X’tiksbu
- L-ebda messaġġ minn klijent mitluf wara t-tluq.
- L-ebda aċċess aktar għall-persuna li titlaq, la minn browser u lanqas mit-telefon tagħha.
- Suċċessur li jaqra u jwieġeb bil-kont tiegħu stess, b’mod li jista’ jiġi ntraċċat.
- Indirizzi kollettivi aġġornati.
Min jagħmel xiex
- Il-maniġer tal-persuna jiddeċiedi x’jiġri mill-kaxxa u jagħżel is-suċċessur.
- L-amministratur tal-kont Klytic Mail tagħkom jagħmel is-settings fil-konsola tal-amministrazzjoni.
- Is-support ta’ Klytic jintervjeni għal restawr mill-backups (inkluż għal tħassir volontarju fit-tluq ta’ impjegat jew kaxxa mħassra kmieni wisq, sa 3 talbiet fix-xahar; bi ħlas wara tħassir aċċidentali), għall-arkivjar legali jekk ikun ingħata, u għal kull mistoqsija dwar apparat.
1. Iddeċiedu qabel l-għeluq
Fil-jum tat-tluq, hemm tliet għażliet possibbli. Jiġu deċiżi qabel, mhux wara.
| Għażla | Meta | Effett |
|---|
| Żommu l-kaxxa miftuħa | Klijenti jew fornituri għadhom jiktbu lil dan l-indirizz | Il-kaxxa tkompli tirċievi; is-suċċessur jaqraha permezz ta’ delega |
| Agħlqu b’tweġiba jew bi trasferiment | Il-fluss huwa baxx, l-istorja tittieħed x’imkien ieħor | Il-korrispondenti jirċievu tweġiba li tindika l-kuntatt il-ġdid, jew il-messaġġi tagħhom jiġu ttrasferiti |
| Agħmlu l-indirizz alias | L-indirizz għandu jibqa’ jgħix, iż-żda mhux il-kaxxa | Il-messaġġi jaslu direttament għand is-suċċessur, ladarba l-istorja tkun inżammet jew ġiet arkivjata |
Fit-tliet każi, l-istorja tibqa’ suġġett għalih: trid tinżamm, tgħaddi jew tiġi arkivjata qabel kull tħassir tal-kaxxa.
2. Neħħu l-aċċess tal-persuna
- Il-password. L-amministratur jibdilha, jew jimblokka l-login tal-kont. L-imblukkar jimpedixxi lill-persuna milli tidħol filwaqt li jħalli l-kaxxa tirċievi l-email.
- L-apparat. It-telefowns u t-tablets sinkronizzati jidhru fil-lista tal-apparat tal-kont. L-amministratur jista’ jħassar mill-bogħod id-data tal-email ta’ apparat mitluf jew mogħti lura. Skont il-mudell u l-verżjoni tiegħu, it-tħassir jista’ jolqot l-apparat kollu: għal telefon personali, aħjar neħħu l-apparat mis-sinkronizzazzjoni u itolbu parir lis-support qabel ma tħassru. Apparat ikkonfigurat f’IMAP, mingħajr sinkronizzazzjoni Exchange ActiveSync, ma jistax jitħassar b’dan il-mod: il-bidla tal-password taqtagħu.
- Id-drittijiet li kellha x’imkien ieħor. Jekk il-persuna kellha aċċess għal kaxxa kondiviża, għall-kalendarju ta’ direttur jew għal folders kondiviżi, neħħu dawn id-drittijiet. Jintnesew aktar spiss mill-kaxxa nnifisha.
3. Agħtu aċċess lis-suċċessur
Tgħaddux il-password tal-persuna li telqet. L-amministratur jagħti lis-suċċessur dritt fuq il-kaxxa, bil-kont tiegħu stess: jikkonsulta, jew jimmaniġġja l-kontenut, u jekk ikun meħtieġ jibgħat “f’isem” jew “bħala” dan l-indirizz. Is-suċċessur isib il-kaxxa fil-webmail tiegħu, ħdejn tiegħu. Kull tweġiba tibqa’ attribwita lil xi ħadd.
Jekk diversi persuni jieħdu f’idejhom il-portafoll, agħmlu l-kaxxa kaxxa kondiviża u qassmu d-drittijiet. It-twaqqif huwa deskritt f’Kaxxi kondiviżi, alias u aktar minn entità waħda.
Eżempju. Bejjiegħa titlaq minn SME ta’ 30 persuna (każ ipotetiku). Fl-istess jum, l-amministratur jimblokka l-login tagħha u jħassar id-data tal-email mit-telefon tax-xogħol tagħha. Jagħti lis-suċċessur tagħha d-dritt li jimmaniġġja l-kaxxa tagħha u li jibgħat f’isem dan l-indirizz, jissettja tweġiba awtomatika li tindika l-kuntatt il-ġdid, u jneħħi lill-bejjiegħa ta’ qabel mil-lista equipe-commerciale@. Tliet xhur wara, il-fluss ikun naqas għal kollox: l-indirizz isir alias tal-kaxxa tas-suċċessur.
4. Irrevedu l-alias u l-listi
- Neħħu l-persuna mil-listi ta’ distribuzzjoni li kienet membru fihom.
- Jekk xi alias kienu jaslu fil-kaxxa tagħha, devis@ pereżempju, orbtuhom mal-kaxxa tas-suċċessur.
- Ivverifikaw l-applikazzjonijiet li kienu jibagħtu allarmi jew dokumenti lill-indirizz tagħha.
5. Żommu l-kaxxa għal żmien twil
Il-backups ta’ Klytic jippermettu li tmorru lura fl-aħħar 30 jum. Ma jservux biex iżżommu kaxxa għal diversi snin. Jekk il-kaxxa għandha tinżamm minħabba obbligu jew riskju ta’ tilwima, ippjanaw l-arkivjar sakemm il-kont ikun għadu taħt kontroll: ara Kif tarkivjaw il-messaġġi f’Klytic Mail. Il-messaġġi identifikati bħala personali jsegwu regoli tagħhom: ivvalidaw il-prattika tagħkom mal-konsulent legali tagħkom.
Mistoqsijiet frekwenti
Il-kaxxa tibqa’ tirċievi l-email meta l-login ikun imblukkat?
Iva. L-imblukkar tal-login jimpedixxi lill-persuna milli tidħol; il-kaxxa tkompli tirċievi u s-suċċessur jaqraha permezz ta’ delega.
L-impjegat ħassar messaġġi qabel ma telaq. Nistgħu nirkuprawhom?
Iva, fi żmien 30 jum. L-ewwel ħarsu fil-folder dumpster tal-kaxxa, b’xejn. Lil hinn minn hekk, is-support jirrestawra mill-backups: dan huwa inkluż, sa 3 talbiet fix-xahar. Ara Kif tirrestawraw messaġġ jew kaxxa tal-email.
Kemm għandha tibqa’ miftuħa l-kaxxa?
Sakemm il-korrispondenti jkunu biddlu l-indirizz. Wara dan, alias jew tweġiba awtomatika huma biżżejjed, u l-istorja tagħmel parti mill-arkivjar.
U jekk l-indirizz jappartjeni għal kaxxa kondiviża?
Biżżejjed tneħħu d-drittijiet tal-persuna. Ara Kaxxi kondiviżi u alias.
