Che cosa ottiene
- Un account nominativo per persona, mai un account condiviso.
- Permessi per modulo: schede clienti e contatti, preventivi, ordini, fatture e i moduli attivati per Lei (magazzino, acquisti, progetti, note spese). Un modulo non attivato non compare a nessuno.
- Per ogni modulo, permessi separati: consultare, creare e modificare, eliminare, esportare.
- Un perimetro di clienti: o i clienti di cui la persona è il commerciale assegnato, o l’intero archivio.
I permessi si attribuiscono a una persona o a un gruppo. Una persona somma i propri permessi e quelli di tutti i gruppi di cui fa parte. Crei quindi pochi gruppi chiari (Commerciali, Amministrazione vendite, Direzione) anziché impostazioni caso per caso.
Chi effettua le impostazioni
L’amministratore del Suo account Klytic CRM crea gli account, i gruppi e i permessi. Se non ha designato un amministratore interno, il supporto Klytic effettua queste impostazioni su Sua richiesta, per telefono in francese o via e-mail. Tenga un elenco aggiornato: chi ha quale gruppo, e perché.
Tre perimetri: commerciale, responsabile, direzione
| Ruolo | Che cosa vede | Come ottenerlo |
|---|
| Commerciale | I propri clienti e prospect, con i relativi preventivi, ordini e fatture | Nessun accesso esteso. È assegnato come commerciale su ciascuna delle sue schede. |
| Responsabile di team | I clienti del proprio team | È assegnato come commerciale, oltre al commerciale principale, sulle schede del suo team. Una scheda può avere più commerciali. |
| Direzione, amministrazione vendite | Tutto l’archivio | Accesso esteso a tutti i clienti. |
Il perimetro segue la scheda. Un commerciale che non vede un cliente non ne vede nemmeno i preventivi, gli ordini o le fatture.
Il livello «team» non si imposta con un clic: si basa sull’assegnazione delle schede. È un lavoro organizzativo, da fare all’importazione e poi a ogni nuovo cliente. Se il Suo team cambia spesso, è più semplice dare l’accesso esteso al responsabile e negarlo ai commerciali.
Esempio. Un’azienda con 15 commerciali suddivisi in tre team. I commerciali non hanno l’accesso esteso. Ogni responsabile è aggiunto come secondo commerciale sulle schede del proprio team. Il direttore commerciale e due persone dell’amministrazione vendite hanno l’accesso esteso. Nessun altro vede l’insieme.
Più società o controllate
In una stessa base Klytic CRM, la separazione tra clienti si basa sull’assegnazione dei commerciali. Un commerciale della società A non vede i clienti della società B se non vi è assegnato. Invece, chiunque abbia l’accesso esteso vede i clienti di tutte le società della base.
Klytic non prevede una compartimentazione per società all’interno di una stessa base. Se le Sue controllate non devono vedere i clienti l’una dell’altra, anche a livello di direzione o di contabilità, la risposta è l’isolamento:
- Un’istanza dedicata per società. Ogni controllata ha la propria base, i propri account, i propri permessi, la propria numerazione delle fatture. Una persona che lavora per due società ha un account in ciascuna.
- Un server dedicato o un hosting presso di Lei, se il gruppo lo desidera, secondo le modalità di hosting descritte in Hosting e sovranità.
Lo stesso principio vale per i documenti: veda Più società nella piattaforma. Ne parli con il supporto prima dell’importazione: separare due società a posteriori richiede di ridistribuire le schede.
Filiali e Paesi
Una filiale o un Paese non è un terzo meccanismo. Ha a disposizione le stesse leve: l’assegnazione delle schede e i gruppi in una stessa base, oppure un’istanza per entità quando la separazione deve essere rigorosa, per esempio per una controllata soggetta a un altro diritto.
Cambio di ruolo
Revochi i vecchi permessi il giorno del cambio, non alla successiva revisione degli accessi.
- Tolga la persona dal vecchio gruppo e la aggiunga al nuovo.
- Elenchi le schede di cui era il commerciale. Assegni il nuovo commerciale, soprattutto dove era l’unica incaricata.
- La rimuova da queste schede se non deve più vederle.
- Verifichi che non abbia conservato un accesso esteso o un diritto di esportazione concesso per un incarico occasionale.
L’uscita dall’azienda segue la stessa logica, con la chiusura dell’account. Il dettaglio è in Impedire l’esportazione del portafoglio e verificare le modifiche.
Fornitori e partner
- Un account nominativo, intestato alla persona, mai un account «fornitore» condiviso.
- Una durata limitata: annoti la data di fine incarico fin dalla creazione dell’account.
- Solo i moduli strettamente necessari: un integratore che prepara preventivi non ha bisogno delle fatture.
- Nessun accesso esteso, nessun diritto di esportazione.
- Account chiuso a fine incarico, il giorno stesso.
Limiti del servizio
- I permessi limitano ciò che una persona vede. Non impediscono a una persona autorizzata di ricopiare ciò che vede.
- Il perimetro «team» dipende dal rigore nell’assegnazione delle schede.
- La separazione rigorosa tra società passa per istanze distinte. Ogni istanza è un servizio a sé.
Per capire perché queste impostazioni contano, legga A chi appartengono i dati di un CRM.
Domande frequenti
Un commerciale può vedere solo le fatture dei propri clienti?
Sì, se il modulo fatture gli è aperto e non ha l’accesso esteso. Le sue fatture seguono le sue schede.
Come si toglie il diritto di esportazione a un commerciale?
Veda Impedire l’esportazione del portafoglio.
Posso avere una vista consolidata di più controllate?
In una stessa base sì, con l’accesso esteso, ma senza compartimentazione. Con un’istanza per controllata, ogni base è separata: ne parli con il supporto.
Dove sono ospitati i dati del mio CRM?
Veda Hosting e sovranità.
