Čo získate
- Osobný účet pre každého, nikdy nie zdieľaný účet.
- Práva podľa modulov: karty klientov a kontaktov, cenové ponuky, objednávky, faktúry a moduly, ktoré máte aktivované (sklad, nákup, projekty, cestovné náhrady). Neaktivovaný modul nevidí nikto.
- Pre každý modul samostatné práva: zobraziť, vytvoriť a upraviť, odstrániť, exportovať.
- Rozsah klientov: buď klienti, pri ktorých je osoba určeným obchodníkom, alebo celá databáza.
Práva sa prideľujú osobe alebo skupine. Osoba má súčet vlastných práv a práv všetkých skupín, do ktorých patrí. Vytvorte preto niekoľko jasných skupín (Obchodníci, Podpora predaja, Vedenie) namiesto individuálnych nastavení.
Kto robí nastavenia
Správca vášho účtu Klytic CRM vytvára účty, skupiny a práva. Ak ste neurčili interného správcu, nastavenia na vašu žiadosť urobí podpora Klytic, telefonicky vo francúzštine alebo e-mailom. Veďte si aktuálny zoznam: kto má akú skupinu a prečo.
Tri rozsahy: obchodník, vedúci, vedenie
| Rola | Čo vidí | Ako to nastaviť |
|---|
| Obchodník | Svojich klientov a potenciálnych klientov vrátane ich cenových ponúk, objednávok a faktúr | Bez rozšíreného prístupu. Je určený ako obchodník na každej svojej karte. |
| Vedúci tímu | Klientov svojho tímu | Je určený ako obchodník, popri hlavnom obchodníkovi, na kartách svojho tímu. Karta môže mať viacerých obchodníkov. |
| Vedenie, podpora predaja | Celú databázu | Rozšírený prístup ku všetkým klientom. |
Rozsah sa riadi kartou. Obchodník, ktorý nevidí klienta, nevidí ani jeho cenové ponuky, objednávky či faktúry.
Úroveň „tím“ sa nenastavuje jedným kliknutím: závisí od priradenia kariet. Je to organizačná práca pri importe a potom pri každom novom klientovi. Ak sa váš tím často mení, je jednoduchšie dať rozšírený prístup vedúcemu a obchodníkom ho nedať.
Príklad. Spoločnosť s 15 obchodníkmi v troch tímoch. Obchodníci nemajú rozšírený prístup. Každý vedúci je pridaný ako druhý obchodník na karty svojho tímu. Obchodný riaditeľ a dve osoby z podpory predaja majú rozšírený prístup. Nikto iný nevidí celok.
Viac spoločností alebo dcérskych spoločností
V jednej databáze Klytic CRM sa klienti oddeľujú priradením obchodníkov. Obchodník spoločnosti A nevidí klientov spoločnosti B, ak k nim nie je priradený. Každý, kto má rozšírený prístup, však vidí klientov všetkých spoločností v databáze.
Klytic neponúka oddelenie podľa spoločností v rámci jednej databázy. Ak vaše dcérske spoločnosti nesmú vidieť navzájom svojich klientov, a to ani na úrovni vedenia či účtovníctva, riešením je izolácia:
- Samostatná inštancia pre každú spoločnosť. Každá dcérska spoločnosť má vlastnú databázu, účty, práva a číslovanie faktúr. Osoba, ktorá pracuje pre dve spoločnosti, má účet v každej z nich.
- Dedikovaný server alebo hosting u vás, ak si to skupina želá, podľa spôsobov hostingu opísaných v Hosting a suverenita.
Rovnaký princíp platí pre dokumenty: pozrite Viacero spoločností na jednej platforme. Poraďte sa s podporou pred importom: oddeliť dve spoločnosti dodatočne si vyžaduje prerozdeliť karty.
Pobočky a krajiny
Pobočka alebo krajina nie je tretí mechanizmus. Máte rovnaké nástroje: priradenie kariet a skupiny v jednej databáze, alebo inštanciu pre každú entitu, keď musí byť oddelenie striktné, napríklad pri dcérskej spoločnosti podliehajúcej inému právu.
Zmena pozície
Staré práva odoberte v deň zmeny, nie pri ďalšej revízii prístupov.
- Vyraďte osobu zo starej skupiny a pridajte ju do novej.
- Vypíšte karty, na ktorých bola obchodníkom. Určte nového obchodníka, najmä tam, kde bola jediná zodpovedná.
- Odoberte ju z týchto kariet, ak ich už nemá vidieť.
- Overte, že si neponechala rozšírený prístup alebo právo exportu udelené pre jednorazovú úlohu.
Odchod zo spoločnosti sa riadi rovnakou logikou a navyše sa zruší účet. Podrobnosti nájdete v Ako zabrániť exportu portfólia a kontrolovať zmeny.
Externí dodávatelia a partneri
- Osobný účet na meno osoby, nikdy nie zdieľaný účet „dodávateľ“.
- Obmedzená doba: dátum ukončenia zákazky si poznačte už pri vytvorení účtu.
- Iba nevyhnutné moduly: integrátor, ktorý pripravuje cenové ponuky, nepotrebuje faktúry.
- Bez rozšíreného prístupu, bez práva exportu.
- Zrušenie účtu na konci zákazky, v ten istý deň.
Obmedzenia služby
- Práva obmedzujú, čo osoba vidí. Nebránia oprávnenej osobe odpísať si, čo vidí.
- Rozsah „tím“ závisí od dôslednosti priraďovania kariet.
- Striktné oddelenie spoločností vyžaduje samostatné inštancie. Každá inštancia je samostatná služba.
Prečo na týchto nastaveniach záleží, sa dozviete v článku Komu patria údaje v CRM.
Časté otázky
Môže obchodník vidieť iba faktúry svojich klientov?
Áno, ak má sprístupnený modul faktúr a nemá rozšírený prístup. Jeho faktúry sa riadia jeho kartami.
Ako obchodníkovi odobrať právo exportu?
Pozrite Ako zabrániť exportu portfólia.
Môžem mať konsolidovaný prehľad o viacerých dcérskych spoločnostiach?
V jednej databáze áno, s rozšíreným prístupom, ale bez oddelenia. Pri inštancii pre každú dcérsku spoločnosť je každá databáza samostatná: poraďte sa s podporou.
Kde sú hostované údaje môjho CRM?
Pozrite Hosting a suverenita.
