O que obtém
Um documento que tem um lugar, que todos podem encontrar sem conhecer o seu autor e que segue um circuito quando vincula a empresa. A pesquisa só mostra o que a pessoa tem permissão para ver: uma classificação comum não abre as pastas fechadas.
1. A pasta de equipa: o enquadramento estável
A classificação principal faz-se por pastas de equipa: uma por serviço, por local ou por grande atividade. Algumas regras evitam a árvore de pastas que ninguém compreende:
- três ou quatro níveis no máximo;
- uma pasta por objeto duradouro (cliente, projeto, exercício), não por pessoa;
- uma convenção de nomes comum, por exemplo 2026-03-12 Silva orçamento telhado: data, terceiro, objeto;
- os favoritos para as pastas abertas todos os dias.
As permissões sobre estas pastas estão descritas em Definir quem vê que documentos.
2. As etiquetas: os cruzamentos
Um ficheiro só pode estar numa pasta. Pode ter várias etiquetas. Servem para as questões transversais: todos os contratos, todos os documentos de 2025, tudo o que aguarda assinatura.
- Atribuir uma etiqueta: a partir do painel de detalhes de um ficheiro, ou numa seleção de vários ficheiros de uma só vez.
- Encontrar por etiqueta: uma vista dedicada lista todos os ficheiros que têm uma determinada etiqueta, qualquer que seja a sua pasta, dentro do limite das suas permissões.
- Quem cria as etiquetas: um administrador da sua instância. Pode deixar os utilizadores criá-las ou reservar essa permissão para manter uma lista organizada.
Uma etiqueta pode ser visível e atribuída por todos, visível mas atribuída apenas pelos administradores, ou invisível e reservada às regras automáticas. As etiquetas reservadas servem, por exemplo, para marcar um estado que só o circuito de validação deve alterar.
Mantenha uma lista curta: umas vinte etiquetas conhecidas de todos valem mais do que duzentas que cada um inventa.
3. A pesquisa
A barra de pesquisa encontra os ficheiros e as pastas pelo nome, em tudo aquilo a que tem acesso: o seu espaço, as pastas de equipa, os elementos partilhados consigo. Um campo de filtro permite também restringir a vista da pasta aberta.
A pesquisa no conteúdo dos ficheiros, e não apenas no nome, depende da configuração da sua instância. Confirme com o suporte Klytic se está ativada no seu caso e para que formatos. Um documento digitalizado sem reconhecimento de texto, por exemplo, só se encontra pelo nome e pelas etiquetas. Consoante o modo de cifra da pasta, o conteúdo pode não ser indexado.
É por isso que o nome do ficheiro e as etiquetas continuam a ser a base. Numa grande organização, uma convenção de nomes partilhada poupa mais tempo do que qualquer motor de pesquisa.
Propriedades e comentários
Cada ficheiro tem as suas informações de base: nome, localização, tamanho, data de alteração, histórico de versões e atividade. Os comentários permitem trocar impressões sobre um ficheiro sem o modificar nem o enviar por e-mail.
O Klytic Docs não disponibiliza uma ficha de metadados de negócio à medida, com campos como «número de contrato» ou «data de vencimento». Se a sua atividade precisar disso, descreva a necessidade à equipa Klytic: as etiquetas, a nomenclatura ou um circuito configurado respondem-lhe muitas vezes.
4. O circuito de validação
Para os documentos que vinculam a empresa, o Klytic Docs propõe circuitos de aprovação configuráveis. O exemplo da fatura de fornecedor:
- Depositada: a fatura é depositada no Klytic Docs, a partir do computador, do telemóvel ou do navegador.
- Aprovada: segue automaticamente para a pessoa que a deve validar, que a aprova ou recusa.
- Arquivada: uma vez aprovada, é classificada na pasta certa e conservada, pronta a ser encontrada.
O mesmo esquema serve para um contrato, uma nota de despesas, um procedimento de qualidade. A configuração fixa três coisas: onde o documento é depositado, quem valida e para onde vai a seguir. Um administrador da sua instância pode fazê-lo com a ajuda do suporte, ou a equipa Klytic configura-o de acordo com a sua organização.
Exemplo: um escritório de 15 pessoas
O escritório tem uma pasta de equipa «Clientes», com uma subpasta por cliente e por exercício. Quatro etiquetas servem a todos: «Contrato», «Fatura», «Para assinar», «Arquivado». As faturas de fornecedores passam por um circuito: depósito em «Faturas a validar», validação pela sócia e depois arquivo em «Contabilidade/2026». Para encontrar todos os contratos de um cliente, basta abrir a sua pasta e filtrar, ou abrir a vista da etiqueta «Contrato».
