O que obtém
- Uma conta nominativa por pessoa, nunca uma conta partilhada.
- Permissões por módulo: fichas de clientes e contactos, orçamentos, encomendas, faturas e os módulos ativados para si (stocks, compras, projetos, despesas). Um módulo não ativado não aparece a ninguém.
- Para cada módulo, permissões separadas: consultar, criar e modificar, eliminar, exportar.
- Um âmbito de clientes: ou os clientes de que a pessoa é o comercial designado, ou o ficheiro completo.
As permissões atribuem-se a uma pessoa ou a um grupo. Uma pessoa acumula as suas próprias permissões e as de todos os grupos a que pertence. Crie, portanto, alguns grupos claros (Comerciais, Administração de vendas, Direção) em vez de configurações caso a caso.
Quem faz as configurações
O administrador da sua conta Klytic CRM cria as contas, os grupos e as permissões. Se não tiver designado um administrador interno, o suporte Klytic faz estas configurações a seu pedido, por telefone em francês ou por e-mail. Mantenha uma lista atualizada: quem tem que grupo, e porquê.
Três âmbitos: comercial, responsável, direção
| Função | O que vê | Como o obter |
|---|
| Comercial | Os seus clientes e potenciais clientes, com os respetivos orçamentos, encomendas e faturas | Sem acesso alargado. É designado comercial em cada uma das suas fichas. |
| Responsável de equipa | Os clientes da sua equipa | É designado comercial, além do comercial principal, nas fichas da sua equipa. Uma ficha pode ter vários comerciais. |
| Direção, administração de vendas | O ficheiro completo | Acesso alargado a todos os clientes. |
O âmbito acompanha a ficha. Um comercial que não vê um cliente também não vê os seus orçamentos, encomendas nem faturas.
O nível «equipa» não se configura com um clique: assenta na atribuição das fichas. É um trabalho de organização, a fazer na importação e depois a cada novo cliente. Se a sua equipa muda com frequência, é mais simples dar o acesso alargado ao responsável e recusá-lo aos comerciais.
Exemplo. Uma empresa com 15 comerciais repartidos por três equipas. Os comerciais não têm acesso alargado. Cada responsável é acrescentado como segundo comercial nas fichas da sua equipa. O diretor comercial e duas pessoas da administração de vendas têm acesso alargado. Mais ninguém vê o conjunto.
Várias sociedades ou filiais
Numa mesma base Klytic CRM, a separação entre clientes assenta na atribuição dos comerciais. Um comercial da sociedade A não vê os clientes da sociedade B se não estiver designado neles. Em contrapartida, qualquer pessoa com acesso alargado vê os clientes de todas as sociedades da base.
A Klytic não publica uma compartimentação por sociedade dentro de uma mesma base. Se as suas filiais não devem ver os clientes umas das outras, incluindo ao nível da direção ou da contabilidade, a resposta é o isolamento:
- Uma instância dedicada por sociedade. Cada filial tem a sua base, as suas contas, as suas permissões, a sua numeração de faturas. Uma pessoa que trabalha para duas sociedades tem uma conta em cada uma.
- Um servidor dedicado ou um alojamento nas suas instalações, se o grupo assim o desejar, segundo os modos de alojamento descritos em Alojamento e soberania.
O mesmo princípio aplica-se aos documentos: ver Várias sociedades na plataforma. Fale com o suporte antes da importação: separar duas sociedades à posteriori obriga a redistribuir as fichas.
Agências e países
Uma agência ou um país não é um terceiro mecanismo. Dispõe das mesmas alavancas: a atribuição das fichas e os grupos numa mesma base, ou uma instância por entidade quando a separação tem de ser estrita, por exemplo para uma filial sujeita a outro direito.
Mudança de função
Retire as permissões antigas no dia da mudança, não na próxima revisão dos acessos.
- Retire a pessoa do seu grupo antigo e acrescente-a ao novo.
- Liste as fichas de que era comercial. Designe o novo comercial, sobretudo onde era a única responsável.
- Retire-a dessas fichas se já não as deve ver.
- Verifique que não ficou com um acesso alargado ou uma permissão de exportação concedidos para uma missão pontual.
Uma saída da empresa segue a mesma lógica, com o encerramento da conta. O detalhe consta de Impedir a exportação da carteira e rever as alterações.
Prestadores de serviços e parceiros
- Uma conta nominativa, em nome da pessoa, nunca uma conta «prestador» partilhada.
- Uma duração limitada: registe a data de fim da missão logo na criação da conta.
- Apenas os módulos estritamente necessários: um integrador que prepara orçamentos não precisa das faturas.
- Sem acesso alargado, sem permissão de exportação.
- Conta encerrada no fim da missão, no próprio dia.
Limites do serviço
- As permissões limitam o que uma pessoa vê. Não impedem uma pessoa autorizada de copiar o que vê.
- O âmbito «equipa» depende do rigor na atribuição das fichas.
- A separação estrita entre sociedades passa por instâncias distintas. Cada instância é um serviço à parte.
Para perceber porque contam estas configurações, leia A quem pertencem os dados de um CRM.
Perguntas frequentes
Um comercial pode ver apenas as faturas dos seus clientes?
Sim, se o módulo de faturas lhe estiver aberto e não tiver acesso alargado. As suas faturas acompanham as suas fichas.
Como retirar a permissão de exportação a um comercial?
Ver Impedir a exportação da carteira.
Posso ter uma vista consolidada de várias filiais?
Numa mesma base, sim, com acesso alargado, mas sem compartimentação. Com uma instância por filial, cada base é separada: fale com o suporte.
Onde estão alojados os dados do meu CRM?
Ver Alojamento e soberania.
