Co Państwo uzyskują
- Żadna wiadomość od klienta nie ginie po odejściu pracownika.
- Odchodząca osoba nie ma już żadnego dostępu, ani z przeglądarki, ani z telefonu.
- Następca czyta wiadomości i odpowiada na nie z własnego konta, w sposób możliwy do prześledzenia.
- Aktualne adresy zbiorcze.
Kto co robi
- Przełożony tej osoby decyduje o losie skrzynki i wyznacza następcę.
- Administrator Państwa konta Klytic Mail wprowadza ustawienia w konsoli administracyjnej.
- Dział wsparcia Klytic przywraca dane z kopii zapasowych (wliczone w cenę w przypadku celowego usunięcia danych przy odejściu pracownika lub skrzynki usuniętej zbyt wcześnie, w limicie 3 zgłoszeń miesięcznie; płatne po przypadkowym usunięciu), obsługuje archiwizację zgodną z przepisami, jeśli została zamówiona, i odpowiada na wszelkie pytania dotyczące urządzeń.
1. Zdecydować przed zamknięciem
W dniu odejścia możliwe są trzy rozwiązania. Decyduje się o nich wcześniej, a nie później.
| Rozwiązanie | Kiedy | Skutek |
|---|
| Pozostawienie skrzynki otwartej | Klienci lub dostawcy nadal piszą na ten adres | Skrzynka nadal odbiera wiadomości; następca czyta je przez delegowanie |
| Zamknięcie z odpowiedzią lub przekazywaniem | Ruch jest niewielki, a historia została przeniesiona gdzie indziej | Korespondenci otrzymują odpowiedź ze wskazaniem nowej osoby kontaktowej lub ich wiadomości są przekazywane dalej |
| Przekształcenie adresu w alias | Adres ma działać, ale skrzynka już nie | Wiadomości trafiają bezpośrednio do następcy, po zachowaniu lub zarchiwizowaniu historii |
We wszystkich trzech przypadkach historia pozostaje osobną kwestią: przed jakimkolwiek usunięciem skrzynki trzeba ją zachować, przekazać lub zarchiwizować.
2. Odebrać tej osobie dostęp
- Hasło. Administrator je zmienia lub blokuje logowanie na konto. Blokada uniemożliwia tej osobie zalogowanie się, a skrzynka nadal odbiera pocztę.
- Urządzenia. Zsynchronizowane telefony i tablety znajdują się na liście urządzeń konta. Administrator może zdalnie usunąć dane poczty z urządzenia utraconego lub zwróconego. W zależności od modelu i wersji usunięcie może objąć całe urządzenie: w przypadku telefonu prywatnego lepiej odłączyć urządzenie od synchronizacji i przed usunięciem danych skonsultować się z działem wsparcia. Urządzenia skonfigurowanego w IMAP, bez synchronizacji Exchange ActiveSync, nie można w ten sposób wyczyścić: zmiana hasła odcina mu dostęp.
- Uprawnienia, które ta osoba miała gdzie indziej. Jeśli miała dostęp do skrzynki współdzielonej, kalendarza członka zarządu lub folderów współdzielonych, proszę odebrać te uprawnienia. Zapomina się o nich częściej niż o samej skrzynce.
3. Dać dostęp następcy
Proszę nie przekazywać hasła osoby, która odeszła. Administrator nadaje następcy uprawnienie do skrzynki na jego własnym koncie: do przeglądania lub zarządzania zawartością, a w razie potrzeby do wysyłania „w imieniu” tego adresu lub „jako” ten adres. Następca widzi skrzynkę w swoim webmailu, obok własnej. Każda odpowiedź jest przypisana do konkretnej osoby.
Jeśli klientów przejmuje kilka osób, proszę przekształcić skrzynkę w skrzynkę współdzieloną i rozdzielić uprawnienia. Konfigurację opisano w przewodniku skrzynki współdzielone, aliasy i kilka podmiotów.
Przykład. Handlowczyni odchodzi z MŚP zatrudniającego 30 osób (przypadek hipotetyczny). Tego samego dnia administrator blokuje jej logowanie i usuwa dane poczty z jej telefonu służbowego. Daje jej następcy uprawnienie do zarządzania skrzynką i wysyłania w imieniu tego adresu, ustawia automatyczną odpowiedź wskazującą nową osobę kontaktową i usuwa byłą handlowczynię z listy zespol-handlowy@. Trzy miesiące później ruch wygasa: adres staje się aliasem skrzynki następcy.
4. Przejrzeć aliasy i listy
- Proszę usunąć tę osobę z list dystrybucyjnych, do których należała.
- Jeśli do jej skrzynki trafiały aliasy, na przykład oferty@, proszę przypisać je do skrzynki następcy.
- Proszę sprawdzić aplikacje, które wysyłały alerty lub dokumenty na jej adres.
5. Długotrwałe zachowanie skrzynki
Kopie zapasowe Klytic pozwalają cofnąć się o maksymalnie 30 dni. Nie służą do przechowywania skrzynki przez kilka lat. Jeśli skrzynka musi zostać zachowana ze względu na obowiązek prawny lub ryzyko sporu, proszę zaplanować archiwizację, dopóki konto jest jeszcze pod kontrolą: zob. archiwizacja wiadomości. Wiadomości oznaczone jako prywatne podlegają odrębnym zasadom: proszę skonsultować swoją praktykę z doradcą prawnym.
6. Dokumenty i telefon
Pliki tej osoby w Klytic Docs podlegają odrębnej procedurze: odejście pracownika lub zespołu. Jeśli miała linię w Klytic Tel, proszę powiadomić administratora telefonii.
Najczęściej zadawane pytania
Czy skrzynka nadal odbiera pocztę, gdy logowanie jest zablokowane?
Tak. Zablokowanie logowania uniemożliwia tej osobie dostęp; skrzynka nadal odbiera wiadomości, a następca czyta je przez delegowanie.
Pracownik usunął wiadomości przed odejściem. Czy można je odzyskać?
Tak, w ciągu 30 dni. Najpierw proszę sprawdzić folder elementów usuniętych w skrzynce, bez opłat. Jeśli to nie wystarczy, dział wsparcia przywraca dane z kopii zapasowych: jest to wliczone w cenę, w limicie 3 zgłoszeń miesięcznie. Zob. przywracanie wiadomości lub skrzynki.
Jak długo pozostawić skrzynkę otwartą?
Do czasu, gdy korespondenci zmienią adres. Później wystarczy alias lub automatyczna odpowiedź, a historia podlega archiwizacji.
A jeśli adres należy do skrzynki współdzielonej?
Wystarczy odebrać tej osobie uprawnienia. Zob. skrzynki współdzielone i aliasy.
