Ką gaunate
- Po išėjimo neprarandamas nė vienas kliento laiškas.
- Išeinantis asmuo nebeturi jokios prieigos nei per naršyklę, nei per telefoną.
- Perėmėjas skaito ir atsako savo paskyra, atsekamu būdu.
- Atnaujinti bendri adresai.
Kas ką daro
- Asmens vadovas nusprendžia dėl pašto dėžutės likimo ir paskiria perėmėją.
- Jūsų Klytic Mail paskyros administratorius atlieka nustatymus administravimo konsolėje.
- Klytic palaikymo komanda atkuria iš atsarginių kopijų (įskaičiuota, kai ištrinta tyčia išeinant darbuotojui ar dėžutė ištrinta per anksti, ne daugiau kaip 3 prašymai per mėnesį; mokama po atsitiktinio ištrynimo), rūpinasi teisiniu archyvavimu, jei jis užsakytas, ir atsako į klausimus apie įrenginius.
1. Nuspręsti prieš uždarant
Išėjimo dieną galimi trys pasirinkimai. Jie nusprendžiami iš anksto, o ne po to.
| Pasirinkimas | Kada | Poveikis |
|---|
| Palikti dėžutę atvirą | Klientai ar tiekėjai vis dar rašo šiuo adresu | Dėžutė toliau gauna laiškus; perėmėjas ją skaito per delegavimą |
| Uždaryti su automatiniu atsakymu ar persiuntimu | Laiškų srautas nedidelis, istorija perimta kitur | Korespondentai gauna atsakymą su nauju kontaktu arba jų laiškai persiunčiami |
| Paversti adresą pseudonimu | Adresas turi likti, bet dėžutė – ne | Laiškai ateina tiesiai perėmėjui, kai istorija išsaugota ar suarchyvuota |
Visais trimis atvejais istorija yra atskiras klausimas: prieš ištrinant dėžutę, ji turi būti išsaugota, perduota ar suarchyvuota.
2. Atimti asmens prisijungimą
- Slaptažodis. Administratorius jį pakeičia arba užblokuoja paskyros prisijungimą. Užblokavus asmuo nebegali prisijungti, o dėžutė toliau gauna laiškus.
- Įrenginiai. Sinchronizuojami telefonai ir planšetės matomi paskyros įrenginių sąraše. Administratorius gali nuotoliniu būdu ištrinti pamesto ar grąžinto įrenginio el. pašto duomenis. Priklausomai nuo modelio ir versijos, gali būti ištrintas visas įrenginys: asmeninio telefono atveju verčiau pašalinkite įrenginį iš sinchronizavimo ir prieš trindami pasitarkite su palaikymo komanda. Įrenginio, sukonfigūruoto IMAP, be Exchange ActiveSync sinchronizavimo, šitaip ištrinti negalima: jį atjungia slaptažodžio pakeitimas.
- Kitos jo turimos teisės. Jei asmuo turėjo prieigą prie bendros pašto dėžutės, vadovo kalendoriaus ar bendrų aplankų, atšaukite šias teises. Jas pamirštama dažniau nei pačią dėžutę.
3. Suteikti prieigą perėmėjui
Neperduokite išėjusio asmens slaptažodžio. Administratorius suteikia perėmėjui teisę į dėžutę jo paties paskyra: peržiūrėti arba tvarkyti turinį ir, jei reikia, siųsti „vardu“ ar „kaip“ šis adresas. Perėmėjas mato dėžutę savo internetiniame pašte šalia savosios. Kiekvienas atsakymas lieka priskirtas konkrečiam asmeniui.
Jei klientų portfelį perima keli asmenys, paverskite dėžutę bendra pašto dėžute ir paskirstykite teises. Nustatymas aprašytas puslapyje bendros pašto dėžutės, pseudonimai, domenai ir administratoriai.
Pavyzdys. Pardavimo vadybininkė išeina iš 30 žmonių MVĮ (hipotetinis atvejis). Tą pačią dieną administratorius užblokuoja jos prisijungimą ir ištrina darbo telefono el. pašto duomenis. Jis suteikia jos perėmėjui teisę tvarkyti jos dėžutę ir siųsti šio adreso vardu, nustato automatinį atsakymą su nauju kontaktu ir pašalina buvusią vadybininkę iš sąrašo equipe-commerciale@. Po trijų mėnesių laiškų srautas išsenka: adresas tampa perėmėjo dėžutės pseudonimu.
4. Peržiūrėti pseudonimus ir sąrašus
- Pašalinkite asmenį iš platinimo sąrašų, kurių narys jis buvo.
- Jei į jo dėžutę ateidavo pseudonimai, pavyzdžiui, devis@, priskirkite juos perėmėjo dėžutei.
- Patikrinkite programas, kurios siuntinėjo įspėjimus ar dokumentus jo adresu.
5. Saugoti dėžutę ilgai
Klytic atsarginės kopijos leidžia grįžti atgal per paskutines 30 dienų. Jos neskirtos dėžutei saugoti kelerius metus. Jei dėžutę reikia saugoti dėl pareigos ar ginčo rizikos, numatykite archyvavimą, kol paskyra dar kontroliuojama: žr. laiškų archyvavimas Klytic Mail. Asmeniniais pažymėtiems laiškams taikomos atskiros taisyklės: savo praktiką suderinkite su teisiniu patarėju.
Dažniausi klausimai
Ar dėžutė gauna laiškus, kai prisijungimas užblokuotas?
Taip. Užblokavus prisijungimą asmuo negali prisijungti; dėžutė toliau gauna laiškus, o perėmėjas juos skaito per delegavimą.
Darbuotojas prieš išeidamas ištrynė laiškus. Ar juos galima atgauti?
Taip, per 30 dienų. Pirmiausia nemokamai pažiūrėkite dėžutės išmestų laiškų aplanke. Toliau palaikymo komanda atkuria iš atsarginių kopijų: tai įskaičiuota, ne daugiau kaip 3 prašymai per mėnesį. Žr. laiško ar pašto dėžutės atkūrimas.
Kiek laiko laikyti dėžutę atvirą?
Kol korespondentai pasikeičia adresą. Vėliau pakanka pseudonimo ar automatinio atsakymo, o istorija priklauso archyvavimui.
O jei adresas priklauso bendrai pašto dėžutei?
Pakanka atšaukti asmens teises. Žr. bendros pašto dėžutės ir pseudonimai.
