Hvad I opnår
- Ingen kundee-mails går tabt efter fratrædelsen.
- Personen, der stopper, har ikke længere adgang, hverken fra en browser eller fra sin telefon.
- En efterfølger, der læser og svarer med sin egen konto, så det kan spores.
- Fælles adresser, der er opdateret.
Hvem gør hvad
- Personens leder beslutter postkassens skæbne og udpeger efterfølgeren.
- Administratoren af jeres Klytic Mail-konto foretager indstillingerne i administrationskonsollen.
- Klytic-supporten hjælper med gendannelse fra backupperne (inkluderet ved bevidst sletning ved en medarbejders fratrædelse eller en postkasse, der er slettet for tidligt, højst 3 anmodninger om måneden; betalt efter en utilsigtet sletning), med lovpligtig arkivering, hvis den er tilvalgt, og med alle spørgsmål om enheder.
1. Beslut før lukningen
På fratrædelsesdagen er der tre muligheder. De besluttes før, ikke efter.
| Valg | Hvornår | Virkning |
|---|
| Hold postkassen åben | Kunder eller leverandører skriver stadig til adressen | Postkassen modtager fortsat post; efterfølgeren læser den via delegering |
| Luk med autosvar eller videresendelse | Strømmen er lille, historikken overtages andetsteds | Afsenderne får et svar med den nye kontaktperson, eller deres e-mails videresendes |
| Gør adressen til et alias | Adressen skal leve videre, men ikke postkassen | E-mails havner direkte hos efterfølgeren, når historikken er gemt eller arkiveret |
I alle tre tilfælde er historikken et særskilt spørgsmål: den skal gemmes, overdrages eller arkiveres, før postkassen eventuelt slettes.
2. Fjern personens login
- Adgangskoden. Administratoren ændrer den eller spærrer kontoens login. Spærringen forhindrer personen i at logge ind, men lader postkassen modtage post.
- Enhederne. Synkroniserede telefoner og tablets står på kontoens liste over enheder. Administratoren kan fjernslette e-maildata på en enhed, der er mistet eller afleveret. Afhængigt af model og version kan sletningen omfatte hele enheden: for en privat telefon bør I hellere fjerne enheden fra synkroniseringen og spørge supporten til råds, før I sletter. En enhed, der er sat op med IMAP uden Exchange ActiveSync-synkronisering, kan ikke slettes på denne måde: ændringen af adgangskoden afbryder den.
- Rettigheder andre steder. Havde personen adgang til en delt postkasse, en direktørs kalender eller delte mapper, så fjern disse rettigheder. De glemmes oftere end selve postkassen.
3. Giv efterfølgeren adgang
Videregiv ikke adgangskoden for den person, der er stoppet. Administratoren giver efterfølgeren en rettighed til postkassen med efterfølgerens egen konto: læse eller administrere indholdet og om nødvendigt sende »på vegne af« eller »som« denne adresse. Efterfølgeren finder postkassen i sin webmail ved siden af sin egen. Hvert svar kan fortsat tilskrives en bestemt person.
Overtager flere personer kundeporteføljen, så omdan postkassen til en delt postkasse, og fordel rettighederne. Opsætningen er beskrevet i delte postkasser, aliasser og flere selskaber.
Eksempel. En sælger forlader en virksomhed med 30 ansatte (et tænkt tilfælde). Samme dag spærrer administratoren hendes login og sletter e-maildata på hendes arbejdstelefon. Administratoren giver efterfølgeren ret til at administrere postkassen og sende på vegne af adressen, opretter et autosvar med den nye kontaktperson og fjerner den tidligere sælger fra listen salgsteam@. Tre måneder senere er strømmen tørret ud: adressen bliver et alias for efterfølgerens postkasse.
4. Gennemgå aliasser og lister
- Fjern personen fra de distributionslister, hun eller han var medlem af.
- Havnede aliasser i personens postkasse, for eksempel tilbud@, så knyt dem til efterfølgerens postkasse.
- Kontrollér de programmer, der sendte advarsler eller dokumenter til personens adresse.
5. Behold postkassen længe
Klytics backups gør det muligt at gå tilbage i de seneste 30 dage. De er ikke beregnet til at opbevare en postkasse i flere år. Skal postkassen gemmes på grund af en forpligtelse eller en risiko for tvist, så sørg for arkiveringen, mens kontoen stadig er under kontrol: se arkivér e-mails i Klytic Mail. E-mails, der er markeret som private, er underlagt særlige regler: få jeres praksis godkendt af jeres rådgiver.
Ofte stillede spørgsmål
Modtager postkassen stadig post, når login er spærret?
Ja. Spærringen forhindrer personen i at komme ind; postkassen modtager fortsat post, og efterfølgeren læser den via delegering.
Medarbejderen slettede e-mails, før han eller hun stoppede. Kan de hentes tilbage?
Ja, inden for 30 dage. Kig først i postkassens containermappe, uden omkostninger. Derudover gendanner supporten fra backupperne: det er inkluderet, højst 3 anmodninger om måneden. Se gendan en e-mail eller en postkasse.
Hvor længe skal postkassen holdes åben?
Indtil afsenderne har skiftet adresse. Derefter er et alias eller et autosvar nok, og historikken hører under arkivering.
Og hvis adressen tilhører en delt postkasse?
Så er det nok at fjerne personens rettigheder. Se delte postkasser og aliasser.
