O que obtém
Dá acesso a um ficheiro ou a uma pasta sem o enviar em anexo. O documento fica no seu lugar, na sua instância. Sabe quem tem acesso, pode reduzir as permissões ou cortar o acesso a qualquer momento, e a pessoa vê sempre a versão mais recente.
Partilhar internamente
A partir do painel de partilha de um ficheiro ou de uma pasta, escolha um colega ou um grupo da sua organização. Define as suas permissões: leitura, modificação, repartilha. O elemento aparece no espaço dessa pessoa.
Para um serviço inteiro, prefira uma pasta de equipa aberta a um grupo em vez de uma série de partilhas individuais. A configuração dos grupos é explicada em Definir quem vê que documentos.
Enviar uma ligação para o exterior
Uma ligação de partilha dá acesso a um ficheiro ou a uma pasta a uma pessoa que não tem conta na sua instância. O endereço contém um identificador aleatório, impossível de adivinhar. Para cada ligação, define:
- as permissões: só de leitura, ou depósito e modificação. Para uma pasta, um modo só de depósito permite também receber ficheiros sem mostrar o que a pasta já contém;
- uma palavra-passe, a transmitir por um canal diferente do da ligação, por exemplo por telefone;
- uma data de fim, após a qual a ligação deixa de funcionar automaticamente;
- uma nota para o destinatário, se necessário.
Pode criar várias ligações na mesma pasta, com permissões diferentes, e retirar cada uma separadamente. A partir do Klytic Mail, envie esta ligação em vez de um anexo pesado: o destinatário consulta a versão atualizada.
Evitar a partilha acidental
A maioria das fugas vem de uma ligação criada na pasta errada, ou de uma ligação aberta sem limite de tempo. Um administrador da sua instância pode fixar regras para todos:
- exigir uma palavra-passe em todas as ligações externas;
- definir uma data de fim por predefinição e uma duração máxima que o utilizador não pode ultrapassar;
- autorizar ou não a repartilha de um elemento recebido;
- limitar as partilhas internas aos membros dos grupos da pessoa;
- impedir os membros de certos grupos de criar partilhas, permitindo-lhes ao mesmo tempo recebê-las.
Do lado do utilizador, bastam dois reflexos. Partilhar a subpasta útil, nunca a pasta superior por comodidade. E verificar no painel de partilha quem já tem acesso, incluindo através de uma pasta superior, antes de depositar um documento sensível.
Trabalhar com um parceiro
A ferramenta certa depende da duração e do sentido das trocas.
| Situação | Gesto |
|---|
| Envio pontual de um documento | Ligação só de leitura, palavra-passe, data de fim curta |
| Receber documentos de um cliente | Ligação só de depósito numa pasta dedicada |
| Trocas regulares nos dois sentidos | Pasta dedicada ao parceiro, ligação com modificação, palavra-passe, data de fim revista a cada prazo |
| Colaboração duradoura | Conta criada pelo administrador na sua instância, colocada num grupo que só vê a pasta comum |
A pasta do parceiro coloca-se fora da sua árvore de pastas sensível. Assim, uma ligação demasiado ampla não pode expor mais nada. Para a criação de contas destinadas a pessoas externas, veja com a Klytic o efeito no dimensionamento da sua oferta.
Para as reuniões, os convidados externos juntam-se à videoconferência do Klytic Docs através de uma simples ligação, sem conta. Este acesso à reunião não lhes abre as suas pastas: um documento mostrado durante a chamada partilha-se à parte, por uma ligação.
A videoconferência é fornecida para um número limitado de utilizadores. O suporte de um número elevado de utilizadores em videoconferência é objeto de um orçamento específico.
Documentos sensíveis e transferências
Um documento mostrado num ecrã pode sempre ser copiado ou fotografado. O controlo assenta, por isso, em várias alavancas combinadas:
- dar a leitura sem a modificação;
- numa ligação, ocultar o botão de transferência. Isso torna a obtenção do ficheiro mais difícil, não impossível;
- fixar uma data de fim curta e retirar a ligação logo que deixe de ser útil;
- acompanhar a atividade da pasta no registo;
- não sincronizar uma pasta sensível num computador externo ou partilhado;
- para o que nunca deve sair, não criar nenhuma ligação e excluir o grupo em causa da criação de partilhas.
As trocas com a sua instância são cifradas. Consoante o modo de cifra da pasta, as opções de partilha propostas podem, no entanto, ser diferentes: verifique-as antes de cifrar uma pasta destinada a pessoas externas.
Exemplo: uma pasta «Clientes» e uma pasta «Salários»
Uma empresa de serviços abre duas pastas de equipa.
- Clientes: cada cliente tem a sua subpasta. Os gestores de projeto criam aí ligações protegidas por palavra-passe, válidas por trinta dias no máximo, o que o administrador impõe.
- Salários: aberta apenas ao grupo Salários, com modificação, sem permissão de repartilha. O grupo está excluído da criação de partilhas. Os recibos de vencimento nunca saem por ligação.
Limites
- Retirar uma ligação corta o acesso, mas não apaga uma cópia já transferida pelo destinatário.
- Uma ligação transmitida a um terceiro continua utilizável por esse terceiro se não tiver palavra-passe. Daí o interesse em torná-la obrigatória.
- A escolha de integrar o Klytic Docs noutras ferramentas da empresa é tratada no guia Ligar a gestão documental ao ERP, ao CRM e ao correio eletrónico.
