Det får I
- En personlig konto pr. person, aldrig en delt konto.
- Rettigheder pr. modul: kunde- og kontaktkort, tilbud, ordrer, fakturaer og de moduler, der er aktiveret for jer (lager, indkøb, projekter, udlæg). Et modul, der ikke er aktiveret, vises ikke for nogen.
- For hvert modul separate rettigheder: se, oprette og redigere, slette, eksportere.
- Et kundeomfang: enten de kunder, hvor personen er udpeget sælger, eller hele kundekartoteket.
Rettigheder tildeles en person eller en gruppe. En person får både sine egne rettigheder og rettighederne fra alle de grupper, vedkommende er med i. Opret derfor nogle få klare grupper (Sælgere, Salgsadministration, Ledelse) frem for indstillinger fra sag til sag.
Hvem foretager indstillingerne
Administratoren af jeres Klytic CRM-konto opretter konti, grupper og rettigheder. Har I ikke udpeget en intern administrator, foretager Klytic-supporten indstillingerne efter anmodning, telefonisk på fransk eller pr. e-mail. Hold en opdateret liste: hvem er i hvilken gruppe, og hvorfor.
Tre omfang: sælger, teamleder, ledelse
| Rolle | Hvad vedkommende ser | Sådan opnås det |
|---|
| Sælger | Egne kunder og emner med tilhørende tilbud, ordrer og fakturaer | Ingen udvidet adgang. Sælgeren er udpeget som sælger på hvert af sine kort. |
| Teamleder | Teamets kunder | Teamlederen er udpeget som sælger, ud over den primære sælger, på teamets kort. Et kort kan have flere sælgere. |
| Ledelse, salgsadministration | Hele kundekartoteket | Udvidet adgang til alle kunder. |
Omfanget følger kortet. En sælger, der ikke kan se en kunde, kan heller ikke se kundens tilbud, ordrer eller fakturaer.
Niveauet »team« indstilles ikke med et enkelt klik: det bygger på tildelingen af kortene. Det er et organisatorisk arbejde, der skal gøres ved importen og derefter ved hver ny kunde. Skifter jeres team ofte, er det enklere at give lederen udvidet adgang og nægte sælgerne den.
Eksempel. En virksomhed med 15 sælgere fordelt på tre teams. Sælgerne har ikke udvidet adgang. Hver teamleder tilføjes som anden sælger på teamets kort. Salgsdirektøren og to personer fra salgsadministrationen har udvidet adgang. Ingen andre ser det hele.
Flere selskaber eller datterselskaber
I én og samme Klytic CRM-database bygger adskillelsen mellem kunder på tildelingen af sælgere. En sælger i selskab A ser ikke kunderne i selskab B, medmindre vedkommende er udpeget dér. Til gengæld ser alle med udvidet adgang kunderne i alle databasens selskaber.
Klytic tilbyder ikke opdeling pr. selskab inden for én og samme database. Må jeres datterselskaber ikke se hinandens kunder, heller ikke på ledelses- eller regnskabsniveau, er svaret isolation:
- En dedikeret instans pr. selskab. Hvert datterselskab har sin egen database, sine egne konti, rettigheder og fakturanummerering. En person, der arbejder for to selskaber, har en konto i hvert.
- En dedikeret server eller hosting hos jer selv, hvis koncernen ønsker det, efter de hostingformer, der er beskrevet i Hosting og suverænitet.
Samme princip gælder for dokumenter: se Flere selskaber på platformen. Tal med supporten før importen: at adskille to selskaber bagefter kræver, at kortene fordeles på ny.
Afdelinger og lande
En afdeling eller et land er ikke en tredje mekanisme. I har de samme håndtag: tildeling af kort og grupper i én database eller en instans pr. enhed, når adskillelsen skal være streng, for eksempel for et datterselskab, der er underlagt en anden lovgivning.
Jobskifte
Fjern de gamle rettigheder samme dag som skiftet, ikke ved næste gennemgang af adgange.
- Tag personen ud af den gamle gruppe, og tilføj vedkommende til den nye.
- List de kort, hvor personen var sælger. Udpeg den nye sælger, især hvor personen var eneansvarlig.
- Fjern personen fra disse kort, hvis vedkommende ikke længere skal se dem.
- Kontrollér, at personen ikke har beholdt en udvidet adgang eller en eksportrettighed, der blev givet til en enkeltstående opgave.
En fratrædelse følger samme logik, med lukning af kontoen. Detaljerne findes i Forhindr eksport af kundeporteføljen, og gennemgå ændringer.
Eksterne konsulenter og partnere
- En personlig konto i personens navn, aldrig en delt »konsulent«-konto.
- En begrænset varighed: notér opgavens slutdato, allerede når kontoen oprettes.
- Kun de strengt nødvendige moduler: en integrator, der udarbejder tilbud, har ikke brug for fakturaerne.
- Ingen udvidet adgang, ingen eksportrettighed.
- Kontoen lukkes, når opgaven slutter, samme dag.
Tjenestens begrænsninger
- Rettighederne begrænser, hvad en person ser. De forhindrer ikke en autoriseret person i at kopiere det, vedkommende ser.
- Omfanget »team« afhænger af, hvor omhyggeligt kortene tildeles.
- Streng adskillelse mellem selskaber kræver separate instanser. Hver instans er en selvstændig tjeneste.
Læs Hvem ejer data i et CRM for at forstå, hvorfor disse indstillinger er vigtige.
Ofte stillede spørgsmål
Kan en sælger kun se fakturaerne for sine egne kunder?
Ja, hvis fakturamodulet er åbent for sælgeren, og vedkommende ikke har udvidet adgang. Fakturaerne følger kortene.
Hvordan fjerner jeg en sælgers eksportrettighed?
Se Forhindr eksport af kundeporteføljen.
Kan jeg få et samlet overblik over flere datterselskaber?
I én database, ja, med udvidet adgang, men uden opdeling. Med en instans pr. datterselskab er hver database adskilt: tal med supporten.
Hvor er data i mit CRM hostet?
Se Hosting og suverænitet.
