Lo que obtiene
- Una cuenta nominativa por persona, nunca una cuenta compartida.
- Permisos por módulo: fichas de clientes y contactos, presupuestos, pedidos, facturas y los módulos activados para usted (inventario, compras, proyectos, notas de gastos). Un módulo no activado no aparece para nadie.
- Para cada módulo, permisos separados: consultar, crear y modificar, eliminar, exportar.
- Un alcance de clientes: o bien los clientes de los que la persona es el comercial asignado, o bien todo el fichero.
Los permisos se asignan a una persona o a un grupo. Una persona acumula sus propios permisos y los de todos los grupos a los que pertenece. Por eso conviene crear unos pocos grupos claros (Comerciales, Administración de ventas, Dirección) en lugar de ajustes caso por caso.
Quién realiza los ajustes
El administrador de su cuenta de Klytic CRM crea las cuentas, los grupos y los permisos. Si no ha designado un administrador interno, el soporte de Klytic realiza estos ajustes a petición suya, por teléfono en francés o por correo electrónico. Mantenga una lista actualizada: quién tiene qué grupo y por qué.
Tres alcances: comercial, responsable, dirección
| Rol | Lo que ve | Cómo obtenerlo |
|---|
| Comercial | Sus clientes y prospectos, con sus presupuestos, pedidos y facturas | Sin acceso ampliado. Figura como comercial asignado en cada una de sus fichas. |
| Responsable de equipo | Los clientes de su equipo | Figura como comercial asignado, además del comercial principal, en las fichas de su equipo. Una ficha puede tener varios comerciales. |
| Dirección, administración de ventas | Todo el fichero | Acceso ampliado a todos los clientes. |
El alcance sigue a la ficha. Un comercial que no ve a un cliente tampoco ve sus presupuestos, sus pedidos ni sus facturas.
El nivel «equipo» no se configura con un clic: depende de la asignación de las fichas. Es un trabajo de organización que debe hacerse en la importación y luego con cada nuevo cliente. Si su equipo cambia con frecuencia, es más sencillo dar el acceso ampliado al responsable y negárselo a los comerciales.
Ejemplo. Una empresa con 15 comerciales repartidos en tres equipos. Los comerciales no tienen acceso ampliado. Cada responsable se añade como segundo comercial en las fichas de su equipo. El director comercial y dos personas de la administración de ventas tienen acceso ampliado. Nadie más ve el conjunto.
Varias sociedades o filiales
En una misma base de Klytic CRM, la separación entre clientes se basa en la asignación de los comerciales. Un comercial de la sociedad A no ve los clientes de la sociedad B si no está asignado a ellos. En cambio, cualquier persona con acceso ampliado ve los clientes de todas las sociedades de la base.
Klytic no ofrece una compartimentación por sociedad dentro de una misma base. Si sus filiales no deben ver los clientes de las demás, tampoco en la dirección o en la contabilidad, la respuesta es el aislamiento:
- Una instancia dedicada por sociedad. Cada filial tiene su base, sus cuentas, sus permisos y su numeración de facturas. Una persona que trabaja para dos sociedades tiene una cuenta en cada una.
- Un servidor dedicado o un alojamiento en sus instalaciones, si el grupo lo desea, según las modalidades de alojamiento descritas en Alojamiento y soberanía.
El mismo principio se aplica a los documentos: consulte Varias sociedades en la plataforma. Coméntelo con el soporte antes de la importación: separar dos sociedades a posteriori obliga a redistribuir las fichas.
Delegaciones y países
Una delegación o un país no es un tercer mecanismo. Dispone de las mismas palancas: la asignación de las fichas y los grupos en una misma base, o una instancia por entidad cuando la separación debe ser estricta, por ejemplo para una filial sujeta a otra legislación.
Cambio de puesto
Retire los permisos anteriores el mismo día del cambio, no en la siguiente revisión de accesos.
- Saque a la persona de su grupo anterior y añádala al nuevo.
- Liste las fichas de las que era comercial. Asigne el nuevo comercial, sobre todo donde era la única persona a cargo.
- Retírela de esas fichas si ya no debe verlas.
- Compruebe que no conserva un acceso ampliado o un permiso de exportación concedido para una tarea puntual.
La salida de la empresa sigue la misma lógica, con el cierre de la cuenta. El detalle figura en Impedir la exportación de la cartera y revisar las modificaciones.
Proveedores externos y socios
- Una cuenta nominativa, a nombre de la persona, nunca una cuenta «proveedor» compartida.
- Una duración limitada: anote la fecha de fin del encargo desde la creación de la cuenta.
- Solo los módulos estrictamente necesarios: un integrador que prepara presupuestos no necesita las facturas.
- Sin acceso ampliado ni permiso de exportación.
- Cuenta cerrada al final del encargo, el mismo día.
Límites del servicio
- Los permisos limitan lo que una persona ve. No impiden que una persona autorizada copie lo que ve.
- El alcance «equipo» depende del rigor en la asignación de las fichas.
- La separación estricta entre sociedades requiere instancias distintas. Cada instancia es un servicio independiente.
Para entender por qué importan estos ajustes, lea A quién pertenecen los datos de un CRM.
Preguntas frecuentes
¿Puede un comercial ver solo las facturas de sus clientes?
Sí, si tiene abierto el módulo de facturas y no tiene acceso ampliado. Sus facturas siguen a sus fichas.
¿Cómo se retira el permiso de exportación a un comercial?
Consulte Impedir la exportación de la cartera.
¿Puedo tener una vista consolidada de varias filiales?
En una misma base, sí, con el acceso ampliado, pero sin compartimentación. Con una instancia por filial, cada base está separada: coméntelo con el soporte.
¿Dónde se alojan los datos de mi CRM?
Consulte Alojamiento y soberanía.
