastavitve v skrbniški konzoli.
- Podpora Klytic posreduje pri obnovi iz varnostnih kopij (vključeno pri namernem izbrisu ob odhodu zaposlenega ali prezgodaj izbrisanem nabiralniku, do 3 zahtevkov na mesec; plačljivo po nenamernem izbrisu), pri zakonskem arhiviranju, če je naročeno, in pri vseh vprašanjih glede naprav.
1. Odločiti pred zaprtjem
Na dan odhoda so mogoče tri izbire. O njih se odloči prej, ne potem.
| Izbira | Kdaj | Učinek |
|---|
| Nabiralnik ostane odprt | Stranke ali dobavitelji še pišejo na ta naslov | Nabiralnik še naprej prejema pošto; naslednik jo bere s pooblastilom |
| Zaprtje s samodejnim odgovorom ali posredovanjem | Promet je majhen, zgodovina je prevzeta drugje | Dopisniki prejmejo odgovor z novim kontaktom ali pa se njihova sporočila posredujejo |
| Naslov spremeniti v vzdevek | Naslov mora živeti naprej, nabiralnik pa ne | Sporočila prispejo neposredno k nasledniku, ko je zgodovina ohranjena ali arhivirana |
V vseh treh primerih je zgodovina ločena tema: pred vsakim izbrisom nabiralnika jo je treba ohraniti, predati ali arhivirati.
2. Odvzeti prijavo osebi
- Geslo. Skrbnik ga spremeni ali blokira prijavo v račun. Blokada osebi prepreči prijavo, nabiralnik pa še naprej prejema pošto.
- Naprave. Sinhronizirani telefoni in tablice so na seznamu naprav računa. Skrbnik lahko na daljavo izbriše e-poštne podatke izgubljene ali vrnjene naprave. Odvisno od modela in različice lahko izbris zajame celotno napravo: pri osebnem telefonu napravo raje odstranite iz sinhronizacije in se pred izbrisom posvetujte s podporo. Naprave, nastavljene prek IMAP, brez sinhronizacije Exchange ActiveSync, ni mogoče izbrisati na ta način: prekine jo sprememba gesla.
- Pravice, ki jih je imela drugje. Če je imela oseba dostop do skupnega nabiralnika, koledarja direktorja ali skupnih map, ji te pravice odvzemite. Nanje se pozabi pogosteje kot na sam nabiralnik.
3. Dati dostop nasledniku
Ne posredujte gesla osebe, ki je odšla. Skrbnik nasledniku dodeli pravico do nabiralnika z njegovim lastnim računom: pregledovanje ali upravljanje vsebine in po potrebi pošiljanje »v imenu« ali »kot« ta naslov. Naslednik nabiralnik najde v svoji spletni pošti, poleg svojega. Vsak odgovor ostane pripisan nekomu.
Če portfelj prevzame več oseb, nabiralnik spremenite v skupni nabiralnik in razdelite pravice. Nastavitev je opisana v skupni nabiralniki, vzdevki, domene in skrbniki.
Primer. Prodajalka zapusti MSP s 30 zaposlenimi (hipotetičen primer). Isti dan skrbnik blokira njeno prijavo in izbriše e-poštne podatke z njenega službenega telefona. Nasledniku da pravico do upravljanja njenega nabiralnika in pošiljanja v imenu tega naslova, nastavi samodejni odgovor z novim kontaktom in nekdanjo prodajalko odstrani s seznama prodajna-ekipa@. Tri mesece pozneje promet usahne: naslov postane vzdevek nabiralnika naslednika.
4. Pregledati vzdevke in sezname
- Osebo odstranite s poštnih seznamov, katerih članica je bila.
- Če so v njen nabiralnik prihajali vzdevki, na primer ponudbe@, jih povežite z nabiralnikom naslednika.
- Preverite aplikacije, ki so na njen naslov pošiljale opozorila ali dokumente.
5. Dolgotrajna hramba nabiralnika
Varnostne kopije Klytic omogočajo vrnitev nazaj za zadnjih 30 dni. Niso namenjene večletni hrambi nabiralnika. Če je treba nabiralnik hraniti zaradi obveznosti ali tveganja spora, arhiviranje načrtujte, dokler je račun še pod nadzorom: glejte arhiviranje sporočil v Klytic Mail. Za sporočila, označena kot osebna, veljajo posebna pravila: svojo prakso dajte v potrditev svojemu svetovalcu.
Pogosta vprašanja
Ali nabiralnik še prejema pošto, ko je prijava blokirana?
Da. Blokada prijave osebi prepreči vstop; nabiralnik še naprej prejema pošto, naslednik pa jo bere s pooblastilom.
Zaposleni je pred odhodom izbrisal sporočila. Ali jih lahko obnovimo?
Da, v 30 dneh. Najprej brezplačno poglejte v mapo Zabojnik nabiralnika. Sicer podpora obnovi iz varnostnih kopij: to je vključeno, do 3 zahtevkov na mesec. Glejte obnova sporočila ali nabiralnika.
Kako dolgo naj nabiralnik ostane odprt?
Dokler dopisniki ne zamenjajo naslova. Potem zadostuje vzdevek ali samodejni odgovor, zgodovina pa sodi v arhiviranje.
Kaj če naslov pripada skupnemu nabiralniku?
Dovolj je, da osebi odvzamete pravice. Glejte skupni nabiralniki in vzdevki.
