O que obtém
Três objetos respondem aos endereços coletivos. Vistos de fora, parecem-se; não se comportam da mesma forma.
Alias: outro endereço que chega a uma caixa existente. Lista de distribuição: um endereço que distribui uma cópia por várias caixas. Caixa partilhada: uma caixa comum, com o seu próprio endereço, que várias pessoas abrem com a sua própria conta, segundo os direitos que lhes são atribuídos.
| Necessidade | Objeto | Exemplo |
|---|
| Uma única pessoa trata o endereço | Alias | direcao@ que chega à gérente |
| Cada um deve receber a sua cópia | Lista de distribuição | equipa-comercial@ para informar todos os comerciais |
| Uma equipa trata as mensagens, e cada um deve ver o que foi feito | Caixa partilhada | contacto@, faturas@, a caixa do serviço de contabilidade |
A regra prática: se duas pessoas correm o risco de responder ao mesmo cliente sem o saber, é precisa uma caixa partilhada em vez de uma lista. Numa caixa partilhada, uma mensagem lida, classificada ou tratada fica assim para todos.
Quem o pode fazer
- O administrador da sua conta, na consola de administração: criação das caixas, dos aliases e das listas, escolha dos domínios, direitos sobre as caixas partilhadas, quotas.
- Cada utilizador, no seu webmail: as suas respostas automáticas, os seus filtros e a partilha das suas próprias pastas e agendas com colegas.
- O suporte da Klytic: a adição de um domínio, os registos SPF, DKIM e DMARC desse domínio, e os pedidos que vão além da consola, como uma mudança de modo de alojamento.
Um utilizador não cria aliases nem caixas para si próprio, salvo delegação explícita decidida pelo administrador. Esta regra evita endereços que ninguém vigia.
Implementar uma caixa partilhada
- Criar a caixa. O administrador cria uma caixa com o endereço coletivo, por exemplo faturas@. É uma caixa de pleno direito, com o seu próprio espaço de armazenamento.
- Atribuir os direitos, pessoa a pessoa. Para cada colaborador, o administrador escolhe um nível: apenas consultar; gerir o conteúdo (ler, classificar, criar pastas, eliminar); ou administrar, ou seja, gerir também os direitos dos outros sobre esta caixa. Reserve este último nível ao responsável do serviço.
- Configurar o envio. Existem dois direitos distintos. «Enviar como»: o destinatário só vê o endereço da caixa partilhada. «Enviar em nome de»: vê a caixa e o nome da pessoa que escreveu. Para faturas@, o primeiro é em geral preferível; para uma assistente que escreve por um sócio, o segundo é mais transparente.
- Verificar nos postos. As pessoas autorizadas encontram a caixa partilhada no seu webmail, ao lado da sua. A apresentação pode ser diferente no Outlook e no telemóvel: teste num posto de cada tipo antes de a anunciar a toda a equipa.
Nunca comunique a palavra-passe de uma caixa partilhada. Cada um abre-a com a sua própria conta: na saída de uma pessoa basta então retirar um direito, e cada ação continua atribuída a alguém.
Vários domínios na mesma consola
Um grupo que mantém uma exploração única pode reunir todos os seus domínios numa única consola de administração: grupo.pt, marca-a.pt, filial-b.com. Cada domínio tem os seus próprios endereços e os seus próprios registos SPF, DKIM e DMARC.
Uma pessoa que trabalha para duas empresas tem duas possibilidades. Ou uma caixa em cada domínio, se as duas atividades tiverem de ficar separadas. Ou uma única caixa, com um alias no outro domínio, se tiver de tratar tudo no mesmo local. No segundo caso, verifique se o endereço escolhido para responder é de facto o da empresa certa.
Indique à Klytic, na entrada em serviço, se as empresas se devem ver no livro de endereços da empresa ou permanecer separadas.
Separar entidades
Existem três níveis de separação, do mais ligeiro ao mais forte.
- Domínios distintos na mesma plataforma: os endereços são separados, mas um único administrador, ou uma única equipa, gere o conjunto.
- Direitos de administração limitados a um domínio: a plataforma conhece este princípio, que permite a um responsável de filial gerir as caixas do seu domínio sem ver as dos outros. A sua implementação decide-se com a Klytic, consoante o seu modo de alojamento; não o considere garantido antes de confirmação escrita.
- Uma instância ou um servidor dedicado por entidade: quando os administradores não se devem ver de todo, ou uma empresa pode ser vendida amanhã, é o nível adequado. É implementado mediante orçamento.
O raciocínio é o mesmo para os documentos: veja várias empresas na plataforma.
Agendas, salas e livro de endereços da empresa
As agendas e o livro de endereços são objetos partilhados distintos das caixas. O Klytic Mail inclui as agendas pessoais e partilhadas, a consulta das disponibilidades, a reserva das salas de reunião e o livro de endereços global da empresa. Dar acesso a uma caixa partilhada não dá necessariamente acesso à sua agenda: cada objeto tem os seus próprios direitos. Para uma assistente que gere a agenda de um dirigente, configure os dois.
Limites do serviço
- A Klytic não promete delegação «por filial» para além do que foi confirmado para a sua conta.
- A migração de uma organização existente (aliases, listas, caixas partilhadas de outro serviço de correio eletrónico) faz parte de uma migração, realizada mediante orçamento.
- As funções a exigir de um serviço de correio eletrónico em geral estão descritas no guia o que um correio eletrónico profissional deve fazer.
Perguntas frequentes
Um utilizador pode criar ele próprio um alias?
Não, é o administrador da conta que o cria na consola. Em contrapartida, o utilizador pode partilhar as suas próprias pastas e agendas.
O que acontece ao endereço de um trabalhador que sai?
Pode continuar ativo, tornar-se um alias ou ser fechado com uma resposta automática. Veja caixa de correio de um trabalhador que sai.
É possível isolar completamente duas filiais?
Sim, com uma instância ou um servidor dedicado por entidade. Os modos estão descritos na página alojamento e soberania.
Uma mensagem eliminada numa caixa partilhada perde-se?
Não. Recupera-se primeiro na pasta de itens eliminados, sem custos. Para além disso, o suporte restaura-a a partir das cópias de segurança dos últimos 30 dias, através de uma intervenção incluída ou faturada consoante a causa. Veja restaurar uma mensagem ou uma caixa de correio.
