Três gestos que as equipas confundem
| Gesto | Quem | Duração | Para que serve | O que não faz |
|---|
| Guardar numa pasta | O utilizador | Enquanto o utilizador mantiver a mensagem | Organizar, encontrar | Proteger contra uma eliminação |
| Pasta de itens eliminados | O utilizador | Curta | Recuperar uma mensagem eliminada por engano | Conservar a longo prazo |
| Arquivo legal (opção) | Enquadrado com a Klytic | Segundo o enquadramento do orçamento | Conservar mensagens para as poder apresentar | Substituir a cópia de segurança de recuperação |
Guardar: a organização da caixa de correio
Uma mensagem guardada numa pasta «Clientes 2025» continua na caixa de correio. Conta para o espaço de armazenamento da caixa, 5 GB no Standard, 15 GB no Pro, expansível a pedido. Pode ser encontrada pela pesquisa, movida e eliminada pelo utilizador.
- Classifique por cliente, por negócio ou por ano, com pastas e filtros que arrumam automaticamente o correio recebido.
- Para uma equipa, prefira uma caixa ou pastas partilhadas a cópias dispersas em cada caixa.
- Evite os arquivos locais do Outlook. A função de arquivo do Outlook move as mensagens para um ficheiro no computador: saem do servidor e, portanto, das cópias de segurança da Klytic. Se o posto se perder, perdem-se também.
Se uma caixa se aproximar do seu limite, aumente o espaço ou passe a caixa para Pro em vez de mover o histórico para um posto.
A pasta de itens eliminados: recuperar, não conservar
Uma mensagem eliminada, mesmo depois de esvaziado o lixo, passa pela pasta de itens eliminados. O próprio utilizador pode encontrá-la lá durante um período limitado e recolocá-la numa pasta. É uma rede de segurança contra um erro de manipulação, não um local de conservação. O gesto está descrito em restaurar uma mensagem ou uma caixa de correio.
O arquivo legal: uma opção a enquadrar
O arquivo legal é proposto como opção, para os planos Standard e Pro. Não é um botão que cada utilizador ativa: é um serviço implementado com a Klytic, para conservar mensagens à parte, de modo a poder apresentá-las, com um valor probatório que depende do enquadramento definido no orçamento.
Antes de o pedir, prepare as respostas a estas perguntas:
- O perímetro. Todas as caixas, certas funções (direção, contabilidade, compras), ou certas caixas partilhadas?
- A duração. Durante quanto tempo conservar, e por que motivo: obrigação, contrato, risco de litígio?
- O acesso. Quem poderá pesquisar nos arquivos e extrair uma mensagem: a direção, o departamento jurídico, um auditor?
- O histórico. É preciso incluir as mensagens já presentes nas caixas, ou apenas as que chegarem depois da implementação? Faça a pergunta explicitamente à Klytic.
- A saída. Sob que forma são os arquivos devolvidos no fim do contrato?
A configuração fina faz-se com a Klytic, no momento do orçamento.
Exemplo. Um gabinete de engenharia de 40 pessoas (caso hipotético) tem de poder apresentar, em caso de litígio sobre uma obra, as trocas com os seus clientes e subempreiteiros. Pede o arquivo legal para as caixas dos chefes de projeto e para a caixa partilhada projetos@, reserva a pesquisa nos arquivos à direção e fixa a duração com o seu consultor jurídico. As outras caixas ficam com a cópia de segurança de 30 dias e a pasta de itens eliminados.
O que o arquivo não substitui
- A cópia de segurança de recuperação. As cópias de segurança da Klytic, horárias e conservadas durante 30 dias, servem para repor uma caixa ou uma mensagem num estado anterior. O arquivo não serve para isso, e vice-versa. Veja restaurar uma mensagem ou uma caixa de correio.
- Uma política de prazos. Decidir durante quanto tempo guardar o quê cabe a uma regra escrita da empresa, não a uma configuração do correio eletrónico. O método é o mesmo que para os documentos: conservar e arquivar os documentos.
- Um espaço de armazenamento adicional. O arquivo legal não é um meio de esvaziar uma caixa cheia.
A saída de um trabalhador
Se a caixa de uma pessoa que sai tiver de ser conservada, o arquivo decide-se enquanto a conta ainda está sob controlo: antes de eliminar a caixa, antes de a transformar em alias, e dentro da janela dos 30 dias de cópia de segurança se tiverem sido apagadas mensagens. O procedimento completo está em caixa de correio de um trabalhador que sai.
Perguntas frequentes
O arquivo legal está incluído no Klytic Mail?
Não, é uma opção, disponível tanto no Standard como no Pro. O detalhe da oferta está na página Klytic Mail.
Durante quanto tempo se devem conservar os e-mails?
Não há um prazo único. Depende da natureza das mensagens e das suas obrigações. Veja conservar e arquivar os documentos.
Um utilizador pode eliminar uma mensagem guardada numa pasta?
Sim. Guardar não é conservar. Só o arquivo legal, segundo o seu enquadramento, põe mensagens a salvo das eliminações.
A cópia de segurança de 30 dias pode servir de arquivo?
Não. Serve para voltar atrás. O porquê é explicado em cópia de segurança, eliminação e continuidade.
