A questão a decidir primeiro
Antes das pastas e dos grupos, coloque esta questão: uma mesma pessoa tem o direito de administrar os documentos de todas as sociedades?
O administrador de uma instância cria as contas, os grupos e as pastas de equipa. Pode, portanto, tecnicamente, dar a si próprio acesso a qualquer pasta. Numa instância comum, a separação entre sociedades depende das configurações que ele define, não de uma barreira que não pudesse transpor.
- Se a resposta for sim (holding e filiais geridas pela mesma equipa, confiança estabelecida): uma única instância, com âmbitos separados.
- Se a resposta for não (sociedades com acionistas diferentes, entidade que deve poder ser vendida, sigilo profissional próprio de uma atividade): uma instância por sociedade.
Regime 1: uma instância por sociedade
É o isolamento forte. O Klytic Docs funciona sempre numa instância dedicada: qualquer que seja o modo de alojamento, os seus ficheiros não convivem com os de nenhum outro cliente. O mesmo princípio aplica-se entre as sociedades de um grupo que pretendam essa barreira.
- Cada instância tem as suas próprias contas, os seus próprios administradores e as suas próprias regras de partilha.
- Cada instância cifra os seus dados com a sua própria chave, que não é partilhada com nenhuma outra instância.
- Cada instância pode ser alojada segundo o modo escolhido para a sociedade: cloud Klytic, servidor dedicado ou servidores da sociedade. A zona de alojamento escolhe-se segundo a jurisdição aplicável, sob reserva da disponibilidade dos serviços.
- Uma venda ou uma separação torna-se simples: a instância da sociedade em causa sai com ela.
Entre duas instâncias, as trocas passam por ligações de partilha, como com um parceiro externo: Ligações de partilha, parceiros e transferências. A escolha do alojamento está detalhada na página Alojamento e soberania.
Regime 2: uma instância, âmbitos separados
Uma única instância convém quando as pessoas confiam umas nas outras e certas pastas são comuns ao grupo. A separação assenta nos grupos e nas pastas de equipa:
- Um grupo por sociedade, por exemplo «Sociedade A – pessoal» e «Sociedade B – pessoal», eventualmente subdividido por serviço.
- Pastas de equipa por sociedade, abertas apenas ao grupo dessa sociedade.
- Pastas comuns ao grupo (procedimentos, cartas de boas práticas, modelos), abertas em leitura a todos.
- Uma regra de partilha: o administrador pode limitar as partilhas internas aos membros dos grupos de cada pessoa. Um colaborador da sociedade A só pode então partilhar com os colegas do seu grupo.
- Uma delegação, se cada sociedade gerir as suas entradas: um administrador de grupo por sociedade cria e gere as contas do seu grupo, sem acesso às configurações gerais.
O detalhe das permissões por grupo e por pasta está em Definir quem vê que documentos.
Comparar os dois regimes
| Critério | Uma instância por sociedade | Uma instância comum |
|---|
| Administrador comum | Não, salvo escolha explícita | Sim |
| Chave de cifra | Uma por sociedade | Uma para a instância |
| Pastas comuns ao grupo | Através de ligações de partilha | Pastas de equipa abertas a vários grupos |
| Pessoa em duas sociedades | Uma conta em cada instância | Uma conta, dois grupos |
| Venda de uma sociedade | A instância sai com ela | Extração das pastas a organizar |
Uma pessoa que trabalha para duas filiais
Numa instância comum, pertence aos dois grupos. Vê, portanto, os dois âmbitos, cada um com as suas permissões. É o comportamento esperado.
O risco é que se torne a ponte: ao mover ou repartilhar um documento da sociedade A para a sociedade B. Três configurações limitam-no:
- dar-lhe apenas leitura no âmbito onde não tem de produzir documentos;
- não lhe conceder a permissão de repartilha nas pastas sensíveis;
- configurar à parte as suas permissões de partilha externa, para que um documento de uma sociedade não saia por ligação em nome da outra.
Se este risco não for aceitável, é sinal de que as duas sociedades se enquadram no regime 1. A pessoa tem então uma conta em cada instância, e cada conta só vê a sua sociedade.
Exemplo: um grupo de três sociedades
Uma holding detém uma sociedade comercial e um gabinete de estudos sujeito a uma obrigação de confidencialidade perante os seus clientes. A holding e a sociedade comercial partilham uma instância: um grupo por sociedade, pastas de equipa separadas, uma pasta «Grupo – procedimentos» comum. O gabinete de estudos tem a sua própria instância, com o seu próprio administrador. A diretora financeira, que trabalha para as três, tem uma conta em cada instância.
Mudar de regime mais tarde
O modo de alojamento pode evoluir, por exemplo da cloud Klytic para uma instância dedicada. Separar uma instância comum em duas, ou juntar duas, é um projeto a preparar com a Klytic: inventário das pastas, das contas e das ligações, e depois migração. Mais vale decidir a questão do administrador comum logo de início.
