Vad ni får
- Inga kundmeddelanden går förlorade efter avgången.
- Ingen åtkomst kvar för personen som slutar, varken från en webbläsare eller från telefonen.
- En efterföljare som läser och svarar med sitt eget konto, på ett spårbart sätt.
- Uppdaterade gemensamma adresser.
Vem gör vad
- Personens chef bestämmer vad som händer med brevlådan och utser efterföljaren.
- Administratören för ert Klytic Mail-konto gör inställningarna i administrationskonsolen.
- Klytics support hjälper till med återställning från säkerhetskopiorna (ingår vid avsiktlig radering när en anställd slutar eller en brevlåda som raderats för tidigt, med högst 3 begäranden per månad; avgiftsbelagd efter en oavsiktlig radering), med juridisk arkivering om den har tecknats, och med alla frågor om enheter.
1. Bestäm före stängningen
Den dag personen slutar finns tre möjliga val. De ska göras innan, inte efteråt.
| Val | När | Effekt |
|---|
| Hålla brevlådan öppen | Kunder eller leverantörer skriver fortfarande till adressen | Brevlådan fortsätter att ta emot e-post; efterföljaren läser den genom delegering |
| Stänga med autosvar eller vidarebefordran | Flödet är litet, historiken tas om hand på annat håll | Avsändarna får ett svar med den nya kontaktpersonen, eller så vidarebefordras deras meddelanden |
| Göra adressen till ett alias | Adressen ska leva vidare, men inte brevlådan | Meddelandena kommer direkt till efterföljaren, när historiken har bevarats eller arkiverats |
I alla tre fallen är historiken en fråga för sig: den måste sparas, överlämnas eller arkiveras innan brevlådan raderas.
2. Ta bort personens inloggning
- Lösenordet. Administratören byter det, eller spärrar kontots inloggning. Spärren hindrar personen från att logga in men låter brevlådan fortsätta ta emot e-post.
- Enheterna. Synkroniserade telefoner och surfplattor finns i kontots lista över enheter. Administratören kan fjärradera e-postdata på en enhet som har förlorats eller lämnats tillbaka. Beroende på modell och version kan raderingen omfatta hela enheten: för en privat telefon, ta hellre bort enheten från synkroniseringen och rådgör med supporten innan ni raderar. En enhet som är konfigurerad med IMAP, utan synkronisering via Exchange ActiveSync, kan inte raderas på det här sättet: lösenordsbytet stänger ute den.
- Behörigheter på andra ställen. Om personen hade åtkomst till en delad brevlåda, till en chefs kalender eller till delade mappar, ta bort de behörigheterna. De glöms oftare än själva brevlådan.
3. Ge efterföljaren åtkomst
Lämna inte ut lösenordet för den person som har slutat. Administratören ger efterföljaren en behörighet till brevlådan, med hens eget konto: läsa, eller hantera innehållet, och vid behov skicka ”för räkning av” eller ”som” den adressen. Efterföljaren hittar brevlådan i sin webbmejl, bredvid sin egen. Varje svar kan härledas till en person.
Om flera personer tar över kundstocken, gör om brevlådan till en delad brevlåda och fördela behörigheterna. Inställningen beskrivs i delade brevlådor, alias och flera bolag.
Exempel. En säljare lämnar ett företag med 30 anställda (ett hypotetiskt fall). Samma dag spärrar administratören hennes inloggning och raderar e-postdata på hennes jobbtelefon. Han ger hennes efterföljare behörighet att hantera brevlådan och skicka för räkning av adressen, lägger in ett autosvar med den nya kontaktpersonen och tar bort den tidigare säljaren från listan equipe-commerciale@. Tre månader senare har flödet upphört: adressen blir ett alias för efterföljarens brevlåda.
4. Se över alias och listor
- Ta bort personen från de sändlistor hen var medlem i.
- Om alias levererades till hens brevlåda, till exempel devis@, koppla dem till efterföljarens brevlåda.
- Kontrollera vilka program som skickade larm eller dokument till hens adress.
5. Spara brevlådan länge
Klytics säkerhetskopior gör det möjligt att gå tillbaka i tiden under de senaste 30 dagarna. De är inte till för att bevara en brevlåda i flera år. Om brevlådan måste sparas på grund av en skyldighet eller risk för tvist, planera arkiveringen medan kontot fortfarande är under kontroll: se arkivera meddelanden. Meddelanden som har identifierats som privata följer egna regler: låt er rådgivare godkänna er praxis.
Vanliga frågor
Tar brevlådan fortfarande emot e-post när inloggningen är spärrad?
Ja. Att spärra inloggningen hindrar personen från att komma in; brevlådan fortsätter att ta emot e-post och efterföljaren läser den genom delegering.
Den anställda raderade meddelanden innan hen slutade. Kan de hämtas tillbaka?
Ja, inom 30 dagar. Titta först i brevlådans återvinningsmapp, utan kostnad. Därefter återställer supporten från säkerhetskopiorna: det ingår, med högst 3 begäranden per månad. Se återställa ett meddelande eller en brevlåda.
Hur länge ska brevlådan hållas öppen?
Tills avsändarna har bytt adress. Därefter räcker ett alias eller ett autosvar, och historiken är en fråga för arkiveringen.
Och om adressen hör till en delad brevlåda?
Det räcker att ta bort personens behörigheter. Se delade brevlådor och alias.
