Wat u krijgt
- Geen enkel klantbericht gaat verloren na het vertrek.
- Geen toegang meer voor de vertrekkende persoon, niet via een browser en niet via de telefoon.
- Een opvolger die met zijn eigen account leest en antwoordt, op een traceerbare manier.
- Collectieve adressen die up-to-date zijn.
Wie doet wat
- De leidinggevende van de persoon beslist wat er met de mailbox gebeurt en wijst de opvolger aan.
- De beheerder van uw Klytic Mail-account voert de instellingen uit in de beheerconsole.
- De support van Klytic komt tussen voor een herstel uit de back-ups (inbegrepen bij een bewuste verwijdering bij het vertrek van een medewerker of een te vroeg verwijderde mailbox, binnen de limiet van 3 aanvragen per maand; betalend na een onopzettelijke verwijdering), voor wettelijke archivering als die is afgesloten, en voor elke vraag over een apparaat.
1. Beslissen vóór de sluiting
Op de dag van het vertrek zijn er drie keuzes mogelijk. Die worden vooraf gemaakt, niet achteraf.
| Keuze | Wanneer | Effect |
|---|
| De mailbox openhouden | Klanten of leveranciers schrijven nog naar dit adres | De mailbox blijft berichten ontvangen; de opvolger leest ze via delegatie |
| Afsluiten met antwoord of doorsturing | Er komt weinig post binnen, de geschiedenis wordt elders overgenomen | Correspondenten krijgen een antwoord met de nieuwe contactpersoon, of hun berichten worden doorgestuurd |
| Van het adres een alias maken | Het adres moet blijven bestaan, de mailbox niet | De berichten komen rechtstreeks bij de opvolger terecht, zodra de geschiedenis is bewaard of gearchiveerd |
In alle drie de gevallen blijft de geschiedenis een apart onderwerp: ze moet worden bewaard, overgedragen of gearchiveerd voordat de mailbox wordt verwijderd.
2. De aanmelding van de persoon intrekken
- Het wachtwoord. De beheerder wijzigt het, of blokkeert de aanmelding op het account. Door de blokkering kan de persoon zich niet meer aanmelden, terwijl de mailbox wel post blijft ontvangen.
- De apparaten. Gesynchroniseerde telefoons en tablets staan in de lijst met apparaten van het account. De beheerder kan de e-mailgegevens op een verloren of ingeleverd apparaat op afstand wissen. Afhankelijk van het model en de versie kan het wissen het hele apparaat betreffen: verwijder bij een persoonlijke telefoon het apparaat liever uit de synchronisatie en vraag de support om advies voordat u wist. Een apparaat dat via IMAP is ingesteld, zonder synchronisatie via Exchange ActiveSync, kan niet op deze manier worden gewist: de wijziging van het wachtwoord sluit het af.
- De rechten die de persoon elders had. Had de persoon toegang tot een gedeelde mailbox, tot de agenda van een bestuurder of tot gedeelde mappen, trek die rechten dan in. Die worden vaker vergeten dan de mailbox zelf.
3. De opvolger toegang geven
Geef het wachtwoord van de vertrokken persoon niet door. De beheerder geeft de opvolger een recht op de mailbox, met zijn eigen account: raadplegen, of de inhoud beheren, en indien nodig verzenden ‘namens’ of ‘als’ dit adres. De opvolger vindt de mailbox in zijn webmail terug, naast zijn eigen mailbox. Elk antwoord blijft aan iemand toegeschreven.
Nemen meerdere personen de portefeuille over, maak van de mailbox dan een gedeelde mailbox en verdeel de rechten. De werkwijze staat beschreven in gedeelde mailboxen, aliassen en meerdere entiteiten.
Voorbeeld. Een verkoopster verlaat een kmo met 30 medewerkers (fictief geval). Dezelfde dag blokkeert de beheerder haar aanmelding en wist hij de e-mailgegevens op haar zakelijke telefoon. Hij geeft haar opvolger het recht om haar mailbox te beheren en namens dit adres te verzenden, stelt een automatisch antwoord in met de nieuwe contactpersoon en haalt de vroegere verkoopster uit de lijst verkoopteam@. Drie maanden later is de stroom opgedroogd: het adres wordt een alias van de mailbox van de opvolger.
4. Aliassen en lijsten nakijken
- Haal de persoon uit de distributielijsten waarvan ze lid was.
- Kwamen er aliassen in haar mailbox terecht, bijvoorbeeld offerte@, koppel die dan aan de mailbox van de opvolger.
- Controleer de applicaties die meldingen of documenten naar haar adres stuurden.
5. De mailbox lang bewaren
Met de back-ups van Klytic kunt u tot 30 dagen terug in de tijd. Ze dienen niet om een mailbox meerdere jaren te bewaren. Moet de mailbox worden bewaard vanwege een verplichting of een risico op een geschil, voorzie dan archivering zolang het account nog onder controle is: zie berichten archiveren. Berichten die als persoonlijk zijn aangemerkt, vallen onder eigen regels: laat uw werkwijze bevestigen door uw adviseur.
6. Documenten en telefoon
De bestanden van de persoon in Klytic Docs volgen een eigen procedure: vertrek van een medewerker of een team. Had de persoon een toestel in Klytic Tel, verwittig dan de beheerder van de telefonie.
Veelgestelde vragen
Ontvangt de mailbox nog post als de aanmelding geblokkeerd is?
Ja. Door de aanmelding te blokkeren, kan de persoon niet meer binnen; de mailbox blijft ontvangen en de opvolger leest ze via delegatie.
De medewerker heeft vóór zijn vertrek berichten gewist. Kunnen die worden gerecupereerd?
Ja, binnen 30 dagen. Kijk eerst in de map Verwijderde items van de mailbox, kosteloos. Daarna herstelt de support uit de back-ups: dat is inbegrepen, binnen de limiet van 3 aanvragen per maand. Zie een bericht of een mailbox herstellen.
Hoelang de mailbox openhouden?
Zolang het duurt voordat de correspondenten hun adresgegevens hebben aangepast. Daarna volstaat een alias of een automatisch antwoord, en valt de geschiedenis onder archivering.
En als het adres bij een gedeelde mailbox hoort?
Dan volstaat het de rechten van de persoon in te trekken. Zie gedeelde mailboxen en aliassen.
