Ce obțineți
- Niciun mesaj de la clienți pierdut după plecare.
- Niciun acces pentru persoana care pleacă, nici din browser, nici de pe telefon.
- Un succesor care citește și răspunde cu propriul cont, în mod trasabil.
- Adrese colective actualizate.
Cine ce face
- Șeful persoanei decide soarta căsuței și desemnează succesorul.
- Administratorul contului dumneavoastră Klytic Mail efectuează setările în consola de administrare.
- Suportul Klytic intervine pentru o restaurare din backupuri (inclusă pentru o ștergere intenționată la plecarea unui angajat sau pentru o căsuță ștearsă prea devreme, în limita a 3 solicitări pe lună; cu plată după o ștergere accidentală), pentru arhivarea legală, dacă a fost contractată, și pentru orice întrebare privind un dispozitiv.
1. Decideți înainte de închidere
În ziua plecării, sunt posibile trei variante. Ele se decid înainte, nu după.
| Variantă | Când | Efect |
|---|
| Păstrarea căsuței deschise | Clienți sau furnizori încă scriu la această adresă | Căsuța continuă să primească mesaje; succesorul o citește prin delegare |
| Închiderea cu răspuns sau redirecționare | Fluxul este redus, istoricul este preluat în altă parte | Corespondenții primesc un răspuns care indică noua persoană de contact sau mesajele lor sunt redirecționate |
| Transformarea adresei într-un alias | Adresa trebuie să existe în continuare, dar căsuța nu | Mesajele ajung direct la succesor, după ce istoricul a fost păstrat sau arhivat |
În toate cele trei cazuri, istoricul rămâne un subiect separat: trebuie păstrat, transmis sau arhivat înainte de orice ștergere a căsuței.
2. Retrageți accesul persoanei
- Parola. Administratorul o schimbă sau blochează conectarea la cont. Blocarea împiedică persoana să se conecteze, lăsând însă căsuța să primească în continuare mesaje.
- Dispozitivele. Telefoanele și tabletele sincronizate apar în lista de dispozitive a contului. Administratorul poate șterge de la distanță datele de e-mail ale unui dispozitiv pierdut sau returnat. În funcție de model și de versiunea acestuia, ștergerea poate viza întregul dispozitiv: pentru un telefon personal, eliminați mai degrabă dispozitivul din sincronizare și cereți sfatul suportului înainte de ștergere. Un dispozitiv configurat în IMAP, fără sincronizare Exchange ActiveSync, nu poate fi șters în acest mod: schimbarea parolei îl deconectează.
- Drepturile pe care le avea în alte locuri. Dacă persoana avea acces la o căsuță partajată, la calendarul unui director sau la dosare partajate, retrageți aceste drepturi. Ele sunt uitate mai des decât căsuța însăși.
3. Acordați acces succesorului
Nu transmiteți parola persoanei care a plecat. Administratorul acordă succesorului un drept asupra căsuței, cu propriul cont: consultare sau gestionarea conținutului și, dacă este necesar, trimitere „în numele” sau „ca” această adresă. Succesorul găsește căsuța în webmailul său, alături de propria căsuță. Fiecare răspuns rămâne atribuit unei persoane.
Dacă mai multe persoane preiau portofoliul, transformați căsuța într-o căsuță partajată și împărțiți drepturile. Configurarea este descrisă în căsuțe partajate, aliasuri și mai multe entități.
Exemplu. O agentă comercială părăsește un IMM cu 30 de angajați (caz ipotetic). În aceeași zi, administratorul îi blochează accesul și șterge datele de e-mail de pe telefonul ei de serviciu. Îi acordă succesorului său dreptul de a-i gestiona căsuța și de a trimite în numele acestei adrese, configurează un răspuns automat care indică noua persoană de contact și o elimină pe fosta agentă comercială din lista echipa-comerciala@. Trei luni mai târziu, fluxul s-a stins: adresa devine un alias al căsuței succesorului.
4. Revizuiți aliasurile și listele
- Eliminați persoana din listele de distribuție din care făcea parte.
- Dacă în căsuța sa ajungeau aliasuri, de exemplu oferte@, asociați-le căsuței succesorului.
- Verificați aplicațiile care trimiteau alerte sau documente la adresa sa.
5. Păstrarea căsuței pe termen lung
Backupurile Klytic permit revenirea la o stare anterioară din ultimele 30 de zile. Ele nu servesc la păstrarea unei căsuțe timp de mai mulți ani. Dacă căsuța trebuie păstrată din cauza unei obligații sau a unui risc de litigiu, prevedeți arhivarea cât timp contul este încă sub control: vedeți arhivarea mesajelor. Mesajele identificate ca personale sunt supuse unor reguli proprii: solicitați consilierului dumneavoastră juridic să vă valideze practica.
6. Documente și telefon
Fișierele persoanei din Klytic Docs urmează propria procedură: plecarea unui angajat sau a unei echipe. Dacă avea un post în Klytic Tel, anunțați administratorul telefoniei.
Întrebări frecvente
Căsuța mai primește mesaje când conectarea este blocată?
Da. Blocarea conectării împiedică persoana să intre; căsuța continuă să primească mesaje, iar succesorul o citește prin delegare.
Angajatul a șters mesaje înainte de plecare. Pot fi recuperate?
Da, în termen de 30 de zile. Căutați mai întâi în dosarul elementelor șterse al căsuței, fără costuri. Dincolo de acesta, suportul restaurează din backupuri: este inclus, în limita a 3 solicitări pe lună. Vedeți restaurarea unui mesaj sau a unei căsuțe de e-mail.
Cât timp trebuie păstrată căsuța deschisă?
Până când corespondenții și-au schimbat adresa de contact. După aceea, un alias sau un răspuns automat este suficient, iar istoricul ține de arhivare.
Dar dacă adresa aparține unei căsuțe partajate?
Este suficient să retrageți drepturile persoanei. Vedeți căsuțe partajate și aliasuri.
