Ko jūs iegūstat
- Pēc aiziešanas netiek zaudēta neviena klienta vēstule.
- Aizejošajai personai vairs nav piekļuves ne no pārlūkprogrammas, ne no tālruņa.
- Pēctecis lasa un atbild ar savu kontu, izsekojami.
- Kopīgās adreses ir aktuālas.
Kas ko dara
- Personas vadītājs izlemj pastkastes likteni un norīko pēcteci.
- Jūsu Klytic Mail konta administrators veic iestatījumus administrēšanas konsolē.
- Klytic atbalsts iesaistās atjaunošanā no rezerves kopijām (iekļauta tīšas dzēšanas gadījumā darbinieka aiziešanas laikā vai pārāk agri dzēstas pastkastes gadījumā, ne vairāk kā 3 pieprasījumi mēnesī; par maksu pēc nejaušas dzēšanas), juridiski saistošās arhivēšanas jautājumos, ja tā ir pasūtīta, un jebkuros jautājumos par ierīcēm.
1. Izlemt pirms slēgšanas
Aiziešanas dienā ir iespējamas trīs izvēles. Par tām jāizlemj iepriekš, nevis pēc tam.
| Izvēle | Kad | Rezultāts |
|---|
| Atstāt pastkasti atvērtu | Klienti vai piegādātāji vēl raksta uz šo adresi | Pastkaste turpina saņemt vēstules; pēctecis to lasa ar deleģēšanu |
| Slēgt ar atbildi vai pārsūtīšanu | Plūsma ir neliela, vēsture ir pārņemta citur | Sarakstes partneri saņem atbildi ar jauno kontaktpersonu, vai viņu vēstules tiek pārsūtītas |
| Pārvērst adresi par aizstājvārdu | Adresei jāturpina pastāvēt, pastkastei vairs nē | Vēstules nonāk tieši pie pēcteča, kad vēsture ir saglabāta vai arhivēta |
Visās trīs gadījumos vēsture ir atsevišķs jautājums: tā jāsaglabā, jānodod vai jāarhivē pirms jebkuras pastkastes dzēšanas.
2. Atsaukt personas pieslēgšanos
- Parole. Administrators to nomaina vai bloķē konta pieslēgšanos. Bloķēšana neļauj personai pieslēgties, bet pastkaste turpina saņemt pastu.
- Ierīces. Sinhronizētie tālruņi un planšetdatori ir redzami konta ierīču sarakstā. Administrators var attālināti izdzēst e-pasta datus no pazaudētas vai atdotas ierīces. Atkarībā no modeļa un tā versijas dzēšana var attiekties uz visu ierīci: personīgam tālrunim labāk izņemiet ierīci no sinhronizēšanas un pirms dzēšanas konsultējieties ar atbalstu. Ierīci, kas konfigurēta ar IMAP bez Exchange ActiveSync sinhronizēšanas, šādi izdzēst nevar: to atslēdz paroles maiņa.
- Tiesības, kas personai bija citur. Ja personai bija piekļuve koplietošanas pastkastei, vadītāja kalendāram vai koplietotām mapēm, atsauciet šīs tiesības. Par tām aizmirst biežāk nekā par pašu pastkasti.
3. Dot piekļuvi pēctecim
Nenododiet aizgājušās personas paroli. Administrators piešķir pēctecim tiesības uz pastkasti viņa paša kontā: skatīt vai pārvaldīt saturu un, ja nepieciešams, sūtīt „uzdevumā” vai „kā” šī adrese. Pēctecis redz pastkasti savajā tīmekļa pastā blakus savai. Katra atbilde paliek piesaistīta konkrētai personai.
Ja klientu portfeli pārņem vairāki cilvēki, pārvērtiet pastkasti par koplietošanas pastkasti un sadaliet tiesības. Iestatīšana ir aprakstīta rakstā koplietošanas pastkastes, aizstājvārdi un vairākas juridiskās personas.
Piemērs. Pārdevēja aiziet no 30 cilvēku MVU (hipotētisks gadījums). Tajā pašā dienā administrators bloķē viņas pieslēgšanos un izdzēš e-pasta datus no viņas darba tālruņa. Viņš piešķir viņas pēctecim tiesības pārvaldīt viņas pastkasti un sūtīt šīs adreses uzdevumā, iestata automātisku atbildi ar jauno kontaktpersonu un izņem bijušo pārdevēju no saraksta pardosanas-komanda@. Pēc trīs mēnešiem plūsma ir izsīkusi: adrese kļūst par pēcteča pastkastes aizstājvārdu.
4. Pārskatīt aizstājvārdus un sarakstus
- Izņemiet personu no izsūtnes sarakstiem, kuros viņa bija dalībniece.
- Ja viņas pastkastē nonāca aizstājvārdi, piemēram, piedavajumi@, piesaistiet tos pēcteča pastkastei.
- Pārbaudiet lietotnes, kas sūtīja brīdinājumus vai dokumentus uz viņas adresi.
5. Glabāt pastkasti ilgi
Klytic rezerves kopijas ļauj atgriezties iepriekšējā stāvoklī pēdējo 30 dienu robežās. Tās nekalpo pastkastes glabāšanai vairākus gadus. Ja pastkaste jāglabā pienākuma vai strīda riska dēļ, paredziet arhivēšanu, kamēr konts vēl ir kontrolēts: skatiet vēstuļu arhivēšana Klytic Mail. Uz vēstulēm, kas identificētas kā personīgas, attiecas īpaši noteikumi: lūdziet savam juridiskajam konsultantam apstiprināt jūsu praksi.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai pastkaste joprojām saņem pastu, kad pieslēgšanās ir bloķēta?
Jā. Pieslēgšanās bloķēšana neļauj personai iekļūt; pastkaste turpina saņemt pastu, un pēctecis to lasa ar deleģēšanu.
Darbinieks pirms aiziešanas izdzēsa vēstules. Vai tās var atgūt?
Jā, 30 dienu laikā. Vispirms bez maksas apskatiet pastkastes atkritumu konteinera mapi. Pēc tam atbalsts atjauno no rezerves kopijām: tas ir iekļauts, ne vairāk kā 3 pieprasījumi mēnesī. Skatiet kā atjaunot vēstuli vai pastkasti.
Cik ilgi turēt pastkasti atvērtu?
Tik ilgi, līdz sarakstes partneri ir nomainījuši adresi. Pēc tam pietiek ar aizstājvārdu vai automātisku atbildi, un vēsture ir arhivēšanas jautājums.
Un ja adrese pieder koplietošanas pastkastei?
Pietiek atsaukt personas tiesības. Skatiet koplietošanas pastkastes un aizstājvārdi.
