Was Sie erhalten
- Ein personenbezogenes Konto pro Person, nie ein gemeinsam genutztes Konto.
- Rechte pro Modul: Kunden- und Kontaktdatensätze, Angebote, Aufträge, Rechnungen und die für Sie aktivierten Module (Lager, Einkauf, Projekte, Spesenabrechnungen). Ein nicht aktiviertes Modul erscheint für niemanden.
- Für jedes Modul getrennte Rechte: einsehen, anlegen und ändern, löschen, exportieren.
- Ein Kundenbereich: entweder die Kunden, für die die Person als zuständiger Vertriebsmitarbeiter eingetragen ist, oder der gesamte Kundenstamm.
Rechte werden einer Person oder einer Gruppe zugewiesen. Eine Person vereint ihre eigenen Rechte und die aller Gruppen, denen sie angehört. Legen Sie daher einige klare Gruppen an (Vertrieb, Vertriebsinnendienst, Geschäftsführung) statt Einzelfallregelungen.
Wer die Einstellungen vornimmt
Der Administrator Ihres Klytic-CRM-Kontos legt Konten, Gruppen und Rechte an. Wenn Sie keinen internen Administrator benannt haben, nimmt der Klytic-Support diese Einstellungen auf Ihre Anfrage vor, telefonisch auf Französisch oder per E-Mail. Führen Sie eine aktuelle Liste: wer welche Gruppe hat und warum.
Drei Bereiche: Vertriebsmitarbeiter, Teamleiter, Geschäftsführung
| Rolle | Was sie sieht | Wie sie es erhält |
|---|
| Vertriebsmitarbeiter | Seine Kunden und Interessenten, mit deren Angeboten, Aufträgen und Rechnungen | Kein erweiterter Zugriff. Er ist auf jedem seiner Datensätze als Vertriebsmitarbeiter eingetragen. |
| Teamleiter | Die Kunden seines Teams | Er ist auf den Datensätzen seines Teams zusätzlich zum Hauptverantwortlichen als Vertriebsmitarbeiter eingetragen. Ein Datensatz kann mehrere Vertriebsmitarbeiter haben. |
| Geschäftsführung, Vertriebsinnendienst | Den gesamten Kundenstamm | Erweiterter Zugriff auf alle Kunden. |
Der Bereich folgt dem Datensatz. Ein Vertriebsmitarbeiter, der einen Kunden nicht sieht, sieht auch dessen Angebote, Aufträge und Rechnungen nicht.
Die Ebene „Team“ lässt sich nicht mit einem Klick einstellen: Sie beruht auf der Zuordnung der Datensätze. Das ist Organisationsarbeit, beim Import und dann bei jedem neuen Kunden. Wenn sich Ihr Team häufig ändert, ist es einfacher, dem Teamleiter den erweiterten Zugriff zu geben und ihn den Vertriebsmitarbeitern zu verweigern.
Beispiel. Ein Unternehmen mit 15 Vertriebsmitarbeitern in drei Teams. Die Vertriebsmitarbeiter haben keinen erweiterten Zugriff. Jeder Teamleiter wird als zweiter Vertriebsmitarbeiter auf den Datensätzen seines Teams eingetragen. Der Vertriebsleiter und zwei Personen aus dem Vertriebsinnendienst haben den erweiterten Zugriff. Niemand sonst sieht die Gesamtheit.
Mehrere Gesellschaften oder Tochtergesellschaften
In ein und derselben Klytic-CRM-Datenbank beruht die Trennung zwischen Kunden auf der Zuordnung der Vertriebsmitarbeiter. Ein Vertriebsmitarbeiter der Gesellschaft A sieht die Kunden der Gesellschaft B nicht, wenn er dort nicht eingetragen ist. Wer dagegen erweiterten Zugriff hat, sieht die Kunden aller Gesellschaften der Datenbank.
Klytic bietet keine Abschottung nach Gesellschaft innerhalb ein und derselben Datenbank an. Wenn Ihre Tochtergesellschaften die Kunden der jeweils anderen nicht sehen dürfen, auch nicht auf Ebene der Geschäftsführung oder der Buchhaltung, ist die Antwort die Isolation:
- Eine eigene Instanz pro Gesellschaft. Jede Tochtergesellschaft hat ihre Datenbank, ihre Konten, ihre Rechte, ihren Rechnungsnummernkreis. Eine Person, die für zwei Gesellschaften arbeitet, hat in jeder ein Konto.
- Ein dedizierter Server oder ein Hosting bei Ihnen, wenn die Gruppe dies wünscht, gemäß den in Hosting und Souveränität beschriebenen Hosting-Modellen.
Dasselbe Prinzip gilt für Dokumente: siehe Mehrere Gesellschaften auf der Plattform. Sprechen Sie vor dem Import mit dem Support: Zwei Gesellschaften nachträglich zu trennen, erfordert eine Neuverteilung der Datensätze.
Niederlassungen und Länder
Eine Niederlassung oder ein Land ist kein dritter Mechanismus. Sie haben dieselben Hebel: die Zuordnung der Datensätze und die Gruppen in ein und derselben Datenbank oder eine Instanz pro Einheit, wenn die Trennung strikt sein muss, etwa für eine Tochtergesellschaft, die einem anderen Recht unterliegt.
Stellenwechsel
Entziehen Sie die alten Rechte am Tag des Wechsels, nicht bei der nächsten Zugriffsüberprüfung.
- Nehmen Sie die Person aus ihrer alten Gruppe und fügen Sie sie der neuen hinzu.
- Listen Sie die Datensätze auf, für die sie Vertriebsmitarbeiter war. Tragen Sie den neuen Vertriebsmitarbeiter ein, vor allem dort, wo sie allein zuständig war.
- Entfernen Sie sie aus diesen Datensätzen, wenn sie sie nicht mehr sehen soll.
- Prüfen Sie, dass sie keinen erweiterten Zugriff und kein Exportrecht behalten hat, die für einen einmaligen Auftrag gewährt wurden.
Ein Ausscheiden aus dem Unternehmen folgt derselben Logik, mit der Schließung des Kontos. Die Einzelheiten stehen in Den Export des Kundenstamms verhindern und Änderungen nachvollziehen.
Dienstleister und Partner
- Ein personenbezogenes Konto auf den Namen der Person, nie ein gemeinsam genutztes „Dienstleister“-Konto.
- Eine begrenzte Dauer: Notieren Sie das Ende des Auftrags bereits bei der Kontoanlage.
- Nur die unbedingt nötigen Module: Ein Integrator, der Angebote vorbereitet, braucht die Rechnungen nicht.
- Kein erweiterter Zugriff, kein Exportrecht.
- Konto zum Auftragsende geschlossen, am selben Tag.
Grenzen des Dienstes
- Rechte begrenzen, was eine Person sieht. Sie hindern eine berechtigte Person nicht daran, das Gesehene abzuschreiben.
- Der Bereich „Team“ hängt von der Sorgfalt bei der Zuordnung der Datensätze ab.
- Die strikte Trennung zwischen Gesellschaften erfolgt über getrennte Instanzen. Jede Instanz ist ein eigener Dienst.
Um zu verstehen, warum diese Einstellungen wichtig sind, lesen Sie Wem die Daten eines CRM gehören.
Häufige Fragen
Kann ein Vertriebsmitarbeiter nur die Rechnungen seiner eigenen Kunden sehen?
Ja, wenn das Rechnungsmodul für ihn freigeschaltet ist und er keinen erweiterten Zugriff hat. Seine Rechnungen folgen seinen Datensätzen.
Wie entziehe ich einem Vertriebsmitarbeiter das Exportrecht?
Siehe Den Export des Kundenstamms verhindern.
Kann ich eine konsolidierte Ansicht mehrerer Tochtergesellschaften haben?
In ein und derselben Datenbank ja, mit erweitertem Zugriff, aber ohne Abschottung. Mit einer Instanz pro Tochtergesellschaft ist jede Datenbank getrennt: Sprechen Sie mit dem Support.
Wo werden die Daten meines CRM gehostet?
Siehe Hosting und Souveränität.
